学校档案移交制度

学校档案移交制度一、总则（一）目的为了加强学校档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，实现档案资源的有效整合与共享，根据国家有关法律法规及教育行业相关标准，特制定本档案移交制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门在工作活动中形成的、具有保存价值的各种门类和载体的档案向学校档案管理部门的移交工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家档案管理法律法规以及教育部门关于学校档案管理的各项规定，确保档案移交工作合法合规。2.真实完整原则：移交的档案应真实反映学校各项工作的实际情况，保持档案内容的完整性，不得遗漏或擅自销毁重要档案信息。3.及时准确原则：各部门应按照规定的时间和要求，及时、准确地向档案管理部门移交档案，确保档案管理工作的连续性和系统性。4.交接清晰原则：明确交接双方的职责和流程，确保档案移交过程中手续齐全、账目清楚，避免出现档案丢失、损坏或交接不清等问题。二、档案移交范围（一）行政管理类档案1.学校制定的各项规章制度、工作计划、总结、报告等文件材料。2.学校召开的各类会议记录、纪要、决议等资料。3.学校与上级主管部门、其他单位的往来文件、函件、协议等。4.学校机构设置、人员编制、干部任免、奖惩等方面的文件材料。5.学校的印章使用记录、介绍信存根等。（二）教学管理类档案1.教学计划、教学大纲、课程标准等教学文件。2.教材选用、编写、审查等相关材料。3.教师教学教案、教学课件、教学总结等。4.学生学籍档案，包括入学登记表、成绩单、毕业证、学位证等材料。5.教学实践、实习、毕业设计等环节的相关资料。6.教学质量评估、教学改革等方面的文件材料。（三）学生管理类档案1.学生入学、转学、休学、复学、退学等学籍变动材料。2.学生奖惩情况记录，包括奖励证书、处分决定等。3.学生综合素质评价材料，如品德表现、社会实践、体育成绩等。4.学生党团组织关系材料，如入党申请书、入团志愿书等。（四）科研管理类档案1.学校科研项目立项申请书、可行性研究报告、项目合同等。2.科研项目研究过程中的实验数据、研究报告、论文发表、专利申请等成果材料。3.科研项目经费使用情况的相关凭证、报表等。4.学术交流活动的通知、会议纪要、论文集等资料。（五）财务管理类档案1.学校财务预算、决算报告，财务收支计划等文件。2.会计凭证、账簿、报表等财务核算资料。3.财务审计报告、财务检查记录等。4.收费文件、票据存根等。（六）后勤管理类档案1.校园建设规划、设计图纸、施工文件等。2.房产管理、资产管理相关材料，如房屋产权证书、资产登记清单等。3.校园维修、改造工程的合同、验收报告等。4.校园安全管理、卫生管理等方面的文件材料。（七）其他类档案1.学校举办的重大活动、庆典、校庆等相关资料。2.学校师生获得的各类荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案的照片、说明等资料。3.学校收到的捐赠、资助等相关文件材料。4.其他具有保存价值的文件材料。三、档案移交时间（一）定期移交1.各部门应在每年[具体时间]前，将上一年度形成的档案整理完毕，并向学校档案管理部门移交。2.学校毕业生的学籍档案，应在学生毕业当年[具体时间]前，由各教学院（系）整理后移交学校档案管理部门统一保管。（二）即时移交1.对于学校重大活动、重要项目等形成的档案，相关部门应在活动结束或项目完成后[具体时间]内，及时整理并移交档案管理部门。2.涉及学校重要决策、突发事件等形成的档案，应随时形成随时移交，确保档案信息的及时性和完整性。四、档案移交要求（一）档案整理要求1.各部门应按照档案管理的有关规定，对本部门形成的档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作，确保档案的系统性和规范性。2.档案应保持原件的完整性，不得擅自涂改、伪造、损毁或抽取档案材料。对于破损、褪色的档案，应进行修复或复制。3.电子档案应按照规定的格式和存储要求进行整理，确保电子档案的可读性和可利用性。同时，应建立电子档案的备份制度，防止数据丢失。（二）档案移交清单编制要求1.移交档案时，移交部门应填写《档案移交清单》，详细列出移交档案的名称、数量、起止时间、保管期限等信息。2.《档案移交清单》应一式两份，双方签字确认后各执一份。清单应使用钢笔或签字笔填写，字迹工整、清晰，不得涂改。3.对于电子档案，应在清单中注明电子档案的存储位置、文件名、格式等信息，并确保电子档案与清单内容一致。（三）档案质量要求1.移交的档案应内容真实、准确，手续完备，具有查考利用价值。2.档案的载体应符合耐久性要求，纸质档案应使用符合档案保管标准的纸张，电子档案应存储在安全可靠的介质上。五、档案移交程序（一）准备阶段1.各部门在档案移交前，应成立档案整理小组，负责本部门档案的整理、核对工作。2.档案整理小组应按照档案移交范围和整理要求，对本部门的档案进行全面清查，确保档案无遗漏、无损坏。3.各部门应根据清查结果，对档案进行分类、编号、编目等整理工作，并编制《档案移交清单》。（二）移交阶段1.各部门档案整理小组将整理好的档案及《档案移交清单》一并提交给学校档案管理部门。2.档案管理部门收到移交档案后，应按照移交清单进行核对，检查档案的数量、质量、完整性等是否符合要求。3.如发现档案存在问题，档案管理部门应及时与移交部门沟通，要求其限期整改或补充完善相关档案材料。4.经核对无误后，双方在《档案移交清单》上签字确认，完成档案移交手续。（三）接收阶段1.档案管理部门接收档案后，应及时将档案入库上架，并按照档案分类编号顺序进行排列存放，确保档案存放有序、便于查找利用。2.档案管理部门应建立档案接收台账，详细记录档案的移交部门、移交时间、档案名称、数量等信息，以便对档案的接收情况进行跟踪和管理。3.对于电子档案，档案管理部门应按照规定的存储要求进行存储，并建立相应的电子档案管理系统，对电子档案进行分类、编目、检索等管理操作。六、档案移交后的管理（一）档案保管1.学校档案管理部门应按照国家档案保管的有关规定，对接收的档案进行妥善保管，确保档案的安全。2.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理。3.对于电子档案，应采取数据备份、存储介质维护等措施，防止电子档案数据丢失或损坏。同时，应定期对电子档案进行检测和维护，确保电子档案的可读性和可利用性。（二）档案利用1.学校档案管理部门应建立健全档案利用制度，明确档案利用的范围、程序和要求。2.本校师生因工作、学习等需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。3.外单位因工作需要查阅学校档案的，应持单位介绍信，经学校档案管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅重要档案或涉及机密的档案，应经学校主管领导批准。4.档案管理部门应按照规定的程序为利用者提供档案查阅服务，并做好查阅登记工作。查阅档案时，利用者应在指定地点进行，不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。（三）档案鉴定与销毁1.学校档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和价值。对于保管期限已满、失去保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。2.档案鉴定工作应由学校档案管理部门牵头，组织相关部门的专业人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合评估档案的价值，并提出鉴定意见。3.经鉴定需要销毁的档案，应填写《档案销毁申请表》，报学校主管领导批准后，由档案管理部门会同相关部门进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，并在销毁清册上签字确认。销毁清册应永久保存。七、监督与检查（一）监督机制1.学校应建立档案移交工作监督机制，明确监督部门和监督职责，确保档案移交工作依法依规进行。2.学校纪检监察部门负责对档案移交工作进行全程监督，对违反档案移交制度的行为进行查处。3.档案管理部门应定期对各部门档案移交工作进行自查自纠，及时发现和解决存在的问题。（二）检查内容1.检查各部门是否按照规定的时间和要求向档案管理部门移交档案。2.检查移交档案的整理质量、完整性、准确性等是否符合要求。3.检查档案移交清单的编制和签字确认情况是否规范。4.检查档案移交后的保管、利用、鉴定与销毁等工作是否符合规定。（三）问题处理1.对于检查中发现的问题，监督部门应及