公司档案密级制度

公司档案密级制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保公司档案信息的安全与保密，维护公司的合法权益，特制定本公司档案密级制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构以及所有涉及公司档案管理与使用的人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关法律法规以及行业标准，确保档案管理活动合法合规。2.分级管理原则：根据档案的重要性和敏感性，对档案进行分级分类管理，明确不同级别档案的管理要求和权限。3.保密安全原则：强化档案的保密措施，保障档案信息不被泄露、篡改或丢失。4.便捷利用原则：在确保档案安全保密的前提下，合理优化档案管理流程，提高档案利用效率，满足公司业务发展对档案信息的需求。二、档案密级划分（一）绝密级档案1.定义：涉及公司核心商业秘密、重大战略决策、关键技术信息等，一旦泄露将对公司造成极其严重损失的档案。2.范围示例公司尚未公开的新产品研发资料，包括技术方案、设计图纸、实验数据等。公司与重要合作伙伴签订的具有高度保密性的合作协议及相关谈判记录。公司的财务预算、决算报告以及重大投资决策文件，涉及公司资金流向和财务战略。公司高层会议关于重大人事任免、战略调整等决策的会议纪要。（二）机密级档案1.定义：包含重要业务信息、关键业务流程、客户敏感信息等，泄露后会对公司业务运营产生较大负面影响的档案。2.范围示例公司主要业务领域的市场调研报告，涵盖竞争对手分析、市场趋势预测等内容。公司核心业务部门的工作流程文档，如生产工艺流程图、销售业务操作手册等。公司重要客户的详细资料，包括客户需求、交易记录、信用状况等。公司内部审计报告、风险管理评估报告等涉及公司内部管理关键环节的文件。（三）秘密级档案1.定义：一般业务信息、普通工作文件等，泄露后可能对公司正常工作秩序产生一定干扰的档案。2.范围示例公司日常行政办公文件，如一般性通知、会议记录、工作计划等。公司普通员工的人事档案，包括个人简历、绩效考核记录等。公司一般性的合同协议，不涉及核心商业条款和敏感信息。公司各部门的业务报表、统计数据等，不包含关键业务指标和机密信息。三、档案密级确定程序（一）文件形成部门初审1.文件起草或产生部门在文件初稿完成后，应对文件内容进行初步评估，判断其是否涉及公司敏感信息以及可能的密级程度。2.填写《档案密级初步评估表》，详细说明文件的主题、内容摘要、涉及的业务领域、可能影响范围等信息，并初步拟定密级建议。（二）保密管理部门审核1.保密管理部门收到《档案密级初步评估表》后，组织专业人员进行审核。2.审核人员依据档案密级划分标准，结合公司实际情况，对文件的密级建议进行全面审查。3.对于涉及多个部门或复杂业务的文件，可组织相关部门进行联合审核，充分听取各方面意见。4.根据审核结果，确定文件的密级，并填写在《档案密级审核表》上。（三）公司领导审批1.经保密管理部门审核确定密级后的档案，提交公司领导进行最终审批。2.公司领导根据公司整体利益和战略要求，对档案密级进行审定，签署审批意见。3.审批通过后的档案，按照确定的密级进行标识和管理。四、档案保管与保密措施（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等安全设施。2.档案库房应安装监控设备，确保24小时监控无死角，监控记录保存期限不少于[X]年。3.库房内应划分不同的区域，分别存放不同密级的档案，并有明显的标识。（二）存储介质1.对于纸质档案，应分类存放于档案盒或档案柜中，并按照密级顺序排列。2.对于电子档案，应存储在专用的服务器或存储设备上，采用加密技术进行保护。3.定期对存储介质进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，并分别进行加密处理。（三）人员管理1.档案管理人员应经过严格的背景审查和保密培训，签订保密协议，明确其保密责任和义务。2.限制档案管理人员的访问权限，根据其工作需要，仅授予其能够处理相应密级档案的权限。3.档案管理人员在工作期间应严格遵守保密制度，不得擅自将档案带出库房或泄露档案内容。4.对于因工作需要借阅档案的人员，应进行严格的登记和审批，明确借阅期限和归还要求。（四）保密制度执行1.在公司内部加强保密宣传教育，提高全体员工的保密意识，定期组织保密培训和考核。2.制定保密工作检查制度，定期对档案保管场所、存储介质以及人员保密情况进行检查，及时发现和纠正存在的问题。3.对违反保密制度的行为，视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等，并依法追究法律责任。五、档案借阅与使用规定（一）借阅申请1.因工作需要借阅档案的人员，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅目的、借阅档案的名称和密级、预计借阅期限等信息。2.申请表需经所在部门负责人审核签字，对于涉及跨部门业务或重要事项的借阅申请，还需相关业务部门负责人会签。（二）审批流程1.《档案借阅申请表》提交至保密管理部门进行审批。2.保密管理部门根据档案密级和借阅申请情况，进行严格审查。对于绝密级档案的借阅申请，需经公司高层领导批准。3.审批通过后，保密管理部门在申请表上签署审批意见，并注明借阅期限和归还要求。（三）借阅期限1.根据档案的性质和使用需求，合理确定借阅期限。一般情况下，绝密级档案借阅期限不得超过[X]个工作日，机密级档案借阅期限不得超过[X]个工作日，秘密级档案借阅期限不得超过[X]个工作日。2.如需延长借阅期限，借阅人应在原借阅期限届满前[X]个工作日向保密管理部门提出延期申请，经审批后方可延长。（四）归还要求1.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如有特殊情况需要续借，应提前办理续借手续。2.归还档案时，借阅人应确保档案的完整性和保密性，不得擅自涂改、复印、转借或泄露档案内容。3.保密管理部门在接收归还档案时，应进行认真核对，如发现档案有损坏、丢失或泄露等情况，应立即采取措施，并追究借阅人的责任。（五）使用限制1.借阅人只能将档案用于申请时注明的目的，不得擅自扩大使用范围或用于其他无关用途。。2.对于涉及公司机密信息的档案，借阅人在使用过程中应采取必要的保密措施，如不得在非保密场所查阅、讨论档案内容等。3.严禁将绝密级档案带出公司，如因特殊情况确需带出，必须经公司高层领导批准，并采取严格的保密措施，确保档案安全。六、档案的传递与交接（一）内部传递1.在公司内部不同部门或分支机构之间传递档案时，应填写《档案传递登记表》，详细记录档案的名称、密级、传递时间、传递部门、接收部门等信息。2.通过专人或机要渠道进行传递，传递过程中应采取保密措施，确保档案安全。3.接收部门在收到档案后，应在《档案传递登记表》上签字确认，并及时将档案存入相应的保管场所。（二）外部交接1.因业务需要与外部单位交接档案时，必须签订保密协议，明确双方在档案保密方面的责任和义务。2.按照国家有关法律法规和公司规定，对交接档案的密级、内容、数量等进行严格审核和登记。3.采取安全可靠的方式进行交接，如专人护送、加密传输等，确保档案在交接过程中不被泄露或丢失。七、档案的销毁（一）销毁鉴定1.定期对已超过保管期限或失去保存价值的档案进行销毁鉴定。2.成立由档案管理人员、业务部门代表、保密管理部门人员等组成的档案销毁鉴定小组，对拟销毁档案进行全面审查。3.鉴定小组根据档案的性质、内容、密级以及公司业务发展情况，判断档案是否确实需要销毁，并填写《档案销毁鉴定表》。（二）销毁审批1.《档案销毁鉴定表》经鉴定小组全体成员签字后，提交公司领导进行审批。2.公司领导根据审批意见，决定是否批准档案销毁。对于涉及重要业务或敏感信息的档案销毁，应谨慎审批。（三）销毁方式1.对于纸质档案，应采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.对于电子档案，应采用专业的数据擦除软件进行多次擦除，确保数据彻底清除，或对存储介质进行物理销毁。3.在销毁过程中，应安排专人进行监督，确保销毁工作按照规定要求进行。（四）销毁记录1.对档案销毁过程进行详细记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量、密级、销毁方式、监督人员等信息。2.销毁记录应保存[X]年以上，以备查阅。八、监督与检查（一）内部监督1.公司设立档案保密监督小组，由公司高层领导、保密管理部门负责人以及相关业务部门代表组成。2.监督小组定期对公司档案密级制度的执行情况进行检查，包括档案保管场所的安全状况、档案借阅与使用记录、人员保密措施落实情况等。3.对检查中发现的问题及时下达整改通知，要求责任部门限期整改，并跟踪整改结果。（二）外部审计1.定期聘请专业的审计机构对公司档案管理工作进行