档案机构人员制度

档案机构人员制度一、总则（一）目的为加强本档案机构的规范化管理，提高档案管理工作的质量和效率，确保档案的完整性、准确性和安全性，特制定本人员制度。本制度适用于本档案机构全体工作人员，旨在明确各类人员的职责、权利和义务，规范工作流程，保障档案工作的顺利开展，为公司/组织的发展提供有力的档案支持。（二）适用范围本制度适用于本档案机构内所有从事档案管理、整理、保管、利用等相关工作的人员，包括档案管理人员、档案整理人员、档案数字化处理人员、档案利用服务人员等。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案工作合法合规。2.安全保密原则高度重视档案的安全保密工作，采取有效措施防止档案信息泄露、丢失和损坏。3.准确高效原则保证档案信息的准确性，提高档案管理和服务的效率，满足公司/组织对档案利用的需求。4.服务至上原则以服务公司/组织各项工作为宗旨，积极主动地为各部门提供优质的档案服务。二、人员岗位职责（一）档案机构负责人岗位职责1.全面负责档案机构的日常管理工作，制定档案工作计划和目标，并组织实施。2.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，确保档案机构的工作符合相关要求。3.组织制定和完善档案机构的各项规章制度，规范工作流程，加强内部管理。4.负责档案机构人员的配备、培训和考核，提高人员素质和业务能力。5.统筹安排档案机构的经费预算和资源配置，保障档案工作的正常开展。6.协调档案机构与公司/组织内部其他部门的关系，促进档案工作与各项业务工作的有效衔接。7.定期向上级领导汇报档案工作情况，及时解决档案工作中出现的问题。（二）档案管理人员岗位职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订等基础工作，确保档案的系统性和完整性。2.建立和维护档案管理系统，录入档案信息，实现档案的信息化管理。3.对档案进行科学保管，定期检查档案的保管状况，采取有效措施防止档案霉变、虫蛀、破损等。4.按照规定的程序和要求，为公司/组织内部各部门及外部单位提供档案查阅、借阅等利用服务，并做好登记和跟踪工作。5.参与档案的鉴定和销毁工作，对已失去保存价值的档案提出鉴定意见，经批准后进行销毁处理。6.协助开展档案数字化工作，对纸质档案进行扫描、图像处理等操作，确保数字化档案的质量。7.负责档案统计工作，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等信息，并向上级汇报。（三）档案整理人员岗位职责1.根据档案整理工作方案，对各类档案进行分类、排序、编号等整理操作，使其符合档案管理的规范要求。2.认真核对档案资料的完整性和准确性，对缺失或错误的信息及时进行补充和修正。3.协助档案管理人员进行档案的装订和编目工作，确保档案的整齐美观和便于查找。4.在整理过程中，注意保护档案的原始风貌，不得擅自涂改、损毁档案内容。5.完成领导交办的其他与档案整理相关的临时性任务。（四）档案数字化处理人员岗位职责1.负责档案数字化设备的操作和维护，确保设备正常运行。2.按照规定的数字化标准和流程，对纸质档案进行扫描、图像处理、数据挂接等工作，保证数字化档案的质量。3.对数字化过程中产生的图像数据进行质量检查，及时发现并纠正图像模糊、偏斜、缺页等问题。4.将数字化后的档案数据上传至档案管理系统，建立准确的索引关系，实现档案的快速检索和利用。5.做好数字化设备和存储介质的管理工作，定期进行数据备份，防止数据丢失。6.配合档案管理人员完成档案数字化成果的验收工作，提供相关数据和报告。（五）档案利用服务人员岗位职责1.热情接待档案利用者，解答利用者关于档案查阅、借阅等方面的咨询，提供必要的指导和帮助。2.根据利用者的需求，按照规定的程序和权限，及时准确地提供档案资料，并做好登记和签收手续。3.对档案利用情况进行跟踪管理，督促利用者按时归还档案，如发现档案有损坏或丢失情况，及时报告并采取相应措施。4.收集利用者对档案服务工作的意见和建议，及时反馈给档案管理人员，以便不断改进服务质量。5.协助档案管理人员做好档案利用效果的统计和分析工作，为公司/组织的决策提供参考依据。三、人员招聘与培训（一）人员招聘1.根据档案机构的工作需要和岗位要求，制定合理的招聘计划，明确招聘的岗位、人数、条件等。2.通过多种渠道发布招聘信息，如招聘网站、社交媒体、校园招聘、人才市场等，吸引符合条件的人员应聘。3.对应聘人员进行资格审查、笔试、面试等环节的考核，综合评估其专业知识、业务能力、工作经验、职业素养等方面的情况，选拔出优秀的人才。4.对拟录用人员进行背景调查，核实其学历、工作经历、违法违纪等情况，确保招聘人员的质量。5.办理新员工入职手续，签订劳动合同，明确双方的权利和义务。（二）人员培训1.制定年度培训计划，根据不同岗位人员的需求和档案工作的发展趋势，确定培训的内容、方式、时间等。2.培训内容包括档案管理法律法规、档案业务知识、信息技术应用、职业道德等方面，注重提高人员的综合素质和业务能力。3.培训方式采用内部培训、外部培训、在线学习、实地考察等多种形式相结合，以满足不同人员的学习需求。4.定期组织培训效果评估，通过考试、实际操作、撰写心得体会等方式，检验人员对培训内容的掌握程度和应用能力，及时发现问题并进行改进。5.鼓励员工自主学习和参加各类档案专业培训及学术交流活动，对取得相关专业证书或在档案工作中有突出表现的员工给予适当奖励。四、人员考核与奖惩（一）人员考核1.建立科学合理的人员考核制度，明确考核的标准、内容、方式和周期。2.考核内容包括工作业绩、工作态度、专业能力、团队协作等方面，全面评价员工的工作表现。3.考核方式采用平时考核与定期考核相结合，平时考核主要记录员工日常工作中的表现和任务完成情况，定期考核一般每年进行一次，通过个人述职、民主测评、领导评价等方式进行综合评定。4.考核结果分为优秀、合格、不合格三个等次，考核结果与员工的薪酬调整、晋升、奖励等挂钩。5.对考核不合格的员工，进行诫勉谈话，提出改进意见，并视情况进行岗位调整或培训再考核。（二）人员奖惩1.设立明确的奖励制度，对在档案工作中表现突出、做出显著成绩的员工给予表彰和奖励。奖励方式包括荣誉称号、奖金、晋升、培训机会等。在档案收集、整理、保管等工作中，发现重要档案线索或解决重大档案管理问题，为公司/组织挽回重大损失的，给予特别奖励。在档案数字化工作中，创新工作方法，提高数字化效率和质量，取得显著成效的，给予相应奖励。在档案利用服务工作中，热情周到，为利用者提供优质高效服务，受到广泛好评的，给予表扬和奖励。在档案业务研究、学术交流等方面取得突出成果，为档案行业发展做出贡献的，给予奖励。2.建立严格的惩罚制度，对违反档案机构规章制度、工作纪律或因工作失误给档案工作造成损失的员工进行严肃处理。惩罚方式包括警告、罚款、降职、辞退等。违反档案安全保密规定，导致档案信息泄露或丢失的，视情节轻重给予相应处罚。工作态度不认真，敷衍塞责，导致档案整理、保管等工作出现严重错误的，给予批评教育和相应处罚。违反档案利用服务规定，擅自扩大档案查阅、借阅范围或泄露档案利用情况的，进行严肃处理。因工作失误给公司/组织造成经济损失的，责令其赔偿相应损失，并视情节给予处罚。五、人员薪酬福利（一）薪酬体系1.建立以岗位工资为基础，绩效工资为核心，兼顾工龄工资、加班工资等多种因素的薪酬体系。2.岗位工资根据员工所在岗位的职责、要求、工作难度等因素确定，体现岗位差异。3.绩效工资与员工的工作业绩、考核结果挂钩，根据考核等次发放相应比例的绩效工资，激励员工积极工作，提高工作质量和效率。4.工龄工资根据员工在本档案机构工作的年限逐年递增，体现员工的工作稳定性和忠诚度。5.加班工资按照国家有关规定，根据员工加班的时间和情况进行支付。（二）福利保障1.按照国家法律法规为员工缴纳社会保险，包括养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险和生育保险，保障员工的基本权益。2.为员工提供带薪年假、病假、婚假、产假、陪产假、丧假等法定假期，让员工能够合理安排工作和生活。3.根据公司/组织实际情况，为员工提供必要的福利待遇，如节日福利、生日福利、定期体检、培训机会、职业发展规划指导等，增强员工的归属感和凝聚力。4.鼓励员工参与公司/组织的工会活动，丰富员工的业余生活，并为员工提供一定的活动经费支持。六、人员离职与交接（一）离职管理1.员工因个人原因提出离职申请的，应提前[X]天向档案机构负责人提交书面申请，说明离职原因和预计离职时间。2.档案机构负责人接到离职申请后，应与离职员工进行谈话，了解其离职原因，并做好沟通和挽留工作。如同意离职申请，应安排相关人员进行工作交接。3.员工离职前，需完成工作交接手续，包括档案资料、工作文件、设备工具、未完成的工作任务等的交接，并填写工作交接清单，双方签字确认。4.对于涉及重要档案或机密信息的岗位人员离职，在离职前需进行离职审计，确保档案信息安全和工作交接的完整性。（二）工作交接1.离职员工应在规定时间内，将本人负责的档案资料、工作文件等整理成册，向接手人员进行详细的交接说明，包括档案的数量、内容、存放位置、利用情况等。2.交接工作涉及的设备工具，如电脑、打印机、档案柜钥匙等，应逐一清点并办理交接手续，确保设备工具的正常使用和完好无损。3.对于未完成的工作任务，离职员工应向接手人员介绍工作进展情况、下一步工作计划和注意事项，提供必要的工作指导和协助，确保工作的顺利衔接。4.接手人员在接收工作时，应认真核对交接清单，对交接的档案资料、工作文件、设备工具等进行仔细检查，如发现问题及时与离职员工沟通解决。5.工作交接完成后，交接双方和监交人应在工作交接清单