资助中心档案制度

资助中心档案制度一、总则（一）目的为加强资助中心档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在资助工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本资助中心及所属各部门在资助项目管理、资金发放、受助对象信息管理等工作中形成的各类档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：档案由资助中心综合档案室集中管理，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性原则：档案内容必须真实反映资助工作的实际情况，严禁弄虚作假。3.完整性原则：全面收集、整理资助工作中形成的各类文件材料，保证档案的完整无缺。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。二、档案分类及编号（一）档案分类1.资助项目档案：包括各类资助项目的申报材料、评审记录、立项批复、实施过程文件、验收报告等。2.资金管理档案：资金预算、拨款凭证、使用情况报告、财务审计报告等。3.受助对象档案：受助对象申请表、证明材料、审核审批记录、资助协议、跟踪回访记录等。4.综合管理档案：中心工作计划、总结、规章制度、会议记录、人事档案、宣传资料等。（二）编号规则采用年度类别流水号的编号方式。例如：2023ZZ001，表示2023年资助项目类的第1份档案。三、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保各类文件材料及时、准确收集齐全。2.在资助项目实施过程中，承办人员应同步收集相关文件材料，项目结束后及时整理归档。3.对外部单位发来的与资助工作有关的文件，由收发人员及时登记并移交综合档案室。（二）整理方法1.按照档案分类标准，对收集到的文件材料进行分类。2.每份文件材料应保持完整，如有破损、缺失应进行修复或补充。3.去除文件材料上的金属物，对纸张规格不一致的进行折叠或粘贴。4.按照文件形成的时间顺序进行排列，同一事由的文件应集中排列。5.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、页数等内容。四、档案归档（一）归档时间1.资助项目档案应在项目结束后[X]个月内归档。2.资金管理档案应按会计年度及时归档。3.受助对象档案应在资助工作完成后[X]个工作日内归档。4.综合管理档案应定期归档，一般为每季度末归档一次。（二）归档程序1.各部门档案管理人员将整理好的档案移交综合档案室。2.综合档案室接收档案时，应进行认真核对，对不符合要求的档案退回原部门重新整理。3.档案移交双方应在档案移交清单上签字确认，清单一式两份，双方各执一份。五、档案保管（一）保管场所1.综合档案室应具备安全、防火、防潮、防虫、防盗等条件，配备必要的档案保管设备。2.档案应存放在专用的档案柜中，按类别、年度顺序排列存放。（二）保管期限1.资助项目档案、资金管理档案、受助对象档案根据其重要程度和性质确定保管期限，分为永久、长期（[X]年）、短期（[X]年）。2.综合管理档案中的重要文件材料应永久保管，一般性文件材料保管期限根据实际情况确定。（三）档案清查1.综合档案室应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括档案的数量、保管状况、编号等，发现问题及时处理，并做好记录。六、档案借阅与利用（一）借阅范围1.因工作需要，本中心工作人员可借阅与本人工作相关的档案。2.外单位因工作需要查阅档案的，须经资助中心负责人批准。（二）借阅程序1.借阅人填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，交综合档案室审核。3.综合档案室根据审核情况，确定是否批准借阅，并办理借阅手续。借阅人应在档案借阅登记簿上签字。4.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。（三）借阅要求1.借阅人应爱护档案，不得擅自涂改、抽取、拆散、转借、复印档案。2.档案借阅归还时，综合档案室应认真核对档案的完整性，如有损坏、丢失，借阅人应承担相应责任。（四）档案利用1.综合档案室应积极为资助工作提供档案信息服务，根据利用需求，编制档案检索工具，如目录索引、专题索引等。2.对重要档案的利用情况，应进行登记，记录利用目的、利用人、利用时间等信息。七、档案保密（一）保密措施1.综合档案室应建立健全档案保密制度，明确保密责任。2.档案管理人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。3.档案查阅场所应相对独立，无关人员不得进入。4.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应采取特殊保密措施。（二）保密教育1.定期对档案管理人员和借阅人员进行保密教育，提高保密意识。2.学习国家有关保密法律法规和本中心的保密制度，掌握保密技能。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由资助中心负责人、综合档案室负责人及相关业务部门人员组成。（二）鉴定标准根据档案保管期限表和档案的实际价值，对到期档案进行鉴定。对失去保存价值的档案，提出销毁意见。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁档案进行审核，形成档案销毁清册。2.档案销毁清册经资助中心负责人批准后，由综合档案室组织销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。监销人应在档案销毁清册上签字。4.档案销毁后，档案销毁清册应永久保存。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立资助中心档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数据录入与维护1.按照档案整理要求，将纸质档案内容录入档案管理信息系统。2.定期对档案管理信息系统中的数据进行维护，确保数据的准确性和完整性。（三）系统安全管理1.加强档案