档案库房制度版

档案库房制度版一、总则（一）目的为加强公司档案库房管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有档案库房的管理工作，包括各类纸质档案、电子档案等的存储与保管。（三）基本原则1.安全保密原则：确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的丢失、损坏、泄密等情况发生。2.集中统一原则：档案库房实行集中管理，统一规划档案的存储、整理、保管等工作。3.方便利用原则：在保证档案安全的前提下，便于档案的查阅、借阅和利用，提高工作效率。二、档案库房管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案库房管理制度，并组织实施。2.负责档案的收集、整理、鉴定、编目、装订等工作，确保档案质量。3.负责档案库房的日常管理，包括档案的存放、保管、盘点等工作。4.负责档案的查阅、借阅服务，按照规定办理相关手续。5.负责档案库房的安全防范工作，落实安全措施，确保档案安全。（二）库房管理人员职责1.严格遵守档案库房管理制度，认真履行岗位职责。2.负责档案库房的日常巡查，检查档案的存放情况、库房设施设备运行情况等，及时发现并处理问题。3.负责档案的出入库登记、整理上架等工作，保证档案存放有序。4.协助档案管理部门做好档案的查阅、借阅服务工作，提供必要的帮助。5.负责库房的清洁卫生工作，保持库房整洁。（三）其他部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案及时、准确地移交至档案库房。2.在档案查阅、借阅过程中，各部门应积极配合档案管理部门，提供必要的协助。三、档案入库管理（一）档案收集1.各部门应按照档案管理制度的要求，定期收集本部门形成的各类档案，并进行初步整理。2.档案收集应做到及时、完整、准确，确保档案不遗漏、不丢失。（二）档案整理1.档案管理部门对收集到的档案进行统一整理，按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类。2.对纸质档案进行编号、编目、装订等工作，确保档案的整齐、规范。3.对电子档案进行分类存储，建立电子档案目录数据库，便于检索和利用。（三）档案鉴定1.档案管理部门定期对库存档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.鉴定工作应遵循国家有关档案保管期限的规定，结合公司实际情况进行。3.对失去保存价值的档案，按照规定进行销毁处理。（四）档案入库1.经过整理、鉴定后的档案，按照分类存放原则，及时入库保管。2.档案入库时，库房管理人员应认真核对档案的数量、类别、编号等信息，确保档案准确无误入库。3.档案应存放在专门的档案架上，排列整齐，便于查找和管理。四、档案保管管理（一）库房环境要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.库房内不得存放易燃、易爆、易腐蚀等物品，严禁烟火。3.库房应配备必要的消防器材和安全设施，定期进行检查和维护，确保其正常运行。（二）档案存放要求1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，不同类别的档案应分开存放。2.纸质档案应存放在档案架上，不得直接接触地面和墙壁。3.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放。（三）档案盘点1.库房管理人员应定期对档案进行盘点，确保档案的数量、质量与账目相符。2.盘点工作应每年至少进行一次，如有特殊情况可随时进行盘点。3.盘点过程中发现的问题，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。（四）档案保护措施1.对珍贵、易损的档案应采取特殊的保护措施，如复制备份、密封保存等。2.定期对档案进行检查和维护，发现档案有破损、褪色等情况，应及时进行修复或处理。3.加强对档案库房的安全防范工作，安装监控设备、防盗报警装置等，确保档案安全。五、档案查阅与借阅管理（一）查阅管理1.公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门根据审批后的申请表，提供相应的档案供查阅，并安排专人进行现场监督。3.查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出库房，不得在档案上涂改、标记、污损等。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，由库房管理人员进行核对和整理。（二）借阅管理1.公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。4.借阅期满后，借阅人员应及时归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应追究借阅人员的责任。（三）外单位查阅与借阅管理1.外单位因工作需要查阅或借阅公司档案，应提前向公司提出申请，经公司领导批准后，方可办理查阅或借阅手续。2.外单位查阅或借阅档案时，应填写《档案查阅（借阅）申请表》，注明查阅或借阅目的、查阅或借阅内容等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅或借阅手续。3.外单位查阅或借阅档案时，应安排专人进行现场监督，查阅或借阅人员应遵守公司档案库房管理制度，不得擅自将档案带出库房，不得在档案上涂改、标记、污损等。4.外单位查阅或借阅档案后，应及时归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应追究外单位的责任。六、档案保密管理（一）保密制度1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.对涉及公司机密的档案，应采取严格的保密措施，限制查阅和借阅范围。3.在档案查阅、借阅过程中，档案管理人员应提醒查阅、借阅人员遵守保密规定。（二）保密措施1.档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。2.对档案管理人员进行保密培训，提高其保密意识和业务水平。3.对涉及机密的档案，应进行加密存储和传输，防止信息泄露。（三）保密监督与检查1.公司定期对档案保密工作进行监督检查，发现问题及时整改。2.对违反保密制度的行为，应依法依规追究相关人员的责任。七、档案信息化管理（一）信息化建设规划1.制定档案信息化建设规划，明确档案信息化建设的目标、任务和步骤。2.加大对档案信息化建设的投入，配备必要的硬件设备和软件系统。（二）电子档案管理1.建立电子档案管理系统，实现电子档案的收集、整理、存储、检索、利用等全过程管理。2.对电子档案进行分类存储，建立电子档案目录数据库，便于检索和利用。3.定期对电子档案进行备份，备份存储设备应异地存放，确保电子档案的安全。（三）数字化加工1.对重要的纸质档案进行数字化加工，建立数字化档案资源库。2.数字化加工应遵循相关标准和规范，确保数字化档案的质量。（四）信息化安全管理1.加强档案信息化系统的安全管理，设置防火墙、入侵检测系统等安全防护措施。2.定期对档案信息化系统进行安全检查和维护，及时发现并处理安全隐患。3.对档案信息化系统的操作人员进行安全培训，提高其安全意识和操作技能。八、档案销毁管理（一）销毁鉴定1.档案管理部门定期对库存档案进行销毁鉴定，确定失去保存价值的档案。2.销毁鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员等组成，对拟销毁档案进行逐一审核。（二）销毁审批1.经鉴定小组审核通过的拟销毁档案，应填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、年度等信息，经公司领导审批后，方可进行销毁。（三）销毁实施1.档案销毁应在指定的地点进行，由档案管理