会计档案规章制度

会计档案规章制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织会计档案管理，保证会计档案的安全、完整、有效利用，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》以及国家有关会计档案管理的规定，结合本公司/组织实际情况，制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于本公司/组织及所属各部门的会计档案管理工作。（三）定义本规章制度所称会计档案，是指本公司/组织在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映本单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。（四）管理原则会计档案管理遵循统一领导、分级管理的原则，由本公司/组织财务部门负责会计档案工作的指导、监督和检查，并指定专人负责会计档案的具体管理工作。各部门应积极配合财务部门做好会计档案的收集、整理、保管等工作。二、会计档案的内容（一）会计凭证1.原始凭证，包括发票、收据、报销单、借款单等各类原始单据。2.记账凭证，根据审核无误的原始凭证编制的，记录经济业务的会计分录凭证。（二）会计账簿1.总账，按照会计科目分类登记全部经济业务的账簿。2.明细账，按照明细科目分类登记某一类经济业务的账簿。3.日记账，按照经济业务发生时间顺序逐日逐笔登记的账簿，如现金日记账、银行存款日记账。4.辅助账簿，对某些在总账和明细账中未能记载或记载不全的经济业务进行补充登记的账簿。（三）财务会计报告1.月度、季度、年度财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等主表及相关附表。2.财务情况说明书，对本公司/组织一定会计期间内财务、成本等情况进行分析总结的书面文字报告。（四）其他会计资料1.银行存款余额调节表，用于核对银行存款日记账与银行对账单之间的差异，调整未达账项的表格。2.银行对账单，银行提供的本公司/组织银行账户收支明细记录。3.纳税申报表，本公司/组织向税务机关申报缴纳税款的报表。4.会计档案移交清册，记录会计档案移交情况的清单。5.会计档案保管清册，详细记录会计档案保管情况的清单。6.会计档案销毁清册，记录会计档案销毁情况的清单。7.其他具有保存价值的会计核算专业资料。三、会计档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应按照财务部门的要求，及时将本部门发生的经济业务相关的会计资料传递给财务部门。2.财务部门在办理会计核算业务过程中，应及时收集各类会计凭证、账簿、报表等资料，确保资料的完整性。3.对于电子会计资料，应按照规定的格式和存储方式进行收集，确保数据的准确性和可读性。（二）整理要求1.会计凭证的整理将原始凭证按照记账凭证的编号顺序进行整理，确保每一张原始凭证都与对应的记账凭证相符。对于纸张较大的原始凭证，应进行折叠或裁剪，使其大小与记账凭证一致，并粘贴在记账凭证后面。在记账凭证封面注明凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管、记账、审核、装订人员等信息。2.会计账簿的整理总账、明细账、日记账应按照科目顺序进行排列，对于有空白页的账簿，应在空白页上加盖“此页空白”戳记。账簿应加装封面和封底，在封面上注明账簿名称、年度、账簿编号、保管期限等信息。3.财务会计报告的整理月度、季度、年度财务报表应按照时间顺序进行排列，装订成册。在财务报表封面注明报表名称、编制单位、编制日期、金额单位等信息。4.其他会计资料的整理银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表等应按照时间顺序进行整理，装订成册。会计档案移交清册、保管清册、销毁清册等应按照规定的格式进行填写，确保信息准确完整。四、会计档案的保管（一）保管期限1.会计凭证类：原始凭证、记账凭证保管期限为30年。2.会计账簿类：总账、明细账、日记账、辅助账簿保管期限为30年；固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务会计报告类：月度、季度、半年度财务会计报告保管期限为10年；年度财务会计报告永久保管。4.其他会计资料类：银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表保管期限为10年；会计档案移交清册保管期限为30年；会计档案保管清册、会计档案销毁清册永久保管。（二）保管地点1.本公司/组织应设置专门的会计档案保管库房，确保库房安全、防火、防潮、防虫、防盗等设施齐全。2.会计档案保管库房应保持清洁、干燥，温度、湿度应符合国家规定的标准。3.对于电子会计档案，应存储在磁性介质或光盘等存储设备上，并定期进行备份，备份数据应异地存放。（三）保管要求1.会计档案应分类存放，按照保管期限和类别进行编号，便于查找和管理。2.对于纸质会计档案，应采用专柜存放，不得随意堆放，防止档案受损、丢失。3.对于电子会计档案，应建立电子会计档案管理制度，确保电子会计档案的安全存储和有效利用。电子会计档案应定期进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。4.会计档案管理人员应定期对会计档案进行清查盘点，确保账实相符。如发现会计档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施。五、会计档案的查阅与借阅（一）查阅要求1.本公司/组织内部人员查阅会计档案，应填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经本部门负责人和财务部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅会计档案时，应在指定地点进行，查阅人员不得擅自将会计档案带出保管地点。3.查阅人员应爱护会计档案，不得在会计档案上涂画、标记、拆封、抽换等。4.查阅会计档案后，查阅人员应及时将会计档案归还保管人员，并在《会计档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅要求1.本公司/组织外部单位（如审计机关、税务机关等）因工作需要查阅或借阅会计档案，应持单位介绍信，经本公司/组织负责人和财务部门负责人批准后，方可查阅或借阅。2.借阅会计档案时，应填写《会计档案借阅申请表》，注明借阅单位名称、借阅内容、借阅时间、归还时间等信息，并办理借阅登记手续。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管会计档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录会计档案内容。如因特殊需要复制会计档案的，应经财务部门负责人批准，并在《会计档案复制申请表》上注明复制内容、用途等信息。5.借阅人员归还会计档案时，应确保档案的完整性和准确性，如有损坏、丢失等情况，应承担相应的赔偿责任。六、会计档案的销毁（一）销毁条件1.保管期满的会计档案，除本规章制度另有规定外，可以按照规定程序销毁。2.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。3.正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。（二）销毁程序1.由本公司/组织财务部门提出会计档案销毁意见，会同档案管理部门共同鉴定，严格审查，编制会计档案销毁清册。2.会计档案销毁清册应包括会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。3.本公司/组织负责人在会计档案销毁清册上签署意见。4.销毁会计档案时，应当由本公司/组织财务部门、档案管理部门共同派员监销。5.监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章