人工智能档案制度

人工智能档案制度一、总则（一）目的为了规范公司/组织在人工智能领域相关活动中产生的档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及人工智能技术研发、应用、项目实施等活动中形成的各类档案，包括但不限于项目文档、技术资料、数据记录、研究报告、测试记录等。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映人工智能相关活动的实际情况，不得篡改、伪造。2.完整性原则：涵盖人工智能项目从策划到结束全过程产生的各类文件资料，确保档案体系完整。3.安全性原则：采取有效措施保障档案的实体安全和信息安全，防止档案丢失、损坏、泄露。4.时效性原则：及时对档案进行收集、整理、归档，保证档案信息的时效性和可利用性。5.保密性原则：对于涉及商业秘密、技术秘密等敏感信息的档案，严格遵守保密规定。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善人工智能档案管理制度，并监督执行。2.组织开展档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。3.建立档案信息管理系统，实现档案的电子化存储、检索和利用。4.定期对档案进行清查、盘点，确保档案的完整和安全。5.对档案利用情况进行统计分析，为公司/组织决策提供支持。（二）项目负责人职责1.负责本项目档案的收集、整理和初步审核工作，确保项目档案的齐全、完整。2.按照档案管理要求，及时将项目档案移交档案管理部门。3.对项目档案的真实性、准确性负责，配合档案管理部门做好档案的整理和归档工作。（三）各部门职责1.负责本部门在人工智能活动中形成的档案的收集、整理，并定期移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好档案的清查、盘点等工作，配合提供档案利用所需的相关信息。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.人工智能项目立项阶段：项目申请书、可行性研究报告、项目批复文件等。2.技术研发阶段：算法设计文档、代码清单、测试计划、测试报告、技术交流记录等。3.数据处理阶段：数据采集方案、数据集、数据标注记录、数据清洗记录等。4.项目实施阶段：项目实施方案、项目进度报告、项目变更记录、项目验收报告等。5.应用推广阶段：应用案例、用户反馈、市场调研报告等。6.其他相关文件：知识产权文件（专利申请文件、软件著作权登记文件等）、会议纪要、培训资料等。（二）收集要求1.各部门和项目负责人应及时收集本部门和项目产生的各类文件资料，确保档案收集的及时性。2.收集的档案应内容完整、字迹清晰、格式规范，签字盖章等手续齐全。3.对于电子文件，应确保其存储格式的通用性和可读性，并按照规定进行备份。（三）整理方法1.分类：按照人工智能项目的阶段、内容、性质等进行分类，如分为项目管理类、技术研发类、数据处理类、应用推广类等。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，便于管理和查询。编号可采用数字编码或字母与数字组合编码的方式。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、来源、保管期限等信息，以便快速检索。4.装订：对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固，便于长期保存；电子档案应按照规定的存储结构进行整理存储。四、档案的归档与保管（一）归档流程1.项目负责人或部门档案管理人员对收集整理好的档案进行检查核对，确保档案质量符合要求。2.将符合归档要求的档案移交档案管理部门，填写档案移交清单，双方签字确认。3.档案管理部门对接收的档案进行再次审核，无误后进行上架归档。（二）保管期限1.永久保管：涉及公司/组织核心技术、重大项目成果、重要知识产权等具有长期保存价值的档案。2.定期保管：根据档案的重要性和时效性，分别设定10年、20年等保管期限。保管期限届满后，经鉴定可进行销毁处理。（三）保管方式1.纸质档案：采用专门的档案库房进行存放，配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，确保纸质档案的安全。2.电子档案：存储在专用的服务器或存储设备上，采用磁盘阵列、磁带备份等方式进行数据备份，同时建立数据恢复机制，防止数据丢失。定期对电子档案进行维护和检查，确保数据的完整性和可用性。五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合规、合理的原则，确保档案信息不被非法获取、篡改或泄露。2.优先满足公司/组织内部的工作需要，为项目研发、决策支持、业务拓展等提供服务。（二）利用方式1.查阅：档案管理部门应设立专门的查阅场所，为利用者提供查阅服务。利用者需填写查阅登记表，经批准后在指定地点查阅档案。2.复制：对于确需复制的档案，利用者应填写复制申请单，注明复制内容、用途等，经审批后由档案管理部门统一复制。复制件应加盖档案管理部门印章，注明出处。3.借阅：因工作需要长期使用档案的，可办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅者应对借阅的档案妥善保管，不得转借、涂改、污损、丢失。（三）审批流程1.查阅、复制档案：由利用者所在部门负责人审批，涉及重要档案的需经公司/组织分管领导审批。2.借阅档案：由利用者所在部门负责人初审后，报公司/组织分管领导审批。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务专家、法务人员等组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.依据档案的保管期限、重要性、现实利用价值等因素进行鉴定。2.对于已失去保存价值的档案，经鉴定小组审核通过后，可进行销毁处理。（三）销毁程序1.档案管理部门编制档案销毁清单，注明档案编号、题名、日期、保管期限等信息。2.将销毁清单报公司/组织分管领导审批。3.审批通过后，由档案管理部门会同相关部门按照规定的方式进行销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式等，并由监销人员签字确认。七、档案的保密管理（一）保密范围1.涉及公司/组织商业秘密、技术秘密、客户信息等敏感内容的档案。2.标注有“机密”“绝密”等密级标识的档案。（二）保密措施1.对保密档案实行专人专柜保管，严格限制接触人员范围。2.在档案利用过程中采取保密措施，如查阅、复制、借阅等均需按照保密审批流程进行，确保保密档案不被泄露。3.对涉及保密档案的计算机系统、存储设备等采取加密、访问控制等安全措施，防止信息泄露。4.加强对档案管理人员的保密教育，签订保密