档案业务工作规章制度

PAGE档案业务工作规章制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案业务工作的规范化、科学化管理，提高档案利用效率，保障档案的完整与安全，根据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在档案业务工作中的行为规范。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映公司/组织各项活动的实际情况。2.完整性原则：确保档案材料的齐全、完整，不遗漏重要信息。3.准确性原则：档案信息准确无误，数据、文字等内容应经过严格审核。4.系统性原则：对档案进行科学分类、整理，保持档案之间的有机联系。5.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止信息泄露。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司/组织档案业务工作规章制度，并监督执行。2.集中统一管理公司/组织各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等。3.对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用等工作。4.指导各部门档案业务工作，开展档案业务培训，提高员工档案管理意识和技能。5.定期对档案管理工作进行检查、评估，总结经验，发现问题及时整改。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、初步分类和移交工作。2.按照档案管理部门的要求，及时将本部门形成的各类文件材料进行归档，确保档案的齐全、完整。3.协助档案管理部门开展档案整理、鉴定、编研等工作，提供相关资料和信息。4.负责本部门档案的日常保管和安全保密工作，防止档案丢失、损坏和泄密。（三）档案管理人员职责1.热爱档案事业，具备专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程。2.严格遵守档案管理规章制度，认真履行岗位职责，确保档案管理工作的质量和效率。3.负责档案的具体收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用等工作，对档案的完整性、准确性和保密性负责。4.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时处理，并向上级报告。5.积极参与档案管理业务培训和学习，不断提高自身业务水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司/组织在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料。2.上级机关下发的与本公司/组织有关的文件、指示、通知等。3.本公司/组织对外签订的合同、协议、章程、报表等文件材料。4.本公司/组织内部形成的工作计划、总结、报告、会议记录、简报、统计报表等。5.本公司/组织的产品研发、生产技术、质量管理等方面的文件材料。6.本公司/组织的人事档案、财务档案、审计档案等专门档案。7.其他具有保存价值的档案材料。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门形成的文件材料，确保档案的时效性。2.收集的档案材料应齐全、完整，字迹清晰，签署完备，格式规范。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子档案的可读性和可利用性。4.对于重要会议、重大活动等形成的档案材料，应指定专人负责收集，确保档案的真实性和完整性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于检索和统计。（四）整理方法1.文书档案：按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类，编制归档文件目录，装订成册。2.科技档案：按照项目、专业、阶段进行分类，建立项目档案卷内目录和备考表，装订成册。3.人事档案：按照干部档案管理规定，进行分类整理，建立档案目录和索引，装订成册。4.财务档案：按照会计档案管理办法，进行分类整理，建立档案目录和索引，装订成册。5.业务档案：根据业务特点和管理要求，制定相应的分类方案，进行分类整理，建立档案目录和索引，装订成册。四、档案的鉴定与保管期限划分（一）鉴定原则1.依据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面的历史观点，从公司/组织的整体利益出发，准确判定档案的价值。3.鉴定工作应定期进行，确保档案的时效性和准确性。（二）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件、逐页进行审查，分析其内容、来源、时间、形式等因素，确定其价值。2.综合鉴定法：结合档案的形成背景、利用需求、保管状况等因素，综合判断档案的价值。（三）保管期限划分1.永久保管：凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对本公司/组织、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：分为30年、10年两种。凡是反映公司/组织一般活动，在一定时期内对本公司/组织有查考利用价值的档案，列为定期保管。五、档案的保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施设备。（二）档案装具1.应使用符合国家标准的档案装具，如档案柜、档案架、档案盒等。2.档案装具应坚固耐用，便于存放和检索，能够有效保护档案。（三）档案存放1.档案应按照分类方案进行存放，不同类别的档案应分开存放，便于查找和管理。2.同一类别的档案应按照保管期限、年度等顺序排列，依次存放。3.档案存放应整齐有序，标识清晰，便于识别和检索。（四）档案保管期限变更1.档案保管期限变更应按照规定的程序进行，由档案管理部门提出申请，经公司/组织领导审批后执行。2.档案保管期限变更应做好记录，注明变更原因、变更时间、变更后的保管期限等信息。（五）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、档案装具、档案设备等设施设备的安全管理。2.定期对档案进行安全检查，发现问题及时处理，确保档案的安全。3.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，防止因人为因素导致档案安全事故的发生。4.制定档案安全应急预案，定期进行演练，提高应对突发事件的能力。六、档案的统计与检索（一）档案统计1.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计应做到及时、准确、完整，定期向上级主管部门报送档案统计报表。3.档案统计数据应作为档案管理工作决策的重要依据，为档案管理工作的改进和提高提供参考。（二）档案检索1.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，如档案目录、索引、指南等。2.档案检索工具应便于查找和利用，能够快速、准确地提供档案信息。3.利用现代信息技术，建立档案数据库，实现档案信息的计算机检索，提高档案检索效率。七、档案的编研与利用（一）档案编研1.根据公司/组织发展需要和档案利用需求，开展档案编研工作。2.档案编研内容包括但不限于大事记、组织沿革、基础数字汇编、专题文件汇集等。3.档案编研应注重实用性和针对性，为公司/组织的决策、管理、研究等工作提供参考依据。（二）档案利用1.建立档案利用制度，明确档案利用的范围、方式、程序等。2.档案利用应遵循保密原则，严格履行审批手续，确保档案信息的安全。3.积极为公司/组织各部门及员工提供档案利用服务，满足其工作和学习的需要。4.定期对档案利用情况进行统计分析，总结经验，发现问题及时改进。八、档案的移交与销毁（一）档案移交1.公司/组织内部机构调整、人员调动等原因，涉及档案移交的，应按照规定办理档案移交手续。2.档案移交应填写档案移交清单，双方签字确认，确保档案移交的准确性和完整性。3.档案移交后，接收部门应及时对档案进行整理、保管和利用。（二）档案销毁1.对已超过保管期限且无保存价值的档案，应按照规定进行销毁。2.档案销毁应编制档案销毁清册，注明档案名称、数量