档案管理制度法

档案管理制度法一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）档案定义本制度所称档案，是指公司/组织在各项工作中直接形成的对公司/组织具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则档案管理遵循集中统一管理、分级负责、分类科学、便于利用的原则。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，负责公司/组织档案工作的统筹规划、组织协调、监督指导和具体实施。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。2.对档案进行定期检查和维护，确保档案的安全与完整。3.建立档案检索工具，编制各类档案目录，为档案的查阅和利用提供便利。4.按照规定办理档案的借阅、归还、查阅登记等手续，严格执行档案利用审批制度。5.对档案管理工作中发现的问题及时提出改进建议，并向上级汇报。6.参与档案信息化建设，负责档案数据的录入、存储、备份等工作。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，定期向档案管理部门移交。2.协助档案管理部门开展档案清查、统计等工作。3.指导本部门员工正确形成和积累档案，提高档案意识。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.行政管理类：包括公司/组织的各类文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、合同协议、证照等。2.业务经营类：涵盖市场调研、销售合同、采购文件、生产记录、质量检验报告、财务报表等。3.项目建设类：如项目立项文件、可行性研究报告、设计图纸、施工资料、竣工验收文件等。4.科研技术类：科研项目申报书、研究报告、实验数据、技术专利等。5.声像电子类：照片、录音、录像、电子文档、数据库等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案形成过程的连续性和完整性。2.档案形成部门应在工作完成后及时将相关文件材料收集齐全，按照归档要求进行整理，定期移交档案管理部门。3.对于重要文件和紧急事项，应及时向档案管理部门通报，以便及时收集归档。（三）归档时间1.行政管理类文件应在次年上半年归档。2.业务经营类文件按季度或年度归档，具体时间根据业务特点确定。3.项目建设类文件应在项目竣工验收后三个月内归档。4.科研技术类文件在科研项目结题后及时归档。5.声像电子类文件应随时整理归档。（四）归档程序1.档案形成部门将整理好的档案移交档案管理部门，填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案管理部门对移交的档案进行核对、检查，对不符合要求的档案退回原部门重新整理。3.档案管理部门按照分类标准对归档档案进行分类、编号、编目等处理，上架保存。四、档案的整理与分类（一）整理原则遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.按年度分类：将档案按形成年度进行划分。2.按机构分类：根据公司/组织内部机构设置，将档案分为各部门档案。3.按问题分类：将档案按其反映的主要问题进行分类。4.对于声像电子类档案，可按主题、时间等进行分类，并建立相应的索引目录。（三）编号规则1.档案编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。2.编号采用层次编码法，由全宗号、年度号、保管期限号、机构（问题）号、顺序号组成。3.全宗号：由上级档案管理部门赋予本公司/组织的编号。4.年度号：采用公元纪年，如“20XX”。5.保管期限号：分为“永久”“长期”“短期”，分别用“Y”“C”“D”表示。6.机构（问题）号：根据分类确定的机构或问题代码。7.顺序号：按档案排列顺序依次编号。（四）编目要求1.编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。2.案卷目录应注明案卷编号、题名、年度、保管期限、起止日期、件数、页数等信息。3.卷内文件目录应注明文件编号、责任者、题名、日期、页号等信息。4.编目应准确、清晰，便于查阅。五、档案的保管与保护（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗防雷、防光、防尘等功能。2.库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.使用符合标准的档案柜、档案架、光盘存储设备等装具存放档案。2.档案装具应坚固耐用，便于移动和排列。（三）档案保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。（四）档案清点与统计1.定期对档案进行清点，每年至少一次，确保档案数量准确、存放位置正确。2.建立档案统计制度,对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，及时向上级汇报。（五）档案安全管理1.制定档案安全管理制度，加强对档案库房的安全保卫工作，严禁无关人员进入库房。2.配备必要的消防器材和安全设施，定期进行检查和维护。3.对电子档案要采取加密存储、备份等措施，防止数据丢失和损坏。4.档案管理人员应严格遵守档案管理规定，不得擅自销毁、涂改、伪造档案。六、档案的利用与借阅（一）利用原则档案利用应遵循合法、合理、安全的原则，确保档案信息不被泄露和滥用。（二）利用方式1.查阅：公司/组织内部人员因工作需要可查阅档案，填写查阅申请表，经部门负责人审批后到档案管理部门查阅。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，须填写借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经部门负责人、档案管理部门负责人和公司/组织主管领导审批后，方可借阅。3.复制：根据利用者的需求，可提供档案的复制件，但应注明出处，并加盖档案管理部门印章。（三）利用审批1.查阅一般性档案，由部门负责人审批。2.查阅重要档案或涉及机密的档案，需经档案管理部门负责人和公司/组织主管领导审批。3.借阅档案，无论档案重要程度如何，均需经部门负责人、档案管理部门负责人和公司/组织主管领导审批。（四）利用登记1.建立档案利用登记制度，对查阅、借阅、复制档案的情况进行详细记录。2.登记内容包括利用者姓名、部门、利用时间、档案名称、查阅或借阅期限、利用目的、审批情况及归还时间等。（五）利用期限1.查阅档案一般应在档案管理部门指定的场所进行，当场查阅，不得带出。如有特殊情况需要带出的，须经档案管理部门负责人批准，并在规定时间内归还。2.借阅档案的期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制档案应在档案管理部门监督下进行，复制件应妥善保管，不得随意扩散。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、客观公正、严格保密的原则，确保鉴定结果准确可靠。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和公司/组织主管领导组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（三）鉴定内容1.档案的真实性、完整性和准确性。2.档案的保存价值，包括对公司/组织工作的重要性、历史意义、现实利用价值等。3.档案的保管期限是否合理。（四）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，确定其保存价值。2.综合分析法：结合档案形成的背景、来源、内容等因素，综合分析判断档案的价值。（五）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写档案销毁清单。2.档案销毁清单经公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门负责组织销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁，防止失泄密。4.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清单上签字确认，并将销毁情况报告公司/组织主管领导。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现档案管理的信息化、数字化，提高档案管理效率和服务水平。（二）信息化系统建设1.建立档案管理信息化系统，涵盖档案收集、整理、存储、检索、利用、鉴定销毁等全过程。2.信息化系统应具备数据录入、存储、备份、安全防护等功能，确保档案数据安全可靠。（三）档案数字化1.对重要档案和利用率高的档案进行数字化处理，建立电子档案数据库。2.数字化档案应进行质量控制，确保图像清晰、数据准确、格式规范。（四）电子档案管理1.制定电子档案管理规定，明确电子档案的收集