腾讯档案管理制度

PAGE腾讯档案管理制度总则目的为加强腾讯公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。适用范围本制度适用于腾讯公司总部及各分支机构、子公司、事业部等所有部门及员工。基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司各项工作的实际情况。3.完整性原则：全面收集、整理公司各类档案，保证档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息安全。5.便捷利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、利用。档案管理机构及职责档案管理部门公司设立专门的档案管理部门，负责统筹管理公司档案工作。其主要职责包括：1.制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。3.建立和维护公司档案信息管理系统，实现档案的信息化管理。4.开展档案利用服务，为公司各项工作提供档案支持。5.对公司各部门档案管理工作进行指导、监督和检查。各部门档案管理员各部门设立档案管理员，负责本部门档案的日常收集、整理、保管等工作，并定期向公司档案管理部门移交档案。其主要职责包括：1.按照公司档案管理制度，做好本部门档案的收集、分类、整理工作。2.负责本部门档案的临时保管，确保档案的安全和完整。3.协助公司档案管理部门开展档案整理、归档等工作。4.及时向公司档案管理部门反馈本部门档案管理工作中存在的问题。档案的分类与编号档案分类公司档案分为以下几大类：1.行政管理类：包括公司行政文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度等。2.人事管理类：涵盖员工招聘、培训、考核、薪酬福利、劳动合同等相关档案。3.财务管理类：如会计凭证、账簿、财务报表、审计报告等。4.业务运营类：涉及公司各类业务项目的策划、执行、评估等相关资料。5.技术研发类：包括技术文档、代码、专利等。6.市场营销类：如市场调研报告、广告策划、销售数据等。7.客户关系管理类：包含客户信息、客户投诉处理记录等。8.其他类：不属于上述分类的其他档案。档案编号为便于档案的管理和查找，对每类档案进行编号。编号采用数字编码方式，具体规则如下：1.行政管理类：编号以“XZ”开头，后面依次为年份、月份、流水号。例如：XZ202305001，表示2023年5月产生的第1份行政管理类档案。2.人事管理类：编号以“RS”开头，后面依次为年份、月份、流水号。如：RS202306002，代表2023年6月产生的第2份人事管理类档案。3.财务管理类：编号以“CW”开头，后面依次为年份、月份、流水号。例如：CW202307003，即2023年7月产生的第3份财务管理类档案。4.业务运营类：编号以“YW”开头，后面依次为年份、月份、流水号。如：YW202308004，为2023年8月产生的第4份业务运营类档案。5.技术研发类：编号以“JS”开头，后面依次为年份、月份、流水号。例如：JS202309005，代表2023年9月产生的第5份技术研发类档案。6.市场营销类：编号以“SC”开头，后面依次为年份、月份、流水号。如：SC202310006，即2023年10月产生的第6份市场营销类档案。7.客户关系管理类：编号以“KH”开头，后面依次为年份、月份、流水号。例如：KH202311007，为2023年11月产生的第7份客户关系管理类档案。8.其他类：编号以“QT”开头，后面依次为年份、月份、流水号。如：QT202312008，代表2023年12月产生的第8份其他类档案。档案的收集与整理收集范围各部门应按照公司档案管理制度，及时收集本部门在工作活动中形成的各类文件、资料、图表、数据等，确保档案的完整性。收集范围包括但不限于：1.上级机关下发的与本公司有关的文件、指示、通知等。2.公司内部形成的各类公文、报告、会议记录、工作计划、总结等。3.员工个人的工作成果（报告、论文、专利等）。4.业务项目相关的合同、协议、方案、标书、验收报告等。5.财务报表、凭证、账簿等财务资料。6.市场调研、广告宣传、销售数据等市场营销资料。7.客户信息、客户投诉处理记录等客户关系管理资料。8.根据工作需要收集的其他相关资料。收集要求1.各部门档案管理员应定期收集本部门档案，确保档案的及时归档。2.收集的档案应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造、损毁。3.对于重要文件和资料，应收集原件；如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件保存地点。整理方法1.分类整理：按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类。2.编号标识：对每份档案进行编号，并在档案封面或首页标注编号。3.编目装订：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源等信息，并将相关档案资料装订成册。4.电子归档：同时将整理好的档案进行电子扫描，形成电子档案，上传至公司档案信息管理系统。档案的归档与保管归档流程1.各部门档案管理员在档案整理完毕后，填写档案移交清单，并将档案移交至公司档案管理部门。2.公司档案管理部门对移交的档案进行审核，审核无误后办理归档手续，并在档案移交清单上签字确认。3.档案管理部门将归档后的档案按照类别和编号顺序存放于档案库房。保管期限根据国家有关规定和公司实际情况，确定档案的保管期限。档案保管期限分为永久、长期和短期三种：1.永久保管：涉及公司重大决策、核心业务、知识产权等重要档案，如公司章程（修正案）、公司重大合同协议、专利证书等，应永久保管。2.长期保管：对公司经营管理有重要参考价值的档案，保管期限一般为30年。如年度财务报表、重要业务项目资料等。3.短期保管：一般性的档案，保管期限一般为10年。如一般性的行政文件、日常业务报表等。保管要求1.档案库房：公司应设立专门的档案库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施，确保档案的安全保管。2.档案存储：档案应按照类别、编号顺序存放于档案架或档案柜中，便于查找和管理。3.电子档案保管：电子档案应存储于安全可靠的服务器或存储设备中，并定期进行备份，防止数据丢失。4.档案清查：档案管理部门应定期对档案进行清查，核对档案数量、保管期限等是否准确，发现问题及时处理。档案的查阅与利用查阅权限1.公司员工因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到公司档案管理部门查阅。2.涉及公司机密的档案，查阅人应严格遵守保密规定，未经授权不得擅自复制、传播。查阅申请表应注明查阅目的、查阅范围等信息。3.外部单位或个人因特殊原因需要查阅公司档案，须经公司主管领导批准，并签订保密协议后方可查阅。查阅流程1.申请：查阅人填写档案查阅申请表，提交所在部门负责人审批。2.审批：部门负责人对查阅申请进行审核，批准后签字盖章。3.查阅：查阅人持审批后的申请表到公司档案管理部门办理查阅手续，档案管理部门根据申请表提供相应档案。4.登记：档案管理部门对查阅情况进行登记，记录查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅档案名称等信息。5.归还：查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理部门，档案管理部门核对无误后办理归还手续。利用方式公司鼓励员工充分利用档案资源，为公司各项工作提供支持。档案利用方式包括但不限于：1.提供查阅服务：为员工提供档案查阅场所和设备，方便员工查阅所需档案。2.开展档案咨询：解答员工在工作中遇到的与档案相关的问题。3.举办档案展览：展示公司重要档案，宣传公司发展历程和文化。4.进行档案编研：对档案进行分析研究，编写专题资料，为公司决策提供参考依据。档案的鉴定与销毁鉴定工作1.档案管理部门定期对已到保管期限的档案进行鉴定，组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判断档案是否仍具有保存价值。对于失去保存价值的档案，提出销毁意见。销毁流程1.编制销毁清单：档案管理部门根据鉴定结果，编制档案销毁清单，详细列出拟销毁档案的编号、名称、日期、保管期限等信息。2.审批：销毁清单经公司主管领导批准后生效。3.销毁实施：档案管理部门按照销毁清单组织实施销毁工作，销毁方式可采用焚烧、粉碎等安全可靠的方法。4.监督记录：销毁过程应有专人监督，并做好记录，记录内容包括销毁时间、地点、销毁档案名称及数量等。5.销毁确认：销毁工作完成后，监督人员和档案管理部门负责人在销毁清单上签字确认，并存档备查。档案的保密与安全保密措施1.公司员工应严格遵守国家保密法律法规和公司保密制度，对涉及公司机密的档案信息予以保密。2.档案管理部门应加强对档案库房和档案信息管理系统的安全防护，设置必要的权限管理，防止档案信息泄露。3.查阅和利用涉及公司机密的档案时，应采取必要的保密措施，如限制查阅范围、要求查阅人签署保密承诺书等。安全管理1.档案库房应配备完善的安全设施，如消防器材、监控设备等，并定期进行检查和维护，确保设施正常运行。2.加强对档案管理