档案统计鉴定销毁制度

PAGE档案统计鉴定销毁制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的真实性、完整性和安全性，规范档案统计、鉴定与销毁工作，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、保管、利用过程中的统计、鉴定与销毁工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：档案统计数据应真实可靠，鉴定结论应客观公正，销毁过程应严格记录。3.安全保密原则：保障档案信息安全，防止档案信息泄露，维护公司利益。4.全程管理原则：对档案统计、鉴定与销毁工作进行全过程管理，确保各环节有序衔接。二、档案统计（一）统计内容1.档案数量统计：包括各类档案的年度新增数量、累计数量、现存数量等。2.档案种类统计：明确公司档案的分类类别，如文书档案、科技档案、人事档案、财务档案等，并统计各类档案的数量分布。3.档案保管期限统计：统计不同保管期限档案的数量，如短期、中期、长期档案的数量情况。4.档案利用情况统计：记录档案的查阅、借阅次数，利用目的，利用效果等。（二）统计方法1.定期统计：各部门档案管理人员应于每年[具体时间]对本部门档案进行全面统计，并填写档案统计报表。2.动态统计：在日常档案管理工作中，及时记录档案的增减变动情况，确保统计数据的实时性。3.集中汇总：各部门将统计报表报送至公司档案管理部门，由档案管理部门进行集中汇总，形成公司年度档案统计报告。（三）统计报表1.档案基本情况统计表：反映各类档案的数量、保管期限等基本信息。2.档案利用情况统计表：记录档案查阅、借阅的相关数据。3.档案变动情况统计表：用于统计档案的新增、销毁、移交等变动情况。（四）统计分析1.定期分析：档案管理部门应每年对档案统计数据进行分析，总结档案管理工作的规律和趋势。2.专项分析：针对档案管理中的特定问题或需求，开展专项统计分析，为决策提供依据。3.结果运用：根据统计分析结果，优化档案管理流程，合理配置档案资源，提高档案管理效率。三、档案鉴定（一）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由公司分管领导担任组长，档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员为成员。2.鉴定小组职责：负责制定档案鉴定标准和计划，组织实施档案鉴定工作，审议鉴定结果，做出鉴定决定。（二）鉴定标准1.依据国家有关档案保管期限的规定，结合公司实际情况，制定档案鉴定保管期限表。2.对于已超过保管期限的档案，根据其历史价值、现实利用价值等因素进行鉴定。3.具有重要历史意义、涉及公司核心业务、可能对公司产生重大影响的档案，应适当延长保管期限。（三）鉴定程序1.初步审查：档案管理部门对拟鉴定的档案进行初步整理和审查，剔除重复、无效档案。2.小组审议：鉴定小组对初步审查后的档案进行集中审议，根据鉴定标准，逐卷（件）确定档案的存毁意见。3.结果公示：鉴定结果在公司内部进行公示，公示期为[具体天数]，广泛征求意见。4.审批确定：经公示无异议后，鉴定结果报公司分管领导审批，最终确定档案的存毁。（四）鉴定记录1.建立档案鉴定工作台账，详细记录鉴定档案的名称、数量、保管期限、鉴定意见、审批结果等信息。2.对鉴定过程中的讨论记录、公示情况等相关资料进行整理归档，以备查阅。四、档案销毁（一）销毁范围1.经鉴定确定为无保存价值的档案。2.已超过保管期限且无继续保存必要的档案。3.因保管不善等原因导致损坏、变质，无法修复且无利用价值的档案。（二）销毁方式选择1.对于纸质档案，可采用焚烧、粉碎等方式进行销毁。2.对于电子档案，应采用专业的数据删除软件进行彻底删除，并进行数据覆盖，确保数据无法恢复。3.对于涉及机密信息的档案，应在符合保密要求的场所进行销毁，并采取必要的保密措施。（三）销毁程序1.编制销毁清单：档案管理部门根据鉴定审批结果，编制档案销毁清单，详细列出拟销毁档案的名称、数量、保管期限等信息。2.审批备案：销毁清单报公司分管领导审批，并报上级主管部门备案。3.组织实施：由档案管理部门会同相关部门，按照审批后的销毁清单进行档案销毁工作。4.现场监督：销毁过程中，应安排专人进行现场监督，确保销毁工作彻底、安全。5.销毁记录：对档案销毁的时间、地点、方式、参与人员等进行详细记录，并由监督人员签字确认。（四）销毁后处置1.销毁工作结束后，对销毁现场进行清理，确保无残留档案信息。2.将销毁记录及相关资料整理归档，长期保存。五、监督与检查（一）内部监督1.公司档案管理部门定期对各部门档案统计、鉴定与销毁工作进行检查，确保工作符合制度要求。2.审计部门将档案管理工作纳入内部审计范围，对档案统计、鉴定与销毁工作的合规性进行审计监督。（二）外部监督1.接受上级主管部门、档案行政管理部门等的监督检查，积极配合并及时整改存在的问题。2.根据外部监督意见，完善档案统计鉴定销毁制度，不断提高档案管理水平。六、责任追究（一）责任界定1.因档案管理人员工作失误，导致档案统计数据失实、鉴定不准确、销毁不当等，由档案管理人员承担相应责任。2.各部门未按规定进行档案统计与移交工作引发问题的，由部门负责人承担主要责任。3.对于违反本制度规定，故意泄露档案信息、擅自销毁档案等行为，依法追究相关人员的法律责任。（二）责任追究方式1.批评教育：对违反制度情节较轻者，给予批评教育，并责令限期整改。2.经济处罚：对因工作失误给公司造成一定损失的，给予相应的经济处罚。3.行政处分：对情节严重、造成重大损失的，给予警告、记过、降职、撤职等行政处分。4.法律追究：对构成犯罪的，依法