江苏省档案制度

江苏省档案制度一、总则（一）目的为加强江苏省档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在各项工作中的作用，依据国家相关法律法规，结合本省实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于江苏省行政区域内各级党政机关、企事业单位、社会团体以及其他组织的档案管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案工作实行统一领导、分级管理，确保档案管理的集中、规范和高效。2.真实性原则：档案应如实反映各项工作活动的真实情况，严禁伪造、篡改档案内容。3.完整性原则：全面收集、整理和保存各类档案，保证档案的齐全和完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息不被泄露。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为各项工作提供便捷服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设置1.省级机关应设立专门的档案管理机构，配备相应的档案管理人员，负责本机关档案的集中管理。2.市、县级机关根据实际情况，可设立独立的档案管理部门或指定内设机构负责档案管理工作。3.企事业单位应明确档案管理的归口部门，配备专业的档案管理人员，确保档案管理工作的有效开展。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家和本省有关档案管理的法律法规、方针政策，制定本单位档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管本单位各类档案，确保档案的完整、准确和安全。3.开展档案信息化建设，建立档案数据库，实现档案信息的数字化存储和检索利用。4.组织档案鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行处理。5.提供档案查阅、借阅服务，为各项工作提供档案支持。6.加强对下属单位档案工作的指导、监督和检查，组织开展档案业务培训和交流活动。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，遵守档案管理规章制度。2.负责档案的收集、整理、编目、上架等日常管理工作，保证档案整理规范、有序。3.做好档案的安全保管工作，定期检查档案保管状况，采取有效措施防止档案损坏、丢失和泄密。4.熟练掌握档案管理软件和信息技术，提高档案信息化管理水平。5.积极为利用者提供档案查阅、借阅等服务，及时反馈利用效果。6.参与档案鉴定、销毁等工作，提出合理建议。三、档案的收集与整理（一）文件材料的形成与积累1.各部门应明确专人负责文件材料的形成和积累工作，确保文件材料的齐全、完整。2.工作人员在办理业务过程中，应及时将形成的文件材料进行分类整理，交本部门档案管理人员集中保管。（二）收集范围1.反映本单位职能活动、业务工作的各类文件、会议记录、纪要、简报、统计报表等。2.本单位的工作计划、总结、报告、请示、批复等文件材料。3.本单位的财务预决算、会计凭证、账簿、报表等财务档案。4.本单位的基本建设项目文件、科研项目文件、设备仪器文件等专门档案。5.本单位的人事档案、合同协议、知识产权文件等各类档案。6.其他与本单位工作相关的有保存价值的文件材料。（三）整理要求1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，进行科学分类。2.分类方法可采用年度机构（问题）保管期限或年度保管期限机构（问题）等，确保分类合理、便于查找。3.对每份文件材料进行编号、编目，填写卷内文件目录，装订成册，编制案卷封面、封底和备考表。4.按照档案整理规范，对电子文件进行整理，确保电子文件与纸质文件内容一致，存储格式规范。四、档案的保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，档案库房应具备防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等条件。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫防鼠药品等设施设备。（二）档案装具1.应使用符合国家标准的档案柜、档案架等装具存放档案，确保档案存放安全、整齐。2.档案装具应定期进行检查和维护，如有损坏应及时更换。（三）档案保管期限划分1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括本单位制定的法规性文件、重要会议文件、重要业务文件、财务决算等。3.长期保管的档案保管期限为16年至50年，主要包括本单位一般业务文件、重要项目文件等。4.短期保管的档案保管期限为15年以下，主要包括本单位一般性文件、临时性文件等。（四）档案保管措施1.建立档案保管账目，详细记录档案的收进、移出、保管等情况，做到账物相符。2.定期对档案进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。4.加强对电子档案的保管，定期进行备份，存储介质应异地存放，防止数据丢失。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织1.成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。2.档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作方案，组织开展档案鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限划分标准，结合本单位实际情况，对到期档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，应从真实性、完整性、系统性、实用性等方面进行综合评估。3.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行鉴定和处理。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，提出初步鉴定意见。2.档案鉴定工作小组对初步鉴定意见进行审核，形成鉴定报告。3.鉴定报告经本单位分管领导批准后，作为档案销毁的依据。（四）销毁程序1.对批准销毁的档案，应编制档案销毁清册，详细记录档案的名称、数量、保管期限等信息。2.档案销毁清册应经档案管理部门负责人、分管领导签字确认。3.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理部门和相关业务部门人员共同监销，确保档案销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册归档保存。六、档案的利用（一）利用范围1.本单位工作人员因工作需要，可查阅、借阅本单位的档案。2.外单位因工作需要查阅本单位档案的，应按照规定办理查阅手续。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定控制利用范围。（二）利用方式1.查阅档案应在档案查阅场所进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.借阅档案应填写借阅申请表，经档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过规定时间，如需延期应办理续借手续。3.档案管理人员应根据利用者的需求，提供必要的档案信息咨询服务，协助利用者查找、利用档案。（三）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅等利用情况进行详细记录。2.档案利用登记表应包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅或借阅档案名称及数量等信息。3.档案利用登记记录应妥善保管，定期进行统计分析。七、档案信息化建设（一）建设目标1.建立覆盖全省各级各类档案管理机构的档案信息化管理平台，实现档案信息资源的共享和利用。2.推进档案数字化工作，将纸质档案逐步转化为电子档案，提高档案管理效率和服务水平。（二）数字化流程1.档案数字化前应进行档案整理，确保档案原件质量符合数字化要求。2.采用扫描、图像处理、数据挂接等技术手段，将纸质档案转化为电子档案，存储格式应符合国家相关标准。3.对数字化档案进行质量检查，确保图像清晰、完整，数据准确无误。4.将数字化档案按照档案管理系统的要求进行分类、著录、标引，建立档案数据库。（三）信息化管理系统1.选用符合档案管理业务需求的信息化管理系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁、利用等全过程信息化管理。2.信息化管理系统应具备用户权限管理、数据备份与恢复、安全审计等功能，确保档案信息安全。3.加强对信息化管理系统的维护和升级，保证系统的稳定运行和功能优化。（四）信息安全保障1.建立健全档案信息化安全管理制度体系，明确安全责任，规范操作流程。2.采取防火墙、入侵检测、加密技术等安全防护措施，防止档案信息被非法获取、篡改和泄露。3.定期对档案信息化系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现并处理安全隐患。4.加强对档案管理人员的信息化安全培训，提高安全意识和操作技能。八、监督与检查（一）监督检查主体1.各级档案行政管理部门负责对本行政区域内档案管理工作进行监督检查。2.各单位内部应建立档案管理监督检查机制，定期对本单位档案管理工作进行自查自纠。（二）监督检查内容1.档案管理制度的建立和执行情况。2.档案管理机构和人员配备情况。3.档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等工作情况。4.档案信息化建设情况。5.档案利用服务情况。（三）监督检查方式1.定期检查：各级档案行政管理部门和各单位应定期组织档案管理工作检查，对发现的问题及时整改。2.专项检查：针对档案管理中的重点问题或薄弱环节，开展专项检查，确保档案管理工作规范有序。3.日常巡查：档案管