档案制度全套

档案制度全套一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本档案制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各种文件材料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理的规范化和科学化。2.真实性原则档案应如实反映公司/组织各项工作活动的实际情况，保证档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集公司/组织在工作过程中形成的各种文件材料，确保档案的完整性，不得遗漏重要文件。4.保密性原则对涉及公司/组织机密的档案，严格按照保密规定进行管理，防止档案信息的泄露。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置及人员配备公司/组织设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责档案管理工作。档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉公司/组织业务，经过相关培训后上岗。（二）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度根据国家法律法规和行业标准，结合公司/组织实际情况，制定和修订档案管理制度，确保档案管理工作有章可循。2.档案收集与整理负责收集公司/组织各部门在工作活动中形成的各类文件材料，按照档案分类标准进行整理、编目，使其系统化、条理化。3.档案保管建立健全档案保管制度，配备必要的档案保管设施设备，如档案库房、档案架、防潮防虫设备等，确保档案的安全保管。4.档案鉴定与销毁定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限且无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。5.档案统计对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，及时掌握档案动态，为档案管理决策提供依据。6.档案利用服务建立档案查阅利用制度，为公司/组织内部各部门及员工提供档案查阅服务，根据需要依法为外部单位或个人提供档案查阅、复制等服务。7.档案信息化建设推进档案信息化管理，建立档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用，提高档案管理工作效率和服务水平。三、档案的分类与编号（一）档案分类标准1.行政类包括公司/组织设立、变更、注销等相关文件，行政管理工作中形成的各类文件，如通知、报告、会议纪要等。2.人事类涵盖员工招聘、培训、考核、薪酬、福利、劳动合同等人事管理文件。3.财务类包含财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表等财务工作文件。4.业务类根据公司/组织业务特点进行分类，如市场营销、生产管理、质量管理、技术研发等业务领域形成的文件。5.项目类针对公司/组织的各类项目，包括项目立项、可行性研究、项目实施过程中形成的文件等。6.合同类各种合同文本，如采购合同、销售合同、租赁合同、技术合同等。7.其他类不属于上述分类的其他文件材料，如荣誉证书、资质证书、审计报告等。（二）档案编号规则1.编号结构档案编号采用“类别代码+年度+流水号”的结构。2.类别代码根据档案分类标准，为每一类档案设定相应的代码，如行政类为“XZ”，人事类为“RS”等。3.年度以公元纪年表示，如“2023”。4.流水号按照档案形成的先后顺序，从“001”开始依次编号。例如，一份行政类档案，形成于2023年，其编号为“XZ2023001”。四、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.公司/组织内部各部门形成的文件材料包括部门工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表等。2.员工个人在工作中形成的文件材料如工作汇报、调研报告、业务文件等。3.对外交往中形成的文件材料如与客户、合作伙伴签订的合同、协议、往来信函等。4.上级机关下发的文件材料与公司/组织业务相关的各类文件、通知、指示等。5.其他具有保存价值的文件材料（二）档案收集要求1.及时性各部门应在文件材料形成后及时收集整理，定期移交档案管理部门，不得积压或拖延。2.完整性确保收集的文件材料齐全完整，不得遗漏重要文件。对文件的正件与附件、定稿与修改稿等应一并收集。3.准确性收集的文件材料应真实准确，不得伪造、篡改文件内容。（三）档案整理方法1.分类按照档案分类标准，将收集到的文件材料进行分类。2.装订对纸张规格不一致、破损或有金属物的文件材料进行修整、裱糊或去除金属物后，采用线装或胶装的方式进行装订。3.编目编制档案目录，包括档号、题名、责任者、日期、页数、保管期限等项目，便于档案的检索和查阅。4.装盒将整理好的档案装入档案盒，在档案盒封面填写档号、年度、保管期限、全宗号等信息。五、档案的保管（一）档案保管条件1.档案库房档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，保持适宜的温度（14℃24℃）和湿度（45%60%）。2.档案装具配备标准的档案架、档案柜等装具，确保档案存放有序，便于查找和利用。3.安全设施安装火灾自动报警系统、灭火设备、防盗门窗、监控设备等安全设施，保障档案的安全。（二）档案保管期限划分1.永久保管凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管定期保管的档案分为30年、10年两种期限。对在一定时期内具有查考利用价值的档案，根据其重要程度和保存价值确定保管期限。（三）档案保管期限的变更与延长1.变更档案保管期限确需变更的，由档案管理部门提出意见，报公司/组织领导审批后实施。2.延长档案保管期限届满，因工作需要仍需继续保存的，由档案管理部门提出延长保管期限的申请，经鉴定后报公司/组织领导批准。（四）档案库房管理1.专人负责档案库房实行专人管理，档案管理人员应严格遵守库房管理制度，不得擅自离岗。2.出入登记建立档案库房出入登记制度，对进入库房的人员和档案进出情况进行详细记录。3.定期检查定期对档案库房进行检查，包括档案的存放状况、保管设施设备运行情况等，发现问题及时处理。4.清洁卫生保持档案库房的清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员及档案管理人员组成，负责档案鉴定工作。（二）档案鉴定标准1.保管期限届满的档案对已到保管期限的档案，根据其查考利用价值和历史意义进行鉴定。2.失去保存价值的档案档案内容已无实际用途，或已被新的文件材料替代，且无参考价值的档案。3.重复、冗余的档案内容重复、信息冗余的档案。（三）档案鉴定程序1.初步审查档案管理部门对拟鉴定的档案进行初步审查，确定需要鉴定的档案范围。2.详细审查鉴定工作小组对档案进行详细审查，根据鉴定标准，确定档案的存毁意见。3.审批档案鉴定意见报公司/组织领导审批。（四）档案销毁程序1.编制销毁清册对批准销毁的档案，编制档案销毁清册，详细记录档案的档号、题名、责任者、日期、保管期限等信息。2.监销档案销毁时，应指定专人监销，确保档案销毁过程的安全、彻底。监销人员应在销毁清册上签字确认。3.销毁记录对档案销毁情况进行记录，包括销毁时间、地点、方式等，并存档备查。七、档案的统计与检索（一）档案统计1.统计内容档案的收进、移出、整理、鉴定、销毁、利用等情况。2.统计方法建立档案统计台账，定期对档案管理工作各项数据进行统计分析，填写统计报表。3.统计报表报送档案管理部门应定期向公司/组织领导报送档案统计报表，为档案管理决策提供依据。（二）档案检索1.检索工具建立档案目录索引、电子检索系统等检索工具，方便档案的查找和利用。2.检索途径提供多种检索途径，如档号检索、题名检索、责任者检索、日期检索等，满足不同用户的检索需求。3.检索系统维护定期对档案检索系统进行维护和更新，确保检索信息的准确性和完整性。八、档案的利用（一）利用范围1.公司/组织内部各部门及员工因工作需要查阅、借阅档案。2.外部单位或个人根据法律法规和公司/组织规定，经批准后为外部单位或个人提供档案查阅、复制等服务。（二）利用方式1.查阅公司/组织内部人员查阅档案，需填写档案查阅申请表，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。外部单位或个人查阅档案，需提交查阅申请函，经公司/组织领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。2.借阅因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制根据利用者需求，经批准后可为其提供档案复制服务。复制档案应保证内容完整、清晰，与原件一致。（三）利用登记对档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用内容、利用方式等，便于对档案利用情况进行跟踪和管理。九、档案的保密与安全（一）档案保密制度1.保密范围涉及公司/组织商业秘密、技术秘密、财务秘密、人事秘密等机密信息的档案。2.保密措施对保密档案实行专人专柜保管，严格限制查阅人员范围，查阅保密档案需经公司/组织保密管理部门批准，并在指定地点查阅，不得擅自复印、拍照、记录等。档案管理人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案机密信息。（二）档案安全制度1.安全管理责任明确档案管理部门及相关人员的安全管理责任，确保档案的安全保管和利