综合档案馆制度

综合档案馆制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织综合档案馆的管理，有效保护和利用档案资源，提高档案管理工作的规范化、科学化水平，依据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规以及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织综合档案馆的档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等各项工作，以及涉及档案管理的所有部门和人员。（三）基本原则1.集中统一管理原则综合档案馆对本公司/组织的各类档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.依法管理原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，依法开展档案管理工作。3.科学管理原则运用科学的管理方法和技术手段，提高档案管理工作的效率和质量。4.方便利用原则以服务公司/组织发展为宗旨，优化档案利用流程，方便各部门和人员查阅利用档案。二、档案管理机构及职责（一）综合档案馆综合档案馆是本公司/组织档案管理的职能部门，负责统筹规划、组织实施档案管理工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本公司/组织档案管理制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管、鉴定、销毁本公司/组织的各类档案，确保档案的完整与安全。3.开展档案信息化建设，建立和完善档案信息管理系统，实现档案的数字化存储和网络化利用。4.为公司/组织各部门和人员提供档案查阅、借阅等利用服务，积极开发档案信息资源，为公司/组织决策提供参考依据。5.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高公司/组织全体员工的档案意识。（二）档案管理人员档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程，严格遵守档案管理工作纪律。其主要职责包括：1.负责档案的日常收集、整理、编目、上架等工作，确保档案整理规范、排列有序。2.做好档案的保管工作，定期检查档案保管状况，采取有效措施防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。3.按照规定的程序和要求，为利用者提供档案查阅、借阅服务，做好利用登记和统计工作。4.参与档案的鉴定和销毁工作，对拟销毁的档案进行审核和登记。5.协助综合档案馆馆长开展其他档案管理工作。（三）各部门兼职档案员各部门应指定一名兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理、移交等工作。其主要职责包括：1.负责收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，按照档案管理要求进行初步整理。2.定期将本部门整理好的档案移交至综合档案馆，并办理交接手续。3.协助综合档案馆开展档案利用工作，及时提供本部门相关档案信息。三、档案收集（一）收集范围1.反映本公司/组织行政管理、党群工作、生产经营、技术研发、基本建设等各项活动的文件材料。2.本公司/组织签订的各类合同、协议、章程、制度等文件材料。3.本公司/组织的各类会议记录、纪要、工作报告、总结等文件材料。4.本公司/组织的财务报表、审计报告、税务资料等文件材料。5.本公司/组织的人事档案、工资档案、培训档案等文件材料。6.本公司/组织的科研项目、技术改造、新产品开发等项目文件材料。7.本公司/组织的基本建设项目文件材料，包括项目立项、可行性研究、设计、施工、竣工验收等各个阶段的文件材料。8.本公司/组织获得的各类荣誉证书、奖牌、奖杯等实物档案材料。9.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门在工作活动中形成的文件材料，确保文件材料的齐全、完整。2.收集的文件材料应真实、准确、系统，字迹清晰，载体完好。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）收集时间1.当年形成的文件材料，应在次年上半年整理归档完毕。2.对于重大活动、重要项目等形成的文件材料，应在活动结束或项目完成后及时收集归档。四、档案整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案划分为不同的类别，如文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等。2.编号对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则。3.编目编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。目录应准确反映档案的内容和排列顺序，便于查阅。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订时应注意保持文件的原貌，避免损坏文件。5.装盒将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案的类别、编号、年度等信息。（三）整理流程1.档案管理人员对收集到的文件材料进行初步审核，剔除重复、无效的文件材料。2.按照分类标准对文件材料进行分类，确定其所属类别。3.对每一类文件材料进行编号、编目，填写卷内文件目录。4.将编目好的文件材料进行装订、装盒，形成完整的案卷。5.对整理好的档案进行上架排列，建立档案检索体系。五、档案保管（一）保管场所综合档案馆应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药、吸尘器等。2.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备的正常运行。（三）档案保管措施1.对档案进行分类存放，按照档案的类别、年度、编号等顺序排列上架，便于查找和管理。2.建立档案保管账目，详细记录档案的入库、出库、保管状况等信息。定期对档案进行盘点，确保账物相符。3.对重要档案和易损档案应采取特殊的保管措施，如复制备份、专柜存放等。4.严格控制档案库房的出入，非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员进入库房时应做好登记，离开库房时应检查门窗、电源等是否关闭。5.定期对档案保管状况进行检查，发现问题及时处理。对破损、褪色等档案应及时进行修复或复制。六、档案利用（一）利用范围本公司/组织内部各部门和人员因工作需要，可以查阅、借阅本公司/组织的档案。外单位因特殊情况需要查阅、借阅本公司/组织档案的，须经本公司/组织主管领导批准，并按照规定办理相关手续。（二）利用方式1.查阅利用者可以在综合档案馆查阅档案。查阅时，档案管理人员应按照利用者的需求提供相应的档案，并做好查阅登记。2.借阅利用者因工作需要确需将档案借出馆外使用的，须填写借阅申请表，经部门负责人和综合档案馆馆长批准后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需要延长的，须经综合档案馆馆长批准。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造、丢失档案。归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完好情况。（三）利用登记档案管理人员应对档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、部门、利用时间、利用目的、查阅或借阅档案的名称和数量等信息。利用登记应定期进行统计分析，为档案管理工作提供参考依据。（四）利用反馈鼓励利用者对档案利用情况进行反馈，提出意见和建议。综合档案馆应及时整理利用者的反馈信息，对档案管理工作中存在的问题进行改进和完善。七、档案鉴定（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、历史观点、发展眼光、效益原则，从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，确定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案馆馆长担任组长，档案管理人员和相关部门负责人为成员。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定标准1.重要性反映本公司/组织主要职能活动、重大决策、重要事件等的档案，具有较高的保存价值。2.历史性具有一定历史时期特征，能够反映本公司/组织发展历程的档案，应予以保留。3.完整性：内容完整、系统，能够全面反映某项工作或活动的档案，应优先保存。4.现实利用价值：当前仍具有利用价值，能够为公司/组织各项工作提供参考依据的档案，应继续保存。（四）鉴定流程1.档案鉴定小组定期对档案进行清查，确定需要鉴定的档案范围。2.档案管理人员对需要鉴定的档案进行初步整理，提供档案的相关信息。3.鉴定小组根据鉴定标准，对档案进行逐卷、逐件鉴定，提出鉴定意见，填写档案鉴定表。4.对确定失去保存价值的档案，编制档案销毁清册，报经本公司/组织主管领导批准后进行销毁。八、档案销毁（一）销毁范围经鉴定确定失去保存价值的档案，应及时予以销毁。（二）销毁程序1.编制档案销毁清册，详细记录拟销毁档案的名称、数量、年度、保管期限等信息。销毁清册应一式两份，一份留存综合档案馆，一份报本公司/组织主管领导审批。2.经本公司/组织主管领导批准后，由档案管理人员和监销人员共同对档案进行销毁。监销人员应对销毁过程进行监督，确保档案销毁彻底。3.销毁完毕后，档案管理人员和监销人员应在档案销毁清册上签字确认，并将销毁情况报告本公司/组织主管领导。（三）销毁记录对档案销毁过程进行详细记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量、销毁方式等信息。销毁记录应长期保存，以备查考。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立和完善档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、网络化利用和自动化管理，提高档案管理工作的效率和质量。（二）数字化加工1.对纸质档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整。扫描分辨率应符合相关标准要求。2.对扫描后的电子文件进行图像处理、数据挂接、目录建库等工作，建立电子档案数据库。3.对电子档案进行分类、编号、编目等整理，确保电子档案的规范性和系统性。（三）信息系统管理1.建立档案信息管理系统，并根据档案管理业务流程进行功能设计，实现档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等环节的信息化管理。2.加强档案信息系统的安全管理，设置用户权限，防止信息泄露和非法访问。定期对系统进行维护和升级，确保系统的稳定运行。3.利用档案信息管理系统开展档