谈心谈话档案制度

谈心谈话档案制度一、总则（一）目的为进一步加强公司内部沟通交流，及时了解员工思想动态、工作情况和生活状况，促进员工队伍的稳定与发展，特制定本谈心谈话档案制度。通过建立健全谈心谈话档案，规范谈话流程，记录谈话内容，为公司人力资源管理、员工职业发展规划以及团队建设提供有力支持，确保公司各项工作顺利开展。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工以及劳务派遣员工。（三）基本原则1.坦诚相待原则：谈心谈话应秉持真诚、坦率的态度，双方开诚布公，讲真话、讲实话，避免敷衍了事。2.尊重理解原则：尊重员工的人格、个性、意见和感受，理解员工在工作和生活中遇到的困难与问题，给予充分的关心和支持。3.客观公正原则：谈话过程中要实事求是，客观评价员工的表现，不夸大、不缩小，确保评价结果真实可靠。4.保密原则：对谈心谈话的内容严格保密，未经员工本人同意，不得向任何第三方透露谈话内容，保护员工的隐私和个人信息安全。二、谈心谈话主体与职责（一）谈话主体1.公司领导与员工：公司各级领导与下属员工进行谈心谈话，了解员工工作进展、思想状况以及对公司管理的意见和建议。2.人力资源部门与员工：人力资源部门工作人员与员工开展谈心谈话，围绕员工职业发展、薪酬福利、绩效考核等方面进行沟通交流，提供必要的指导和帮助。3.部门负责人与员工：各部门负责人定期与本部门员工进行谈心谈话，掌握部门内部工作动态，协调解决部门内的问题，促进团队协作与工作效率提升。4.员工之间：鼓励员工之间开展谈心谈话，分享工作经验、交流思想感悟，增进同事之间的了解与信任，形成良好的工作氛围。（二）职责分工1.公司领导根据公司发展战略和管理需要，确定与员工谈心谈话的重点内容和对象。认真倾听员工的意见和建议，对员工提出的问题及时给予答复和解决，或协调相关部门处理。对员工的工作表现进行客观评价，提出改进工作的期望和要求，为员工职业发展提供指导。2.人力资源部门负责制定谈心谈话档案制度，并组织实施和监督检查。设计谈心谈话记录表格，规范谈话记录内容和格式。定期收集、整理和分析谈心谈话档案资料，为公司人力资源决策提供数据支持。对谈心谈话中反映出的普遍性问题进行汇总，提出针对性的解决方案或建议，提交公司管理层审议。3.部门负责人按照公司要求，定期组织本部门员工开展谈心谈话活动，确保谈话覆盖到每一位员工。深入了解本部门员工的工作情况和思想动态，及时发现和解决部门内存在的问题，维护团队稳定。协助公司领导和人力资源部门做好谈心谈话工作，反馈本部门员工的意见和建议，配合落实相关改进措施。4.员工积极参与谈心谈话活动，如实反映自己的工作、生活和思想情况，主动提出问题和建议。认真听取谈话对象的意见和建议，虚心接受批评，积极配合改进工作。对谈话内容严格保密，不得擅自泄露谈话信息。三、谈心谈话内容（一）工作情况1.工作进展：了解员工在近期工作任务的完成情况，包括工作目标的达成程度、工作进度是否符合计划要求等。2.工作困难：询问员工在工作过程中遇到的困难和问题，如工作压力、资源短缺、技术难题等，共同探讨解决办法。3.工作能力：评估员工的工作能力和专业技能水平，了解其在工作中所具备的优势和不足之处，为员工提供针对性的培训和发展建议。4.工作态度：观察员工的工作态度，如责任心、敬业精神、团队合作意识等，鼓励员工保持积极向上的工作态度，不断提高工作质量。（二）思想状况1.职业规划：与员工交流职业发展规划，了解其个人职业目标和发展方向，帮助员工制定合理的职业发展计划，促进员工与公司共同成长。2.思想动态：关注员工的思想变化，了解其对公司政策、文化、工作环境等方面的看法和感受，及时发现并解决员工可能存在的思想问题，增强员工的归属感和忠诚度。3.价值观：探讨员工的价值观与公司价值观的契合度，引导员工树立正确的价值观，使其与公司的发展理念保持一致。（三）生活状况1.生活困难：关心员工的生活情况，询问是否存在生活上的困难，如家庭问题、经济压力等，公司将根据实际情况提供必要的帮助和支持。2.身心健康：关注员工的身心健康状况，提醒员工注意劳逸结合，保持良好的生活习惯和心态，鼓励员工积极参加公司组织的文体活动，缓解工作压力。（四）对公司的意见和建议1.管理方面：征求员工对公司管理制度、工作流程、决策机制等方面的意见和建议，以便公司不断完善管理体系，提高管理效率和水平。2.团队建设：了解员工对团队建设的看法和期望，如团队协作、沟通交流、培训学习等方面，共同探讨如何打造更加团结、高效的团队。3.企业文化：询问员工对企业文化的认知和感受，收集员工对企业文化建设的建议，促进企业文化的传承与创新，增强公司的凝聚力和向心力。四、谈心谈话流程（一）谈话准备1.确定谈话对象：根据谈心谈话的目的和范围，确定谈话对象。谈话对象可以是个别员工，也可以是一个部门或团队的全体成员。2.制定谈话计划：谈话人根据谈话对象的情况，制定详细的谈话计划，明确谈话的主题、内容、时间、地点等。谈话计划应提前与谈话对象沟通，确保其有足够的时间准备。3.收集相关资料：谈话人在谈话前应收集与谈话对象相关的资料，如工作业绩、绩效考核结果、以往谈话记录等，以便更全面地了解谈话对象的情况，提高谈话效果。（二）谈话实施1.开场沟通：谈话开始时，谈话人应营造轻松、和谐的谈话氛围，向谈话对象说明谈话的目的和方式，鼓励其积极参与谈话，如实表达自己的想法和感受。2.深入交流：按照谈话计划，围绕确定的谈话内容，与谈话对象进行深入交流。谈话过程中，谈话人要认真倾听谈话对象的发言，适当提问和引导，确保谈话内容不偏离主题。同时，要注意观察谈话对象的表情、语气和态度，及时捕捉其情绪变化。3.记录要点：谈话人应做好谈话记录，记录谈话的时间、地点、谈话人、谈话对象、谈话内容等关键信息。记录要客观、准确、完整，尽量采用原话记录，确保谈话内容的真实性和可靠性。谈话记录可以采用纸质记录或电子记录的方式，记录完成后，谈话人应及时整理和保存。（三）谈话结束1.总结反馈：谈话结束时，谈话人应对谈话内容进行总结，向谈话对象反馈谈话的主要内容和达成的共识。同时，对谈话对象提出的问题和建议进行回应，明确下一步的工作方向和措施。2.鼓励支持：谈话人要对谈话对象给予鼓励和支持，肯定其工作成绩和积极表现，增强其自信心和工作动力。同时，提醒谈话对象在今后的工作和生活中遇到问题可以随时与谈话人沟通交流。3.资料归档：谈话结束后，谈话人应及时将谈话记录整理归档，按照谈心谈话档案管理制度的要求进行分类、编号和存储，以便日后查阅和使用。五、谈心谈话档案管理（一）档案建立1.档案内容：谈心谈话档案应包括谈话记录、谈话对象基本信息、谈话反馈情况等相关资料。谈话记录应详细记录谈话的全过程，包括谈话时间、地点、谈话人、谈话对象、谈话主题、谈话内容、谈话结果等。2.档案编号：为便于管理和查询，对谈心谈话档案进行统一编号。编号应遵循一定的规则，如按照年份、部门、谈话顺序等进行编排，确保每个档案编号的唯一性。3.档案存储：谈心谈话档案可以采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行存储。纸质档案应按照档案编号顺序进行装订成册，存放在专门的档案柜中；电子档案应存储在公司指定的服务器或存储设备上，并进行备份，确保档案数据的安全性和完整性。（二）档案查阅1.查阅权限：严格限定谈心谈话档案的查阅权限，只有经过授权的人员才能查阅相关档案。查阅人员应填写《谈心谈话档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人或相关领导审批后，方可查阅档案。2.查阅流程：查阅人员在查阅档案时，应在档案管理人员的陪同下进行，不得擅自将档案带出档案室。查阅过程中，查阅人员应严格遵守档案管理制度，不得对档案进行涂改、损坏、抽取或复制等操作。查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并在《谈心谈话档案查阅登记表》上签字确认。（三）档案更新1.定期更新：根据谈心谈话的开展情况，定期对谈心谈话档案进行更新。一般情况下，每年对档案进行一次全面梳理和更新，确保档案内容的时效性和准确性。2.动态更新：在日常工作中，如发现谈心谈话档案中的信息有变化或需要补充的情况，应及时进行更新。例如，员工的工作岗位变动、绩效考核结果调整、思想状况发生重大变化等，都应在档案中进行相应记录。（四）档案保密1.保密措施：谈心谈话档案涉及员工的个人隐私和公司内部信息，必须严格保密。档案管理人员应加强对档案的保管，确保档案存放地点安全可靠，防止档案丢失、泄露或被篡改。同时，要对档案查阅人员进行保密教育，明确保密责任，签订保密承诺书。2.违规处理：对违反保密规定，擅自泄露谈心谈话档案内容的人员，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分；如因泄露档案内容给公司或员工造成损失的，将依法追究其法律责任。六、监督与考核（一）监督检查1.定期检查：公司人力资源部门定期对谈心谈话档案制度的执行情况进行检查，检查内容包括谈心谈话计划的制定与实施、谈话记录的完整性与准确性、档案管理的规范性等方面。通过查阅档案资料、访谈员工等方式，了解谈心谈话工作的开展情况，发现问题及时督促整改。2.不定期抽查：公司领导或人力资源部门不定期对谈心谈话档案进行抽查，核实谈话记录的真实性和谈话效果的落实情况。抽查结果将作为对各部门和相关人员工作考核的重要依据。（二）考核评价1.考核指标：将谈心谈话工作纳入公司绩效考核体系，制定相应的考核指标，如谈心谈话计划完成率、谈话记录质量、员工满意度等。考核指标应明确、具体、可量化，便于操作和评价。2.考核方式：采用上级评价、员工自评、同事互评等相结合的方式，对各部门负责人和相关工作人员的谈心谈话工作进行考核评价。考核结果将