档案上墙制度程序

档案上墙制度程序一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，确保档案信息的安全、完整与有效利用，规范档案上墙工作流程，特制定本制度程序。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各分支机构以及全体员工在档案管理及档案上墙工作中的相关活动。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实完整原则档案内容必须真实反映公司各项业务活动的实际情况，保证档案的完整性，不得遗漏重要信息。3.安全保密原则加强档案安全防护措施，确保档案信息不被泄露、篡改或丢失，维护公司商业机密和敏感信息安全。4.便于利用原则优化档案管理流程，使档案能够方便、快捷地被查询和使用，提高工作效率，满足公司各项业务对档案信息的需求。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度、流程及标准，并监督执行情况。2.集中统一管理公司各类档案，包括但不限于文书档案、业务档案、财务档案、人事档案等，确保档案的分类准确、编号规范。3.设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施，保障档案存储环境安全。4.组织开展档案的收集、整理、鉴定、编目、装订、上架等基础工作，确保档案质量符合要求。定期对档案进行清查盘点，做到账实相符，并及时处理档案管理中的问题。5.负责档案信息化建设，建立档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索和利用，提高档案管理工作的信息化水平和效率。6.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，组织档案管理业务培训，提高公司整体档案管理水平。7.根据公司业务需求和法律法规要求，做好档案的借阅、查阅、复制等利用服务，并做好登记和跟踪管理，确保档案使用安全。8.按照规定的期限和程序，做好档案的鉴定、销毁工作，确保档案信息的时效性和安全性。（二）各部门档案管理职责1.各部门负责人为本部门档案管理工作的第一责任人，负责组织本部门档案管理工作，确保档案管理工作与业务工作同步开展。2.设立兼职档案管理员，负责本部门日常档案的收集、整理、保管和移交工作，按照档案管理部门的要求，定期将整理好的档案移交至档案管理部门。3.严格执行公司档案管理制度，规范本部门档案的形成、积累和归档工作，确保档案材料的真实、完整、准确，及时将办理完毕的文件材料收集齐全，整理规范后移交档案管理部门。4.配合档案管理部门做好档案的清查盘点、信息化建设、利用服务等工作，积极提供档案利用所需的相关信息和资料。5.负责本部门档案的安全保密工作，对涉及公司商业机密和敏感信息的档案，严格按照保密规定进行管理，防止档案信息泄露。（三）员工个人职责1.员工应积极配合所在部门做好档案材料的收集和整理工作，及时将工作中形成的各类文件材料交至部门兼职档案管理员处。2.严格遵守公司档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、伪造档案材料，不得违规查阅、借阅、复制档案。3.在工作中妥善保管涉及公司机密和工作需要的档案资料，防止丢失或损坏。如发现档案丢失、损坏或信息泄露等情况，应及时向所在部门报告。三、档案收集与整理（一）档案收集范围1.文书档案公司发布的各类文件、通知、通报、报告、决议等正式文件。公司内部形成的工作计划、总结、汇报材料、会议纪要等。与外部单位往来的函件、合同、协议、意向书等。2.业务档案市场营销业务档案，包括市场调研资料、客户信息、销售合同、促销活动方案等。生产管理业务档案，涵盖生产计划、工艺流程、质量检验报告、设备维护记录等。财务管理业务档案，如会计凭证、账簿、财务报表、审计报告、税务资料等。人力资源管理业务档案，包含员工入职档案、培训档案、绩效考核档案、薪酬福利档案等。3.特殊载体档案照片档案，记录公司重要活动、会议、工程建设、产品研发等方面的照片。录音录像档案，包括公司重大活动、重要会议、培训讲座等的录音录像资料。电子档案，以电子数据形式存在的各类文件、报表、数据库等。（二）档案收集要求1.各部门兼职档案管理员应定期收集本部门在业务活动中形成的各类档案材料，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案材料应真实、准确、完整，不得擅自修改、伪造或变造档案内容。对于不符合要求的档案材料，应及时补充或更正。3.收集的档案材料应保持原始性，不得随意剪裁、涂抹或损坏。对于破损或褪色的档案材料，应进行修复或复制。4.电子档案应按照规定的格式和命名规则进行存储，确保电子档案的可读性和可利用性。同时应定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。（三）档案整理方法1.分类按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，对收集到的档案进行分类。一般可分为文书档案、业务档案、特殊载体档案等大类，每大类下再根据具体情况细分小类。例如，文书档案可分为党群工作类、行政管理类、经营管理类等；业务档案可按照不同业务板块进一步细分。2.编号为便于档案的管理和查找，对每一份档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。编号方法可采用年度类别顺序号的形式，如“2023行政001”表示2023年形成的行政管理类第1份档案。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。档案目录应一式两份，一份装订在档案盒内，另一份单独成册，作为档案检索工具。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固。装订时应注意保持档案材料的原貌，不得压字、掉页。对于纸张规格不一致的档案材料，应进行托裱或折叠处理。四、档案鉴定与保管期限划分（一）档案鉴定原则1.以国家有关档案鉴定的法律法规和行业标准为依据，结合公司实际情况，确定档案的鉴定标准和方法。2.从公司历史发展、业务活动和管理需求出发，全面、客观地评估档案的价值，确保鉴定结果准确合理。3.充分考虑档案的现实利用价值和潜在利用价值，既要保证档案的完整性，又要避免过度保存无价值的档案。（二）鉴定组织与程序1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括各部门档案管理业务骨干以及相关专业人员。2.定期对已满保管期限的档案进行鉴定。鉴定小组按照档案鉴定标准，对档案逐一进行审查，提出鉴定意见。3.对于拟销毁的档案，填写《档案销毁鉴定审批表》，详细说明档案的名称、编号、形成时间、保管期限、鉴定理由等信息，经鉴定小组组长审核签字后，报公司分管领导审批。4.公司分管领导审批同意后，方可进行档案销毁处理。（三）保管期限划分1.永久保管公司章程、股东名册、营业执照、税务登记证等公司重要资质文件。公司年度财务决算报告、审计报告、税务清算报告等重要财务文件。公司重大决策、重要会议记录、重要合同协议等对公司发展具有重大影响的文件。涉及公司知识产权、商业秘密、诉讼仲裁等方面的重要档案。2.长期保管公司年度工作计划、总结、统计报表等一般性业务文件，保管期限为10年。公司员工人事档案，保管期限为员工离职后5年。公司一般性合同协议、往来函件等，保管期限为5年。3.短期保管公司临时性通知、便函、一般性文件等，保管期限为1年。公司内部流转的一般性报表、资料等，保管期限为1年。五、档案上墙工作流程（一）上墙档案的选择1.根据公司文化建设、业务展示、管理需求等方面的要求，从已整理归档的档案中筛选出具有代表性、重要性和展示价值的档案作为上墙档案。2.上墙档案应涵盖公司发展历程、重大事件、重要业务成果、企业文化等方面的内容，能够全面、直观地反映公司的整体形象和发展轨迹。3.优先选择具有历史意义、能够体现公司核心价值观和经营理念的档案，如公司成立初期的重要文件、获得的重大荣誉证书、具有里程碑意义的业务合同等。（二）上墙档案的整理与制作1.对选定的上墙档案进行进一步整理，确保档案内容清晰、完整，无破损、褪色等情况。对于需要补充或修复的档案，应及时进行处理。2.根据上墙展示的要求，对档案进行数字化处理，将纸质档案扫描成电子文档，分辨率应不低于300dpi，以保证图像清晰可读。电子文档格式统一为PDF格式，便于存储和展示。3.制作上墙档案的展示页面，页面设计应简洁大方、美观协调，符合公司整体形象和文化风格。展示页面应包含档案题名、日期、来源、内容摘要等关键信息，并配以适当的图片、图表等辅助说明，增强展示效果。4.将数字化处理后的档案电子文档与制作好的展示页面进行整合，形成完整的上墙档案资料包。资料包应按照一定的逻辑顺序进行编排，方便在展示设备上进行展示。（三）上墙档案的展示与维护1.选择合适的展示场所和展示设备，如公司展厅、会议室、办公区域走廊等，安装专业的档案展示系统或使用电子显示屏、展板等设备进行档案上墙展示。2.根据展示场所的布局和观众的观看习惯，合理安排上墙档案的展示顺序和展示方式，确保展示效果最佳。可以采用滚动播放、分类展示、专题展示等多种形式，提高档案的展示效率和吸引力。3.定期对上墙档案进行检查和维护，确保展示设备正常运行，档案内容清晰可见。如发现展示设备故障或档案内容出现问题，应及时进行维修和更换。4.根据公司发展和业务变化情况，适时对上墙档案进行更新和调整，确保展示内容始终保持时效性和准确性，能够及时反映公司最新的发展动态和业务成果。六、档案借阅与查阅（一）借阅与查阅范围1.公司员工因工作需要，可查阅和借阅与其工作相关的档案。2.外单位因业务往来、合作交流等原因，需要查阅公司档案的，须经公司相关部门负责人批准，并按照规定办理查阅手续。3.涉及公司商业机密、敏感信息以及法律法规规定限制查阅的档案，未经公司授权，不得查阅和借阅。（二）借阅与查阅流程1.员工借阅与查阅员工填写《档案借阅申请表》或《档案查阅申请表》，详细说明借阅或查阅档案的名称、编号、用途、查阅期限等信息，并经所在部门负责人签字同意。将申请表提交至档案管理部门，档案管理人员对申请进行审核，核实申请理由和查阅范围是否符合规定。审核通过后，档案管理人员根据申请表提供的信息，为员工办理档案借阅或查阅手续。借阅档案的，应登记借阅日期、归还日期、档案编号等信息，并要求员工签字确认；查阅档案的，可在档案管理部门指定的场所进行查阅，并由档案管理人员现场监督。员工应在规定的查阅期限内归还借阅的档案，如需延期，应提前向档案管理部门申请并说明理由。档案归还时，档案管理人员应认真检查档案是否完好无损，如有损坏或丢失，应及时查明原因并追究相关人员责任。2.外单位查阅外单位查阅公司档案，须提前向公司提交《档案查阅申请函》，说明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息，并加盖单位公章。公司相关部门对申请函进行审核，审核通过后，报公司分管领导审批。经公司分管领导批准后，档案管理部门通知外单位前来办理查阅手续。外单位查阅人员应携带有效身份证件，在档案管理部门指定的场所进行查阅，并由档案管理人员现场陪同监督。查阅过程中，不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容，如需摘抄、复制、拍照，须另行向公司提交申请并经批准。查阅结束后，外单位查阅人员应在《档案查阅登记表》上签字确认，档案管理人员对外单位查阅情况进行记录并存档。（三）借阅与查阅的保密要求1.借阅和查阅档案的人员应严格遵守公司保密制度，不得泄露档案内容，不得将档案用于与工作无关的目的。2.对于涉及公司商业机密和敏感信息的档案，借阅和查阅人员应采取必要的保密措施，防止信息泄露。如发现档案信息泄露，应立即向公司报告，并配合公司采取相应的措施进行处理。3.档案管理部门应对借阅和查阅档案情况进行跟踪和监督，确保档案使用安全。如发现借阅和查阅人员违反保密规定，应及时制止并按照公司规定进行处理。七、档案安全与保密（一）档案安全管理措施1.档案库房应安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全设施，配备必要的消防器材、监控设备、温湿度调节设备等，并定期进行检查和维护，确保设施设备正常运行。2.档案库房应实行专人管理，严格限制无关人员进入。档案管理人员应熟悉档案库房安全管理制度，掌握安全防范技能，做好库房日常安全巡查工作，及时发现和处理安全隐患。3.对档案进行定期盘点和清查，确保档案数量准确、账实相符。如发现档案丢失、损坏或被盗等情况，应立即报告公司领导，并采取相应的措施进行查找和处理。4.加强档案信息化安全管理，建立健全档案管理信息系统的安全防护机制，设置用户权限管理，防止未经授权的访问和数据泄露。定期对档案管理信息系统进行备份，备份数据应异地存储，确保数据安全。（二）档案保密制度1.明确档案保密范围，包括公司商业机密、技术秘密、财务信息、客户信息、人事信息等各类涉及公司利益和安全的信息。2.对涉及保密档案的人员进行保密教育和培训，并签订保密协议，明确保密责任和义务。3.严格控制保密档案的查阅、借阅、复制等环节，按照规定的审批程序进行操作，确保保密档案不被泄露。4.在档案整理、存储、传输、利用等过程中，采取加密、脱敏等技术手段，对保密档案进行保护。5.加强对办公区域、档案库房等场所的保密管理，防止无关人员接触保密档案。对废弃的保密档案，应按照规定进行销毁处理，确