厂档案管理制度

厂档案管理制度一、总则（一）目的为加强本厂档案管理，有效地保护和利用档案，提高本厂管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本厂各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：本厂档案由厂综合档案室集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.真实性原则：档案应如实反映本厂各项工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，对涉及本厂机密的档案进行妥善保管，防止泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、借阅和利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责本厂档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导。2.集中统一管理本厂各类档案，包括文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案等。3.制定和完善档案管理制度、工作流程和操作规范。4.负责档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和销毁等工作。5.开展档案信息化建设，建立档案信息管理系统，实现档案的数字化管理和资源共享。6.为各部门和员工提供档案查阅、借阅等服务，积极开发档案信息资源，为本厂各项工作提供参考依据。（二）各部门档案管理人员1.负责本部门档案的收集、整理、初步分类和移交工作。2.协助综合档案室开展档案管理相关工作，如档案的查阅、借阅登记等。3.对本部门员工进行档案管理知识的宣传和培训，提高员工的档案意识。三、档案的分类与编号（一）分类1.文书档案：包括上级文件、本厂文件、会议文件、工作计划与总结、请示与批复、合同协议等。2.科技档案：涵盖产品研发、生产工艺文件、设备档案、基建档案等。3.会计档案：包含会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告等。4.人事档案：涉及员工个人基本信息、履历、考核、奖惩、工资福利、培训等资料。5.声像档案：如照片、录音、录像等，记录本厂重要活动、生产场景、产品形象等。6.实物档案：包括本厂获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等。（二）编号1.文书档案编号：采用年度保管期限流水号的方式。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的第1份文书档案。2.科技档案编号：根据项目或产品类别进行分类编号，如项目编号为XX001，其相关科技档案编号为XX001001（表示该项目的第1份科技档案）。3.会计档案编号：按照会计年度和档案类别进行编号，如2023年会计凭证编号为2023KJ001。4.人事档案编号：以员工个人身份证号为基础进行编号。5.声像档案编号：按照形成时间顺序编号，如SX2023001，表示2023年形成的第1份声像档案。6.实物档案编号：根据实物的类别和获得时间进行编号，如RW2023001，表示2023年获得的第1份实物档案。四、档案的收集与整理（一）收集1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保本部门工作中形成的各类文件材料及时、完整地收集齐全。2.对于外来文件，由综合档案室负责统一接收，并进行登记和分发。3.员工在工作中形成的个人业务档案，如工作记录、调研报告等，应在完成后及时提交给所在部门档案管理人员。（二）整理1.文书档案整理：按照文件的形成时间、来源、内容等进行分类排序，去除无关的附件，编写页号，填写卷内文件目录，装订成册，编制案卷封面和备考表，形成档案卷。2.科技档案整理：依据项目或产品的研发、生产流程，对相关文件材料进行分类整理，建立档案目录，绘制项目或产品的图纸、图表等，并进行编号和标注。3.会计档案整理：按照会计档案管理办法的要求，对会计凭证、账簿、报表等进行分类装订，编制会计档案目录。4.人事档案整理：根据人事档案管理规定，对员工档案材料进行分类、排序、编目，剔除重复和无效材料，确保档案内容的真实性和完整性。5.声像档案整理：对照片、录音、录像等进行分类标注，注明拍摄时间、地点、人物、事件等信息，刻录成光盘或存储在电子设备中，并建立相应的目录索引。6.实物档案整理：对实物进行登记造册，注明实物名称、获得时间、来源、保管地点等信息，并妥善保管。五、档案的归档与保管（一）归档1.各部门档案管理人员应定期将整理好的档案移交至综合档案室进行归档。2.综合档案室在接收档案时，应认真核对档案的数量、质量和完整性，对不符合要求的档案及时退回原部门进行补充或修正。3.归档时间：文书档案、科技档案、声像档案、实物档案应在次年上半年完成归档；会计档案应在会计年度终了后，由财务部门保管一年，期满后移交综合档案室归档。4.人事档案应根据员工入职、离职等情况及时更新归档。（二）保管1.综合档案室应具备专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.对不同载体的档案应采取相应的保管措施，如纸质档案应分类存放于档案柜中，电子档案应存储在专用服务器或存储设备上，并定期进行备份，声像档案应妥善保管光盘或存储设备，实物档案应放置在安全的展示柜或仓库中。4.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息，并定期进行核对和盘点，确保档案账实相符。六、档案的查阅与借阅（一）查阅1.本厂员工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人签字批准后，到综合档案室查阅。2.综合档案室工作人员应根据申请表提供的信息，及时查找并提供相应档案，查阅人员应在指定地点查阅，不得擅自将档案带出档案室。3.查阅档案时，应保持档案的整洁和完整，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换或损坏档案材料。如需复印或摘录档案内容，应经综合档案室工作人员同意，并进行登记。（二）借阅1.外单位人员因工作需要借阅本厂档案，须持有单位介绍信，填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、档案名称、编号等信息，经本厂分管领导签字批准后，方可办理借阅手续。2.本厂员工因特殊原因需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和综合档案室负责人签字批准后，办理借阅手续。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换或损坏档案材料。借阅期满后，应及时归还档案，综合档案室工作人员应认真核对档案的完整性和准确性。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.综合档案室应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和价值。鉴定工作由综合档案室牵头，组织相关部门负责人和档案管理人员组成鉴定小组进行。2.鉴定小组应根据档案的形成时间、内容、来源、重要程度等因素，按照国家有关档案保管期限的规定，对档案进行逐卷、逐件鉴定，提出鉴定意见。3.对保管期限已满或失去保存价值的档案，鉴定小组应填写《档案鉴定意见书》，经本厂分管领导批准后，进行销毁处理。（二）销毁1.档案销毁应指定专人负责，严格按照审批后的《档案鉴定意见书》进行操作。2.销毁档案时，应采用适当的方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。3.销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量、销毁方式等信息，并由监销人员签字确认。4.销毁记录应长期保存，以备查考。八、档案信息化管理（一）建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化采集、存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量，为本厂各项工作提供便捷的档案信息服务。（二）数字化采集1.对库存档案进行全面数字化扫描，确保档案内容的完整、清晰。2.按照档案分类和编号规则，对数字化档案进行命名和存储，建立电子档案目录索引。3.对电子档案进行元数据著录，详细记录档案的形成时间、来源、保管期限、密级等信息，以便于检索和利用。（三）系统功能1.档案录入功能：实现档案信息的快速录入和修改。2.检索查询功能：提供多种检索方式，如按档案名称、编号、关键词、时间等进行检索查询，方便用户快速获取所需档案信息。3.借阅管理功能：记录档案的借阅申请、审批、归还等流程，实现对档案借阅情况的全程跟踪。4.权限管理功能：设置不同用户的访问权限，确保档案信息的安全。5.统计分析功能：对档案的数量、类别、利用情况等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。（四）数据安全与维护1.建立电子档案数据备份制度，定期