资助档案建设制度建设

PAGE资助档案建设制度建设一、总则（一）目的为加强本公司/组织资助档案的规范化管理，确保资助工作的真实性、准确性和完整性，提高资助工作的质量和效率，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织开展的各类资助项目所涉及的档案管理工作，包括资助项目的申请、审核、发放、监督及后续跟踪等全过程产生的文件、资料、记录等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及资助工作相关政策要求，确保档案管理工作合法合规。2.真实完整原则：如实记录资助工作的各项活动，保证档案内容真实可靠，全面涵盖资助工作的各个环节和方面。3.安全保密原则：采取有效措施保障资助档案的安全，防止档案信息泄露、损毁或丢失，对涉及个人隐私和敏感信息的档案严格保密。4.便于利用原则：科学分类、合理整理档案，便于查询、检索和使用，提高档案利用效率，为资助工作决策、总结经验等提供有力支持。二、档案管理职责分工（一）资助管理部门1.负责资助项目的组织实施，包括项目申报、审核、资金发放等工作。2.收集、整理资助项目过程中产生的各类文件、资料，并及时移交档案管理部门。3.对资助档案的完整性、准确性进行初审，确保档案内容与资助工作实际情况相符。（二）档案管理部门1.制定和完善资助档案管理制度，指导和监督各部门做好档案收集、整理、归档等工作。2.集中统一管理资助档案，按照规定的分类方法和保管期限进行整理、编目、存储。3.负责档案的安全保管，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保档案质量。4.提供档案查阅、借阅服务，按照规定的程序办理相关手续，并做好记录。（三）财务部门1.负责资助资金的财务管理和核算，提供资金发放的相关凭证和账目记录。2.协助档案管理部门做好与资助资金相关的财务档案整理和归档工作，确保财务档案与资助档案相互印证。（四）其他相关部门在各自职责范围内，配合做好资助档案的相关工作，如提供涉及本部门业务的资助资料等。三、档案收集与整理（一）收集范围1.资助项目申报材料，包括申请人提交的申请表、证明材料、项目计划书等。2.审核过程中形成的文件，如审核意见、会议纪要、专家评审报告等。3.资金发放凭证，如拨款文件、银行转账记录、受助人员签收单等。4.资助项目实施过程中的相关记录，如活动照片、视频、总结报告等。5.监督检查和绩效评估资料，如检查记录、评估报告等。6.其他与资助项目有关的文件、资料和记录。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责资助档案的收集工作，确保档案材料及时、完整收集。2.收集的档案材料应真实、有效，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行备份存储。（三）整理方法1.按照资助项目的类别、年度、项目周期等进行分类。2.对每份档案材料进行编号，编制目录清单，注明材料名称、日期、来源等信息。3.按照档案形成的时间顺序或逻辑顺序进行排列，确保档案的系统性和连贯性。4.对于纸张档案，应去除金属物，采用A4纸规格进行折叠或粘贴，保持整齐美观。四、档案分类与编号（一）分类方法1.项目类别分类：根据资助项目的性质和用途，分为教育资助、医疗资助、生活救助等类别。2.年度分类：按照资助项目实施的年度进行划分，如[具体年份1]年度资助档案、[具体年份2]年度资助档案等。3.项目周期分类：对于有明确项目周期的资助项目，按照项目周期阶段进行分类，如项目申报阶段档案、项目执行阶段档案、项目验收阶段档案等。（二）编号规则1.采用层次编码法，由类别代码、年度代码、项目代码和顺序号组成。2.类别代码：用大写字母表示不同的资助项目类别，如“JZ”表示教育资助，“YL”表示医疗资助等。3.年度代码：用四位数字表示资助项目实施的年份，如“2023”。4.项目代码：根据项目名称或项目编号进行编制，确保每个项目代码唯一。5.顺序号：按照档案材料在该项目下的排列顺序依次编号，用三位数字表示，从“001”开始。例如，一份教育资助项目在2023年实施的档案编号为：JZ2023[项目代码]001。五、档案保管与存储（一）保管期限1.资助档案的保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案包括：具有重要历史价值和凭证作用的文件，如资助政策文件、重大资助项目的决策依据等。3.长期保管的档案期限为[具体时长]年，主要包括资助项目的主体文件、资金发放记录等，这些档案对于资助工作的总结、评估和后续查询具有重要意义。4.短期保管期限为[具体时长]年，如一般性的申请材料、临时性的工作记录等。（二）存储方式1.纸质档案应存放在专门的档案柜中，档案柜应保持清洁、干燥，避免阳光直射和潮湿环境。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，如硬盘、光盘等，并进行定期备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。3.建立电子档案数据库，对电子档案进行分类存储和管理，方便查询和检索。数据库应设置权限管理，确保只有授权人员能够访问和操作。（三）安全防护措施1.安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，如火灾自动报警系统、监控设备、除湿机、防虫药等。2.定期对档案进行检查和清理，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。3.对档案管理人员进行安全保密培训，提高其安全意识和责任意识，防止档案信息泄露。六、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅资助档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.涉及资助项目核心信息、个人隐私等敏感档案的查阅，需经公司/组织分管领导审批。（二）查阅程序1.档案管理人员根据审批后的《档案查阅申请表》，提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督。2.查阅人员应在规定的查阅地点进行查阅，不得擅自将档案带出查阅场所。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并进行登记。3.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员对档案进行检查，确保档案无损坏、丢失等情况。（三）借阅规定1.因特殊原因需要借阅资助档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批，报公司/组织分管领导批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[具体时长]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。如发生档案损坏或丢失情况，借阅人员应承担相应责任。4.借阅期满后，借阅人员应按时归还档案，档案管理人员对归还的档案进行认真核对和检查。七、档案保密与销毁（一）保密措施1.对涉及资助对象个人隐私、敏感信息以及资助工作机密的档案，严格实行保密制度。2.档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.限制档案查阅和使用范围，对知悉档案内容的人员进行登记，防止信息泄露。4.在档案整理、存储、传输等过程中，采取加密、屏蔽等技术手段，确保档案信息安全。（二）销毁程序1.对于保管期满且无保存价值的资助档案，由档案管理部门提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，详细列出拟销毁档案的名称、数量、保管期限等信息。2.《档案销毁申请表》经所在部门负责人、档案管理部门负责人审核，报公司/组织分管领导批准后，方可进行销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程合规、彻底。监销人员应在销毁清单上签字确认。4.销毁清单应作为档案管理资料进行保存，以备查考。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的资助档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用和管理。2.通过信息化手段，提高档案管理工作的效率和准确性，方便快捷地为资助工作提供服务。（二）系统功能要求1.档案录入功能：能够快速准确地录入各类资助档案信息，包括文字、图片、音频、视频等多种格式。2.检索查询功能：提供多种检索方式，如按关键词、类别、年度、项目等进行检索，方便用户快速找到所需档案。3.权限管理功能：设置不同的用户权限，确保只有授权人员能够访问和操作相关档案信息。4.统计分析功能：对资助档案数据进行统计分析，生成各类报表和图表，为资助工作决策提供数据支持。5.备份与恢复功能：定期对档案数据进行备份，并具备数据恢复功能，防止数据丢失。（三）数据维护与更新1.档案管理人员应及时将新产生的资助档案信息录入信息化管理系统，确保数据的实时性和准确性。2.定期对系统中的档案数据进行清理和维护，删除无效或重复的数据，保证数据的质量。3.根据资助工作的变化和档案管理的需要，及时对信息化管理系统进行升级和优化，完善系统功能。九、监督与考核（一）监督机制1.建立资助档案管理监督检查制度，定期对档案管理工作进行检查和评估。2.检查内容包括档案的收集、整理、保管、查阅、借阅、保密等各个环节，确保档案管理工作符合制度要求。3.对检查中发现的问题，及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改落实情况。（二）考核办法1.将资助档案管理工作纳入公司/组织