档案馆保管制度

档案馆保管制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案馆的管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本保管制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织档案馆所保管的各类档案，包括但不限于文件、资料、记录、图表、电子数据等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案馆负责集中保管本公司/组织的各类档案，确保档案管理的一致性和规范性。2.真实性原则：档案应如实反映本公司/组织的各项活动和业务情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：保证档案的齐全、完整，不遗漏重要信息。4.安全性原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和使用。二、档案接收（一）接收范围1.本公司/组织各部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、记录等。2.上级主管部门下发的与本公司/组织相关的重要文件。3.对外签订的合同、协议、章程等各类法律文件。4.本公司/组织的规划、计划、统计报表等资料。5.其他具有保存价值的档案材料。（二）接收要求1.各部门应定期将应归档的文件材料整理好，移交至档案馆。移交时需填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、形成时间等信息。2.档案应保持原件的完整性，不得随意拆卷、抽页。如有特殊情况需要拆卷，应经档案馆负责人批准，并在处理完毕后及时恢复原状。3.电子档案应确保数据的准确性和完整性，按照规定的格式和存储方式进行移交。同时，应提供相应的元数据信息，以便于管理和利用。（三）接收流程1.各部门将整理好的档案材料送至档案馆。2.档案馆工作人员对移交的档案进行核对，检查档案的完整性和准确性。3.核对无误后，双方在档案移交清单上签字确认。4.档案馆工作人员将接收的档案进行分类、编号，并录入档案管理系统。三、档案整理（一）分类标准1.按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类。一般可分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、产品类、科研项目类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、人事档案类等。2.每一大类下可根据具体情况进一步细分小类，如行政管理类可分为公文、会议、机要、信访等小类。（二）编号规则1.档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则。2.编号一般采用数字编码的方式，由全宗号、目录号、案卷号、件号等组成。3.全宗号：本公司/组织的档案全宗号由上级档案行政管理部门统一给定。4.目录号：根据档案分类情况，对每一类档案编制目录号。5.案卷号：对每一卷档案进行编号。6.件号：对于以件为单位整理的档案，每件档案编一个件号。（三）整理方法1.纸质档案的整理：按照分类标准对档案进行分类，将同一类别的档案放在一起，然后进行装订、编页、编目等工作。2.电子档案的整理：按照分类标准对电子档案进行分类存储，建立相应的文件夹结构，并对电子文件进行命名、标注元数据等处理。四、档案保管（一）保管场所1.档案馆应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.库房内应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫防鼠设备等。（二）档案装具1.应使用符合国家标准的档案装具，如档案柜、档案架、档案盒等。2.档案装具应坚固耐用，便于存放和查找档案。3.档案盒应采用统一规格，盒面应标明档案的类别、年度、保管期限等信息。（三）档案存放1.档案应按照编号顺序排列存放，便于查找和管理。2.不同保管期限、不同密级的档案应分开存放。3.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。（四）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案：凡是反映本公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对本公司/组织和国家具有长远利用价值的档案，应列为永久保管。3.长期保管的档案：凡是反映本公司/组织一般工作活动，在较长时间内对本公司/组织有查考利用价值的档案应列为长期保管。长期保管期限为16年至50年。4.短期保管的档案：凡是反映本公司/组织局部工作活动，在较短时间内对本公司/组织有查考利用价值的档案应列为短期保管。短期保管期限为15年以下。（五）档案鉴定1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。鉴定工作应由档案馆负责人组织，相关部门人员参加。2.鉴定时应根据档案的历史价值、现实利用价值等因素进行综合评估，提出存毁意见。3.对确定销毁的档案，应编制销毁清单，经本公司/组织负责人批准后，由专人负责销毁。销毁清单应永久保存。（六）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、设备设施的安全检查和维护。2.严格执行档案借阅、归还制度，防止档案丢失和泄密。3.定期对档案进行清点和核对，确保档案的数量和质量。4.加强对档案工作人员的安全教育，提高安全意识，防止发生安全事故。五、档案利用（一）利用范围1.本公司/组织内部各部门因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅与本公司/组织相关的档案，需经本公司/组织相关部门批准。3.司法机关、行政机关等因办案需要查阅档案，需按照相关法律法规办理手续。（二）利用方式1.查阅：档案利用者可到档案馆查阅档案原件。2.借阅：对于确需借出档案馆使用的档案，应办理借阅手续，明确借阅期限和归还时间。3.复制：根据利用者的需求，可为其提供档案的复印件或电子副本。（三）利用流程1.查阅、借阅档案时，利用者应填写档案利用申请表，注明利用目的、档案名称、数量等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交至档案馆。3.档案馆工作人员对申请表进行审核，根据档案的密级和利用规定，决定是否批准利用。4.批准利用后，档案馆工作人员为利用者提供档案查阅、借阅服务，并做好登记工作。5.利用者应在规定的时间内归还档案，如需要延期，应办理延期手续。6.利用档案过程中，利用者应爱护档案，不得擅自涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。（四）利用登记1.建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细记录。2.登记内容包括利用者姓名、部门、利用目的、档案名称、数量、查阅时间、借阅期限、归还时间等信息。3.档案利用登记册应妥善保管，以备查询。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，为公司/组织的决策提供及时、准确的档案信息支持。（二）数字化加工1.对纸质档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整。2.扫描后的电子文件应进行图像处理、数据挂接等处理，建立与纸质档案的对应关系。3.数字化加工过程中应遵循相关标准和规范，保证电子档案的质量。（三）系统建设1.选用适合本公司/组织档案管理需求的信息化管理系统，系统应具备档案录入、存储、检索、借阅、统计等功能。2.系统应具备权限管理功能，不同人员根据其职责和权限，只能访问和操作相应的档案信息。3.建立档案数据库，对档案数据进行集中存储和管理，确保数据的安全性和完整性。（四）数据安全1.加强对档案信息化系统的安全防护，采取防火墙、入侵检测、加密等技术手段，防止数据泄露和被非法篡改。2.定期对档案数据进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。3.制定数据安全应急预案，一旦发生数据安全事故，能够及时采取措施进行恢复和处理。七、档案工作人员职责（一）档案馆负责人职责1.全面负责档案馆的管理工作，制定档案工作计划和规章制度。2.组织档案的接收、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的正常开展。3.协调与本公司/组织各部门的关系，指导各部门的档案工作。4.负责档案工作人员的培训和考核，提高档案工作人员的业务水平。5.定期向上级主管部门汇报档案工作情况。（二）档案管理人员职责1.负责档案的日常接收、整理、分类、编号、编目等工作。2.做好档案的保管工作，定期检查档案的