档案托管制度

档案托管制度一、总则（一）目的为了规范公司/组织的档案托管工作，确保档案的安全、完整和有效利用，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及档案托管的部门、岗位及相关人员。（三）基本原则1.合法性原则：档案托管工作必须符合国家法律法规及行业标准的要求。2.真实性原则：确保档案内容真实、准确，不得篡改、伪造档案信息。3.完整性原则：保证档案资料的齐全、完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则：对涉及公司/组织机密的档案严格保密，防止信息泄露。5.便利性原则：在保证档案安全和质量的前提下，提供便捷的档案查询、利用服务。二、档案托管机构选择与管理（一）选择标准1.具备合法的经营资质，拥有相关部门颁发的档案托管业务许可证。2.具有良好的信誉和口碑，无违规违纪记录。3.具备完善的档案管理设施和安全防护措施，如防火、防潮、防虫、防盗等设备。4.拥有专业的档案管理人员，具备档案管理相关专业知识和技能。5.能够提供符合公司/组织需求的档案托管服务，包括档案整理、存储、检索、借阅等功能。（二）评估与选择1.成立档案托管机构评估小组，成员包括公司/组织内部的档案管理专家、法务人员、财务人员等。2.对候选的档案托管机构进行实地考察，了解其设施设备、人员配备、管理流程等情况。3.查阅候选机构的相关资质证明、业绩报告、客户评价等资料，进行综合评估。4.根据评估结果，选择最适合公司/组织的档案托管机构，并签订档案托管服务合同。（三）合同管理1.档案托管服务合同应明确双方的权利和义务，包括档案的交接、存储期限、服务费用、保密责任、违约责任等条款。2.合同签订后，由专人负责跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。3.定期对档案托管机构的服务质量进行评估，如发现问题及时要求其整改，并根据合同约定追究其违约责任。三、档案收集与整理（一）收集范围1.公司/组织在日常经营活动中形成的各类文件、资料、记录等，包括但不限于合同协议、财务报表、人事档案、业务文件、技术资料等。2.国家法律法规及行业标准要求必须归档保存的文件资料。3.对公司/组织具有重要价值和历史意义的文件资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整地收集上来。2.档案收集人员应熟悉档案管理相关规定，对收集的档案进行初步审核，确保档案内容真实、准确、完整，符合归档要求。3.对于重要档案或涉及机密的档案，应采取特殊的收集方式，如专人护送、加密传输等，确保档案安全。（三）整理规范1.按照档案的形成时间、来源、内容等因素进行分类，建立科学合理的档案分类体系。2.对每份档案进行编号，编制档案目录，注明档案的名称、编号、日期、来源、保管期限等信息，便于查询和管理。3.对档案进行装订、编页、编目等整理工作，确保档案整齐、规范。4.对电子档案应进行分类存储，建立电子档案数据库，确保电子档案的可读性和可利用性。四、档案存储与保管（一）存储环境1.档案托管机构应提供符合档案存储要求的专用库房，库房应具备良好的通风、防潮、防虫、防火、防盗等条件。2.库房内配备必要的档案存储设备，如档案架、档案柜、温湿度控制设备、消防设备等。3.对库房的温湿度进行实时监测和控制，确保库房温湿度符合档案存储要求。（二）保管措施1.对档案进行分类存放，不同类别的档案应分开存放，便于查找和管理。2.对重要档案和机密档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储、专人保管等。3.定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行处理，并查明原因，追究相关人员的责任。4.对超过保管期限的档案，应按照规定进行鉴定和销毁，确保档案信息的时效性和准确性。（三）安全管理1.档案托管机构应建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的安全管理。2.配备必要的安全防范设备，如门禁系统、监控系统、报警系统等，确保档案库房的安全。3.对档案管理人员进行安全培训，提高其安全意识和应急处理能力。4.制定档案安全应急预案，定期进行演练，确保在发生安全事故时能够及时、有效地进行处理。五、档案检索与利用（一）检索方式1.建立完善的档案检索系统，包括纸质档案目录检索和电子档案数据库检索。2.提供多种检索途径，如按档案编号、名称、日期、来源、关键词等进行检索，方便用户快速查找所需档案。3.定期对档案检索系统进行维护和更新，确保检索信息的准确性和完整性。（二）利用流程1.用户如需利用档案资料，应填写档案利用申请表，注明利用目的、所需档案名称、编号等信息。2.档案管理部门对用户的申请进行审核，审核通过后，向档案托管机构发出档案调阅通知。3.档案托管机构根据调阅通知，及时将所需档案提供给用户，并办理档案借阅登记手续。4.用户应在规定的时间内归还档案，档案管理人员对归还的档案进行检查，确保档案完好无损。（三）利用限制1.涉及公司/组织机密的档案，未经授权不得查阅、复制和传播。2.档案利用应遵循合法、合规、合理的原则，不得用于非法目的或损害公司/组织利益。3.对档案的利用情况应进行记录，包括利用时间、利用人、利用目的、档案名称等信息，以便进行统计和分析。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据国家法律法规及行业标准的要求，结合公司/组织的实际情况，制定档案鉴定标准。2.档案鉴定应遵循全面、客观、公正的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，成员包括公司/组织内部的档案管理专家、业务部门负责人、法务人员等。2.档案鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。（三）销毁程序1.对经过鉴定需要销毁的档案，编制档案销毁清单，注明档案名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。2.档案销毁清单经档案鉴定小组组长审核签字后，报公司/组织主管领导批准。3.档案销毁应在指定的地点进行，由专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。4.档案销毁后，监销人员应在档案销毁清单上签字确认，并将档案销毁清单存档保存。七、档案管理人员职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司/组织的档案管理制度，并组织实施。2.指导和监督各部门的档案收集、整理、归档等工作。3.负责档案的集中管理，包括档案的存储、保管、检索、利用、鉴定、销毁等工作。4.定期对档案管理工作进行总结和评估，提出改进措施和建议。(二)档案管理人员职责1.负责档案的日常收集、整理、归档、存储、保管等工作，确保档案的安全和完整。2.熟练掌握档案检索系统的操作方法，为用户提供准确、快捷的档案查询服务。3.严格按照档案利用流程办理档案借阅手续，对档案利用情况进行记录和跟踪。4.参与档案鉴定工作，协助档案鉴定小组确定档案的保管期限和销毁范围。5.负责档案库房的安全管理，定期对档案进行检查和清点，发现问题及时报告并处理。八、监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部应建立健全档案管理监督机制，定期对档案管理工作进行检查和评估。2.档案管理部门应定期向公司/组织主管领导汇报档案管理工作情况，接受领导的监督和指导。3.各部门应配合档案管理部门的工作，及时提供档案管理所需的资料和信息，接受档案管理部门的监督和检查。（二）外部监督1.接受国家档案行政管理部门及相关行业主管部门的监督检查，及时整改存在的问题。2.定期对档案托管机构的服务