档案建设规章制度

档案建设规章制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案建设管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于公司/组织各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则：档案内容应真实反映公司/组织各项工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集公司/组织在各项活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止泄密。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，负责公司/组织档案建设的统筹规划、组织协调、业务指导和监督检查等工作。（二）部门档案管理人员各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理、保管和移交等工作，档案管理人员应具备一定的档案管理知识和技能，熟悉本部门业务工作。（三）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司/组织档案建设规章制度并组织实施。2.负责制定公司/组织档案工作发展规划和年度工作计划，明确档案管理目标和任务。3.指导、监督各部门档案工作，对档案管理工作进行定期检查和考核，确保档案工作规范运行。4.负责公司/组织各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编目、数字化等工作。5.组织开展档案信息资源的开发利用工作，为公司/组织各项工作提供档案信息支持和服务。6.负责档案管理设施设备的配备、维护和更新，确保档案管理工作的正常开展。7.组织档案管理人员的业务培训和学习，提高档案管理人员的业务素质和工作能力。8.做好档案管理工作中的保密、安全等工作，防止档案丢失、损坏和泄密事件的发生。（四）部门档案管理人员职责1.负责本部门各类档案的收集、整理、分类、编目等工作，确保档案资料的完整、准确。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门整理好的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.负责本部门档案的日常保管工作，确保档案的安全存放，防止档案丢失、损坏和霉变等情况发生。4.根据工作需要，为本部门人员提供档案查询、借阅等服务，并做好登记和跟踪管理工作。5.协助档案管理部门开展档案信息资源的开发利用工作，积极提供本部门档案相关资料和线索。6.接受档案管理部门的业务指导和监督检查，及时整改存在的问题。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司/组织档案分为文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等类别。1.文书档案：包括公司/组织在行政管理、党群工作等活动中形成的各类文件材料，如通知、报告、决议、合同等。2.科技档案：涵盖公司/组织在科研、生产、技术改造等活动中形成的技术文件、图纸、实验报告等。3.人事档案：主要是公司/组织员工的个人基本信息、工作经历、考核评价、培训记录等档案材料。4.财务档案：包含公司/组织在财务管理活动中形成的会计凭证、账簿、报表、审计报告等。5.业务档案：根据公司/组织不同业务类型，如市场营销、客户服务、项目管理等活动中形成的档案资料。（二）档案编号为便于档案的管理和查询，对各类档案进行统一编号。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则。1.文书档案编号：采用年度保管期限流水号的形式，如“2023永久001”，表示2023年形成的永久保管的第1份文书档案。2.科技档案编号：根据项目或专业分类进行编号，如“KJ项目名称阶段序号”，例如“KJ新产品研发项目设计阶段002”，表示新产品研发项目设计阶段的第2份科技档案。3.人事档案编号：按照员工个人身份证号码进行编号，确保一人一档，编号唯一。4.财务档案编号：根据会计年度和档案类别进行编号，如“CW2023会计凭证005”，表示2023年的第5本会计凭证档案。5.业务档案编号：根据业务模块和时间顺序进行编号，如“YW市场营销2023010”，表示2023年市场营销业务的第10份档案。四、档案的收集与整理（一）收集范围各部门应按照档案管理部门规定的收集范围，及时收集本部门在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料。收集范围包括但不限于以下方面：1.上级机关下发的与本公司/组织有关的文件、指示、通知等。2.本公司/组织形成的各类文件、报告、会议记录、工作计划、总结、合同协议、统计报表等。3.本公司/组织在科研、生产、技术改造等活动中形成的技术文件、图纸、实验数据、成果报告等。4.员工个人的人事档案材料，如入职登记表、学历证书、职称证书、考核表、奖惩记录等。5.财务活动中产生的会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。6.业务活动中形成的客户资料、项目文档、业务合同、市场调研报告等。（二）收集要求1.各部门档案管理人员应及时收集本部门的文件材料，确保收集工作的及时性和完整性。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的可读性和可利用性。4.跨年度形成的文件材料，应放入文件形成年度进行收集整理。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。整理工作包括分类、装订、编目、装盒等环节。1.分类：按照档案分类方案对收集到的文件材料进行分类。2.装订：对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整和装订，保持文件的整齐美观。3.编目：编制档案目录，包括档号、题名、日期、保管期限、密级等项目，确保目录信息准确无误。4.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档号、年度、保管期限等信息。五、档案的保管（一）保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案密集架等。（二）保管要求1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行有序排列存放，便于查找和管理。2.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保电子档案的安全性和完整性。3.档案管理人员应定期对档案进行清点、核对，发现问题及时处理，并做好记录。4.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。5.对珍贵档案和易损档案应采取特殊的保护措施，如复制备份、进行裱糊修复等。（三）档案的鉴定与销毁1.档案管理部门应定期对已超过保管期限的档案进行鉴定，成立由档案管理人员、业务部门人员和相关领导组成的鉴定小组，对档案的价值进行评估。2.经鉴定确无保存价值的档案，应填写档案销毁清单，报经公司/组织领导批准后进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁过程的合规性和彻底性。监销人员应在销毁清单上签字确认，并将销毁情况记录存档。4.对涉及公司/组织机密的档案，应严格按照保密规定进行管理，未经批准不得销毁。六、档案的利用（一）利用范围公司/组织内部人员因工作需要，可查阅、借阅本公司/组织的档案。外部单位或个人因特殊原因需要查阅、借阅档案的，应按照规定办理相关手续，并经公司/组织领导批准。（二）利用手续1.公司/组织内部人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅的档案名称、目的、时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外部单位或个人查阅、借阅档案，应提交查阅、借阅申请函，说明查阅、借阅的目的、范围、时间等内容，并加盖单位公章。经公司/组织领导批准后，由档案管理部门与申请单位或个人签订档案查阅、借阅协议，明确双方的权利和义务，办理查阅、借阅手续。3.档案查阅、借阅人员应严格遵守档案管理规定，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得在档案上圈划、批注，不得泄露档案内容。如需复印档案材料，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。（三）利用期限档案查阅一般应在档案管理部门指定的场所进行，当场查阅完毕。如需借阅档案，借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。七、档案信息化建设（一）建设目标逐步实现档案管理的信息化，提高档案管理工作效率和服务水平，为公司/组织提供便捷、高效的档案信息利用服务。（二）信息化管理系统建立档案信息化管理系统，实现档案的收集、整理、存储、检索、利用等环节的信息化管理。系统应具备档案录入、分类编目、权限管理、查询统计、借阅管理、备份存储等功能，确保档案信息的安全、准确和完整。（三）电子档案管理1.加强电子档案的收集和整理工作，确保电子档案的格式规范、元数据完整。2.对电子档案进行分类存储，建立电子档案数据库，便于检索和利用。3.采取有效的安全防护措施，防止电子档案被篡改、丢失或泄露。定期对电子档案进行备份，备份介质应异地存放。（四）数字化加工对重要档案进行数字化加工，将纸质档案转化为电子图像，建立数字化档案资源库。数字化加工应遵循相关标准和规范，确保数字化档案的质量和可读性。八、监督与考核（一）监督检查档案管理部门应定期对各部门档案工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、保管、利用等环节的工作情况，发现问题及时督促整改。（二）考核评价建立档案工作考核评价机制，将档案工作纳入公司/组织绩效考核体系，对各部门档案管理工作进行量化考核。考核内