执法档案归档制度

执法档案归档制度一、总则（一）目的为了加强执法档案管理，规范执法档案归档工作，确保执法档案的完整、准确、系统和安全，提高执法工作的规范化水平，依据相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有执法部门及执法人员在执法活动中形成的各类档案的归档管理。（三）基本原则1.真实性原则：执法档案应如实反映执法活动的全过程，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集执法活动中产生的各类文件材料，保证档案的完整性。3.规范性原则：严格按照规定的程序、标准和格式进行档案归档，确保档案管理的规范化。4.保密性原则：对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的执法档案，严格保密，防止信息泄露。二、归档范围（一）执法文书类1.行政处罚决定书、行政强制措施决定书、行政许可决定书等各类执法决定文书。2.立案审批表、调查笔录、询问笔录、现场检查笔录、勘验笔录等执法过程中形成的文书。3.听证通知书、听证笔录、听证报告等听证相关文书。4.送达回执、公告等送达类文书。（二）证据材料类1.书证，如合同、协议、文件、票据等。2.物证，如涉案物品的照片、录像、实物等。3.视听资料，如录音、录像、电子数据等。4.证人证言、当事人陈述等。5.鉴定意见、检验报告等。（三）审批文件类1.执法案件的立案审批文件。2.行政处罚、行政许可等决定的审批文件。3.重大执法决定法制审核意见及相关审批文件。（四）其他相关材料1.执法人员的执法证件复印件。2.与执法活动相关的会议纪要、工作汇报等。3.执法活动中涉及的其他有保存价值的文件材料。三、归档要求（一）文件材料齐全完整归档的文件材料应齐全完整，能够准确反映执法活动的全貌。对于重要的执法环节，应确保相关文件材料无遗漏。（二）文件材料真实有效归档的文件材料必须是真实发生的执法活动所产生的，不得伪造、篡改。文件材料应具备有效的签字、盖章等手续，确保其法律效力。（三）文件材料分类准确按照执法文书类、证据材料类、审批文件类等进行分类整理，每一类下再根据具体内容进行细分，确保分类清晰、准确。（四）文件材料排列有序1.执法文书类按照执法活动的流程顺序排列，即立案、调查取证、审查决定、送达执行等环节的文书依次排列。2.证据材料按照其与执法文书的关联性及重要程度进行排列，重要的、直接关联的证据排在前面。3.审批文件按照审批时间顺序排列，先审批的在前，后审批的在后。（五）文件材料装订规范1.纸张应使用A4规格，破损的文件材料应进行修补或复制。2.装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件材料。3.采用左侧装订，装订线距左侧边缘15mm，上下两端各留20mm空白。（六）文件材料编目清晰1.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、页号等内容。2.题名应准确概括文件材料的主要内容，日期应填写文件材料的形成日期。3.保管期限根据相关规定确定，页号应准确标注每份文件材料在档案中的页码。四、归档流程（一）收集整理1.执法人员在执法活动结束后及时将形成的文件材料收集齐全，并按照归档要求进行初步整理。2.执法部门指定专人负责对本部门的执法文件材料进行汇总，检查文件材料的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的及时进行补充或纠正。（二）分类编号1.将整理好的文件材料按照归档范围进行分类，确定每一类的编号规则。2.对每一份文件材料进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和管理。（三）装订编目1.按照装订规范对文件材料进行装订，确保装订牢固、整齐。2.编制档案目录，将文件材料的编号、题名、日期等信息录入目录，打印后附在档案前面。（四）移交归档1.执法部门将装订编目后的档案移交至公司/组织的档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行核对，检查档案的完整性、准确性和规范性，符合要求的予以接收归档。五、保管期限（一）永久保管1.涉及重大违法案件的执法档案，如对社会影响较大、涉及面广的行政处罚案件等。2.具有重要历史价值和研究价值的执法档案，如反映本行业执法发展历程的典型案例等。（二）定期保管1.一般行政处罚案件的执法档案保管期限为[X]年。2.行政许可等其他执法活动的档案保管期限为[X]年。保管期限自执法活动结束之日起计算。六、档案利用（一）查阅权限1.本公司/组织内部执法人员因工作需要查阅执法档案的，应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外部单位因工作需要查阅执法档案的，应持有单位介绍信，经公司/组织分管领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅。涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，不得对外提供查阅。（二）查阅程序1.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出指定地点。2.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。3.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。（三）复制规定1.因工作需要复制执法档案的，应填写复制申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，由档案管理部门指定专人负责复制。2.复制的档案应与原件内容一致，并加盖档案管理部门的印章。3.复制的档案应按照档案管理的要求进行保管和使用。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、执法部门负责人及相关业务专家组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，经鉴定小组审核后，予以销毁。（三）销毁程序1.档案管理部门编制档案销毁清册，详细记录拟销毁档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。2.档案销毁清册经档案鉴定小组审核签字后，报公司/组织分管领导批准。3.批准后的档案销毁清册一式两份，一份由档案管理部门留存，一份交公司/组织财务部门作为记账凭证。4.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理部门和执法部门共同派人监销。监销人员应在档案销毁清册上签字确认，确保档案销毁彻底。八、监督检查（一）监督主体公司/组织的内部审计部门或纪检监察部门负责对执法档案归档制度的执行情况进行监督检查。（二）检查内容1.执法档案的归档范围是否完整，文件材料是否齐全、真实、有效。2.归档流程是否规范，是否按照要求进行分类编号、装订编目、移交归档等。3.档案保管期限是否准确，档案保管是否安全。4.档案利用是否符合规定，查阅、复制手续是否齐全。5.档案鉴定与销毁是否按照程序进行，销毁清册是否完整。（三）问题处理1.对监督检查中发现的问