学校食品档案制度

学校食品档案制度一、总则（一）目的为加强学校食品安全管理，规范学校食品档案建设，保障师生饮食安全与健康，依据《中华人民共和国食品安全法》《学校食品安全与营养健康管理规定》等法律法规及相关行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于辖区内各级各类学校（含幼儿园）的食品采购、储存、加工、供应等环节的档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容应如实记录学校食品管理相关活动，确保信息真实可靠。2.完整性原则：涵盖食品管理全过程的各类资料，保证档案资料完整无缺。3.规范性原则：按照统一的格式、标准和流程进行档案的建立、整理、归档和保管。4.可追溯性原则：通过档案能够清晰追溯食品从采购到消费各环节的详细信息，便于食品安全问题的调查与处理。二、档案内容（一）食品采购档案1.供应商资质档案供应商营业执照、食品生产许可证或食品经营许可证、产品合格证明文件等复印件。供应商的食品安全信用等级证明材料。供应商的联系方式、地址等信息。2.采购合同档案与供应商签订的食品采购合同，明确食品的品种、规格、数量、价格、质量要求、交货时间、交货地点、付款方式等条款。采购合同的变更、补充协议等相关材料。3.采购记录档案食品采购台账，记录每次采购食品的名称、规格、数量、生产日期或保质期、采购日期、供应商名称及联系方式等信息。食品采购发票、送货单、验收单等原始凭证。(二)食品储存档案1.仓库管理制度档案仓库的布局图，标明食品储存区域、分类存放位置、通风设施、防虫防鼠设施等。仓库出入库管理制度，包括出入库流程、审批手续、库存盘点等规定。2.库存食品档案库存食品清单，记录食品的名称、规格、数量、生产日期或保质期、入库日期、存放位置等信息。库存食品的定期检查记录，包括检查时间、检查人员、食品质量状况（如有无变质、损坏等）、处理情况等。（三）食品加工档案1.加工场所卫生档案食品加工场所的卫生许可证、布局图、设施设备清单等资料。加工场所的清洁消毒记录，包括消毒时间、消毒方法、消毒人员等信息。加工场所的通风换气、防虫防鼠、防尘等设施设备的维护记录。2.加工人员健康档案食品加工人员的健康证明复印件，记录其姓名、性别、年龄、岗位、健康证有效期等信息。加工人员的培训记录，包括培训时间、培训内容、培训考核情况等。3.食品加工过程记录档案食品加工操作规程文件，明确各类食品的加工流程、加工要求、关键控制点等。食品加工过程记录，如食品加工时间、加工温度、加工设备运行情况、食品添加剂使用记录等。（四）食品供应档案1.供餐记录档案学校食堂或供餐单位的供餐记录，包括供餐日期、供餐人数、食品品种、餐次等信息。师生对食品质量和口味的反馈记录。2.食品安全自查档案学校食品安全自查计划、自查报告，记录自查时间、自查人员、自查内容、发现的问题及整改措施等。食品安全自查的相关记录，如检查记录表格、照片、视频等。三、档案建立与整理（一）档案建立1.各学校应指定专人负责食品档案的建立工作，确保档案资料的及时收集与整理。2.档案资料应根据不同类别进行分类收集，确保资料的准确性和完整性。3.对于电子档案，应进行备份存储，防止数据丢失。（二）档案整理1.按照档案内容的分类，对收集到的资料进行整理，确保资料有序排列。2.对每份档案资料进行编号，以便于查找和管理。编号应具有唯一性和系统性。3.编制档案目录，明确档案的类别、编号、名称、日期等信息，方便查阅。四、档案归档与保管（一）档案归档1.整理好的档案资料应及时归档，按照档案类别和时间顺序进行存放。2.归档后的档案应建立索引，便于快速检索和调阅。（二）档案保管1.学校应设立专门的档案保管场所，确保档案存放环境安全、干燥、通风，防止档案损坏、丢失和霉变。2.档案保管场所应配备必要的防火、防盗、防虫、防潮、防鼠等设施设备。3.档案保管期限应根据相关法律法规和行业标准确定，一般食品采购档案、库存食品档案等应保存不少于2年，食品加工过程记录档案、食品安全自查档案等应长期保存。4.定期对档案进行清查和盘点，确保档案数量与目录一致，档案资料完整无缺。如发现档案损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应的补救措施。五、档案查阅与使用（一）查阅权限1.学校内部人员因工作需要查阅食品档案的，应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，方可查阅。2.外部单位（如市场监管部门、教育主管部门等）因工作需要查阅学校食品档案的，应出具正式的查阅函，经学校主管领导批准后，由档案管理人员陪同查阅。（二）查阅登记1.建立档案查阅登记制度，记录查阅日期、查阅人员姓名、所在部门（单位）、查阅内容、查阅目的等信息。2.查阅人员应在规定的查阅场所进行查阅，不得擅自将档案带出或复制、拍照、传播档案内容。如需复制档案资料，应经档案管理人员同意，并按照规定办理复制手续。（三）档案使用1.查阅食品档案的人员应妥善保管查阅的档案资料，不得擅自涂改、损毁、丢失档案。查阅结束后，应及时将档案归还档案管理人员。2.学校应严格控制档案的使用范围，确保档案信息不被泄露。对于涉及学校食品安全敏感信息的档案，应采取相应的保密措施。六、档案更新与销毁（一）档案更新1.随着学校食品管理工作的开展，档案资料应及时更新，确保档案信息的时效性和准确性。2.对于食品采购合同的变更、供应商资质的变化、食品加工操作规程的修订等信息，应及时在档案中进行记录和更新。（二）档案销毁1.对于超过保管期限且无保存价值的食品档案，应按照规定进行销毁。2.档案销毁前，应编制档案销毁清单，列出拟销毁档案的类别、编号、名称、数量等信息，经学校主管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、销毁地点、销毁方式、监销人员等信息。4.销毁记录应与档案销毁清单一同归档保存，以备查考。七、监督与考核（一）监督检查1.教育主管部门应定期对学校食品档案制度的执行情况进行监督检查，确保学校档案管理工作规范有序。2.市场监管部门应将学校食品档案管理情况纳入食品安全监督检查的内容，对档案资料不完整、不规范或未按规定建立档案的学校，依法进行查处。（二）考核评价1.学校应建立食品档案管理工作考核评价机制，对档案管理人员的工作进行考核评价，确保档案