档案管理依法治县制度

PAGE档案管理依法治县制度一、总则（一）目的为了加强档案管理工作，保障档案的完整与安全，充分发挥档案在依法治县中的作用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本县实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本县行政区域内各级党政机关、人民团体、企事业单位以及其他社会组织的档案管理活动。（三）基本原则1.依法治档原则：严格遵守国家档案法律法规，依法开展档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.集中统一管理原则：实行档案工作统一领导、分级管理，确保档案管理的规范化、标准化。3.维护档案的完整与安全原则：采取有效措施，防止档案的损坏、丢失和泄密，确保档案的真实性和完整性。4.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为依法治县工作提供便捷的档案信息服务。二、档案管理机构与职责（一）档案管理机构设置1.县档案局：负责本县档案工作的统筹规划、组织协调、监督指导和行政执法检查。2.各单位档案管理部门：负责本单位档案的具体管理工作，配备专（兼）职档案管理人员，确保档案管理工作的正常开展。（二）档案管理机构职责1.县档案局职责贯彻执行国家档案法律法规和方针政策，制定本县档案工作规章制度并组织实施。组织开展档案业务培训和宣传教育，提高全县档案管理水平。监督指导全县各单位档案工作，对违反档案法律法规的行为进行查处。负责本县档案资源的整合与开发利用，推进档案信息化建设。2.各单位档案管理部门职责贯彻执行国家和本县档案管理的法律法规及规章制度，制定本单位档案管理办法并组织实施。负责收集、整理、保管本单位在各项工作活动中形成的各类档案，确保档案的完整与安全。按照规定向县档案局移交应进馆的档案，并做好档案的统计工作。积极开展档案利用工作，为单位各项工作提供档案信息支持。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.文书档案：包括本单位在行政管理、业务工作等活动中形成的各类文件材料，如请示、报告、通知、会议纪要等。2.科技档案：涉及本单位科研、生产、建设等活动的技术文件、图纸、数据等资料。3.会计档案：本单位的会计凭证、账簿、报表等会计核算资料。4.人事档案：干部职工的履历、考核、任免、奖惩、工资等个人信息资料。5.声像档案：反映本单位重要活动、事件的照片、录音、录像等资料。6.电子档案：以数字形式存储在计算机系统中的各类文件材料。（二）档案收集要求1.及时收集：相关部门和人员应在文件材料形成或办理完毕后，及时将其移交档案管理部门，确保档案收集的时效性。2.完整齐全：收集的档案应涵盖本单位各项工作活动的全过程，保证档案内容的完整性。3.真实准确：档案内容应真实反映本单位工作实际情况，确保档案信息的准确性。（三）档案整理方法1.分类：按照档案的形成领域、时间、内容等因素进行分类，一般分为党群工作、行政管理、业务工作等类别。2.编号：对每一份档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，注明档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订时应注意保持文件的原貌，避免损坏文件。四、档案的保管（一）档案保管场所建设1.档案库房：应选择地势较高、干燥通风、防火防盗的地点建设档案库房，库房面积应满足档案存储的需要。2.档案装具：配备符合标准的档案柜、档案架等装具，确保档案存放安全、整齐。3.防护设施：安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光及防有害气体等防护设施，保障档案的安全保管。（二）档案保管要求1.温度与湿度控制：档案库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%范围内。2.档案存放方式：按照档案的类别、年度、保管期限等进行有序存放，便于查找和管理。3.定期检查：档案管理人员应定期对档案进行检查，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题，如档案霉变、破损等。4.档案修复与抢救：对破损、褪色等有问题的档案，应及时进行修复和抢救，确保档案的可读性和完整性。（三）档案数字化管理1.数字化方案制定：根据档案管理实际需求，制定档案数字化工作计划和实施方案，明确数字化的范围、标准、流程等。2.数字化加工：按照相关标准和规范，对纸质档案进行扫描、图像处理、数据挂接等数字化加工，确保数字化档案的质量。3.数字化存储：将数字化档案存储在安全可靠的存储设备上，并建立备份机制，防止数据丢失。4.数字化利用：建立档案数字化利用平台，方便用户通过网络查询、借阅数字化档案，提高档案利用效率。五、档案的利用（一）利用范围1.本单位内部利用：为本单位各项工作提供档案信息支持，如查阅政策文件、工作记录等。2.社会利用：依法为公民、法人和其他组织提供档案查阅服务，如涉及民生的档案查询等。（二）利用方式1.查阅：用户可到档案管理部门查阅纸质档案或通过数字化利用平台查阅数字化档案。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应办理借阅手续，注明借阅期限、归还时间等，并确保档案的安全归还。3.复制：根据用户需求，可为其提供档案复印件或数字化副本，但应注明复制出处，并按规定收取复制费用。（三）利用审批1.本单位内部利用审批：本单位工作人员查阅、借阅档案，应填写档案利用申请表，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理利用手续。2.社会利用审批：公民、法人和其他组织查阅、借阅档案，应提交有效身份证件或证明文件，填写档案利用申请表，经档案管理部门负责人审核，报分管领导批准后，方可办理利用手续。涉及国家机密、商业秘密等敏感档案的利用，应严格按照保密规定进行审批。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、业务骨干及相关专家组成，负责对档案的鉴定工作进行组织和指导。（二）鉴定标准1.保管期限划分：根据档案的重要性、保存价值等因素，将档案保管期限划分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。2.鉴定依据：以国家有关规定和本单位档案保管期限表为依据，结合档案形成的历史背景、现实作用等进行综合鉴定。（三）鉴定程序1.初步鉴定：档案管理人员对到期档案进行初步整理，提出初步鉴定意见，确定需要进一步鉴定的档案范围。2.详细鉴定：鉴定工作小组对初步确定的档案进行详细审查，逐卷逐件分析档案的保存价值，提出鉴定结论。3.审批：鉴定工作小组的鉴定结论报本单位分管领导审批。（四）销毁程序1.编制销毁清册：对经批准销毁的档案，编制销毁清册，注明档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。2.监销：销毁档案时，应指定专人监销，确保销毁过程的真实性和彻底性。监销人员应在销毁清册上签字确认。3.销毁记录：对档案销毁情况进行记录，包括销毁时间、地点、方式等，并存档备查。七、档案统计与移交（一）档案统计1.统计内容：包括档案的数量、种类、保管期限、利用情况等方面的统计信息。2.统计方法：档案管理部门应建立档案统计台账，定期对档案进行统计，并向上级档案管理部门报送统计报表。统计数据应真实、准确、完整。（二）档案移交1.移交范围：各单位应按照规定，定期向县档案局移交应进馆的档案，包括永久保存的档案和部分重要的长期保存档案。2.移交要求：移