社团档案制度管理

社团档案制度管理一、总则（一）目的为加强本公司/组织社团档案的科学管理，确保社团档案的完整、准确、系统和安全，便于查阅和利用，充分发挥社团档案在公司/组织发展中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有社团的档案管理工作。（三）定义1.社团档案：指本公司/组织内各社团在开展活动、组织建设、会员管理等各项工作中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括纸质文件、电子文档、照片、音像资料等。2.社团：是指在本公司/组织内，由员工自愿组成，为实现会员共同意愿，按照其章程开展活动的非营利性组织。（四）管理原则1.集中统一管理原则：社团档案由公司/组织指定的专门部门或人员进行集中管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映社团的活动和工作情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集社团在各项工作中形成的各类档案，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及社团机密、会员隐私等内容的档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。5.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅、借阅和使用，提高档案的利用效率。二、档案管理职责（一）社团管理部门职责1.负责社团的日常管理工作，指导社团制定工作计划和活动方案。2.监督社团按照章程开展活动，确保活动的合法性和规范性。3.协助社团做好档案的收集、整理和移交工作，对社团档案管理工作进行检查和指导。（二）社团负责人职责1.负责社团的全面工作，组织实施社团的工作计划和活动方案。2.督促社团成员及时整理和上交各类档案资料，确保档案的及时收集和完整。3.对社团档案的真实性、完整性负责，配合档案管理部门做好档案管理工作。（三）档案管理人员职责1.负责社团档案的接收、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等工作。2.按照档案管理的有关规定和标准，对档案进行分类、编号、装订、编目等整理工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全社团档案管理制度，定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全。4.积极开发档案信息资源，为社团工作和公司/组织发展提供档案信息服务。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.社团章程、组织机构变更文件、会员名单及相关资料。2.社团年度工作计划、总结、活动方案、活动记录、活动照片、视频等。3.社团会议记录、决议、纪要等文件材料。4.社团与外部单位的合作协议、往来信函等。5.社团经费收支情况记录、财务报表等。6.社团获奖证书、荣誉称号等相关材料。7.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.社团成员应及时将各自工作中形成的档案材料收集齐全，定期移交社团负责人。2.社团负责人应在活动结束后[X]个工作日内，将活动相关的档案材料整理好并移交档案管理人员。3.对于重要活动或事件，应在活动进行过程中同步收集相关资料，确保档案的完整性和及时性。（三）整理方法1.分类：按照档案的内容和性质，将社团档案分为综合管理类、活动类、会员管理类、财务类、荣誉类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。编号格式为：社团名称缩写+类别代码+流水号，例如：[社团名称缩写]ZH001。3.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订时应去除金属物，采用线装或胶装方式。4.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。档案目录应打印成册，并建立电子目录，方便查询和利用。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的社团档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房内配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并按照档案类别和编号顺序进行排列，便于存放和查找。（二）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。3.电子档案应定期进行备份，备份存储介质应异地存放，防止数据丢失。4.严格控制档案库房的温度和湿度，温度应保持在[X]℃[X]℃之间，湿度应保持在[X]%[X]%之间。（三）档案的鉴定与销毁1.档案管理人员应定期对社团档案进行鉴定，根据档案的保管期限和实际利用价值，确定档案的存毁。2.对已到保管期限且确无保存价值的档案，应填写《档案销毁清册》，经社团负责人和档案管理部门负责人审核批准后，予以销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁过程的合规性和档案信息的安全性。监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅社团档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容和查阅期限等，经社团负责人或档案管理部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅档案时，档案管理人员应在场提供必要的协助，并对查阅情况进行登记，登记内容包括查阅日期、查阅人姓名、查阅内容、查阅期限等。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并在规定范围内使用。（二）借阅规定1.因特殊情况需要借阅社团档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经社团负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。2.借阅档案时，借阅人员应与档案管理人员办理借阅手续，明确双方的责任和义务。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。如发生档案丢失、损坏等情况，借阅人员应承担相应的赔偿责任。六、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立社团档案信息管理系统，实现社团档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和服务水平。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应按照档案整理的要求，将纸质档案的相关信息录入档案信息管理系统，确保数据的准确性和完整性。2.定期对档案信息管理系统中的数据进行维护和更新，及时录入新产生的档案信息，删除已销毁或不再具有保存价值的档案数据。（三）系统安全与保密1.加强档案信息管理系统的安全防护，设置用户权限，对不同人员的操作权限进行严格控制，防止未经授权的访问和数据泄露。2.定期对系统进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。同时，制定系统应急处理预案，确保在系统出现故障时能够及时恢复数据。七、监督与考核（一）监督检查1.公司/组织定期对社团档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案的收集、整理、保管、查阅、借阅等环节的工作情况。2.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关社团或人员限期整改，并对整改情况进行跟踪复查。（二）考核评价1.建立社团档案管理工作考核评价机制，将档案管理工作纳入社团年度考核内容。2.考核评价指标包括档案管理制度的执行情况、档案的完整性和准确性、