档案库房岗位职责制度

PAGE档案库房岗位职责制度一、总则（一）目的为加强公司档案库房管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本岗位职责制度。（二）适用范围本制度适用于公司档案库房的所有工作人员，包括档案管理人员、库房管理人员等。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映公司各项活动的实际情况。2.完整性原则：确保档案资料的齐全、完整，不遗漏重要信息。3.安全性原则：采取有效措施保障档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄密。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行保密管理。5.服务性原则：以方便公司各部门查阅利用档案为宗旨，提高档案服务质量。二、档案管理人员岗位职责（一）档案收集与整理1.负责制定档案收集计划，明确各部门档案移交的范围、时间和要求。2.定期督促各部门按时收集、整理本部门形成的各类档案，对收集的档案进行初步审核，确保档案资料的完整性和准确性。3.按照档案分类标准，对收集的档案进行科学分类、编号和编目，编制档案目录索引，方便查询利用。（二）档案保管1.负责档案库房的日常管理，确保库房环境符合档案保管要求，温度、湿度适宜，通风良好，防火、防潮、防虫、防盗等设施设备齐全有效。2.对档案进行妥善保管，定期对档案进行检查、清点，及时发现并处理档案存在的问题，如破损、霉变等。3.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息，做到账物相符。（三）档案利用与借阅1.负责接待公司内部各部门的档案查阅利用申请，按照规定办理查阅手续，提供必要的协助和指导。2.对档案借阅情况进行登记，记录借阅时间、借阅人、借阅档案名称及数量等信息，督促借阅人按时归还档案。3.严格遵守档案保密制度，对涉及公司机密的档案，未经批准不得提供查阅，防止档案信息泄露。（四）档案鉴定与销毁1.定期对档案进行鉴定，根据档案保管期限和实际利用价值，提出档案存毁意见。2.对拟销毁的档案，编制档案销毁清册，报经公司领导批准后，按照规定程序进行销毁，并在销毁清册上签字确认。3.对已销毁的档案，做好记录，注明销毁时间、地点、方式等信息，永久保存销毁记录。（五）档案信息化管理1.负责档案信息的录入和维护，建立档案数据库，实现档案信息的数字化管理。2.定期对档案数据库进行备份，确保档案数据的安全。3.利用档案管理软件，提高档案检索、利用效率，为公司提供便捷的档案信息服务。三、库房管理人员岗位职责（一）库房日常管理1.负责档案库房的安全保卫工作，严格执行库房门禁制度，非库房管理人员未经许可不得进入库房。2.定期对库房设施设备进行检查和维护，确保消防器材完好有效，电器设备正常运行，门窗牢固安全。3.保持库房清洁卫生，定期进行清扫，防止灰尘、杂物等对档案造成污染。（二）档案出入库管理1.根据档案管理人员的指令，办理档案的出入库手续，认真核对档案的名称、数量、编号等信息，确保出入库档案准确无误。2.对出入库的档案进行详细登记，记录出入库时间、档案名称、数量、经手人等信息，并及时更新档案保管台账。3.在档案出入库过程中，如果发现档案有损坏、缺失等情况，应及时报告档案管理人员，并协助查明原因，采取相应措施。（三）库房环境监控1.实时监测库房的温度、湿度等环境参数，按照要求进行调控，确保库房环境符合档案保管标准。2.做好库房环境监控记录，详细记录环境参数变化情况、调控措施及时间等信息，以备查阅。3.如发现库房环境出现异常情况，如温湿度超标、漏水等，应立即采取措施进行处理，并及时报告相关领导。四、档案整理规范（一）分类标准1.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）分类。即先按年度将档案分为不同年份，再按保管期限分为永久、长期、短期，最后按机构（问题）进行细分。2.科技档案：根据项目类别、阶段等进行分类，如工程档案可按项目名称前期文件设计文件施工文件竣工验收文件等分类。3.会计档案：按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行分类，再按年度顺序排列。4.人事档案：依据员工类别、档案内容等分类，如员工基本信息档案、工资档案、考核档案等。（二）编号规则1.档案编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。2.文书档案编号格式为：年度+保管期限代码+流水号。例如，2023年永久保存的第10份文书档案编号为2023YJ010。3.科技档案编号根据项目特点和分类情况进行编制，如工程档案编号可包含项目代码、阶段代码和流水号等。4.会计档案编号按照会计年度和档案类别进行编制，如2023年的会计凭证编号为2023KZ001。5.人事档案编号可采用员工工号等方式，确保与员工信息对应。（三）编目要求1.编制档案目录，目录应包含档案编号、名称、日期、保管期限、来源等基本信息。2.目录应打印或手写清晰，一式多份，分别存放于库房、查阅室等不同地点，方便查阅。3.定期对档案目录进行更新，确保与档案实际情况一致。五、档案保管要求（一）库房设施设备1.库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.安装防火报警装置、自动灭火系统，配备足够数量的灭火器等消防器材。3.配备除湿机、空调等温湿度调节设备，确保库房温度保持在14℃24℃，相对湿度保持在45%60%。4.安装防虫、防鼠设施，如防虫网、挡鼠板等，定期投放防虫、灭鼠药物。5.配备防盗门窗、监控设备，确保库房安全。6.采用防光窗帘、档案盒等措施，避免档案直接受光照射。7.地面应平整、清洁，便于清扫和通风。（二）档案存放方式1.档案应分类存放于档案柜、档案架等存储设备中，排列整齐有序。2.不同保管期限、不同类别的档案应分开存放，并设置明显标识。3.档案盒应按照编号顺序排列，便于查找。4.对于珍贵档案、电子档案备份等应采取特殊的保管措施，如专柜存放、异地备份等。（三）定期检查与维护1.档案管理人员每月对档案进行一次全面检查，库房管理人员每周对库房设施设备进行一次检查。2.检查内容包括档案的完整性、准确性、存放状况，库房的温湿度、消防器材、电器设备等情况。3.发现档案有损坏、霉变、褪色等情况，应及时采取修复、复制等措施进行处理。4.对库房设施设备进行定期维护保养，确保其正常运行。如对空调、除湿机等进行清洁、检修，对消防器材进行检查和更换药剂等。六、档案利用与借阅规定（一）利用申请1.公司内部各部门因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅档案名称及数量等信息。2.申请表经部门负责人签字批准后，提交至档案管理人员。（二）查阅手续1.档案管理人员收到查阅申请表后，对申请进行审核，符合条件的予以受理。2.查阅人凭有效证件到档案查阅室查阅档案，档案管理人员应在场监督，确保查阅过程规范有序。3.查阅人不得擅自涂改、抽取、撤换档案，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并进行登记。（三）借阅规定1.因特殊情况需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经部门负责人和公司分管领导签字批准。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损等。4.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如发现问题，应及时查明原因并追究责任。（四）保密要求1.档案管理人员应对档案内容严格保密，不得向无关人员泄露档案信息。2.查阅、借阅档案过程中，如涉及公司机密信息，查阅人应遵守保密规定，不得擅自传播。3.对违反保密规定的行为，将依法依规追究责任。七、档案鉴定与销毁程序（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理人员、相关业务部门负责人等组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（二）鉴定标准1.根据国家有关档案保管期限的规定，结合公司实际情况，确定档案的保管期限。2.对已超过保管期限且确无保存价值的档案，可进行鉴定销毁。3.对于涉及公司重要权益、历史记录等具有长远保存价值的档案，应适当延长保管期限。（三）鉴定流程1.档案管理人员对达到保管期限的档案进行初步筛选，提出拟鉴定档案清单。2.鉴定工作小组对拟鉴定档案进行逐一审查，根据鉴定标准确定档案的存毁意见。3.对拟销毁的档案，编制档案销毁清册，清册应包含档案编号、名称、日期、保管期限、来源等详细信息。（四）销毁审批档案销毁清册报经公司领导批准后，方可进行销毁。（五）销毁实施1.按照批准的销毁清册，采用适当的方式对档案进行销毁，如焚烧、粉碎等。2.销毁过程应有专人负责监督，确保档案彻底销毁，防止档案信息泄露。3.销毁完成后，销毁人员和监督人员应在销毁清册上签字确认，并将销毁记录存档。八、档案信息化管理规定（一）数据录入1.档案管理人员应按照档案整理规范，及时将档案信息录入档案管理系统，确保录入数据准确无误。2.录入内容应包括档案编号、名称、日期、保管期限、来源、内容摘要等。3.对重要档案的电子扫描件或电子文档，应进行妥善存储，并与档案管理系统中的信息建立关联。（二）系统维护1.定期对档案管理系统进行维护，确保系统正常运行，数据安全。2.及时更新系统软件，修复系统漏洞，防止数据丢失或被篡改。3.对系统用户进行权限管理，根据工作需要设置不同的用户角色和权限，确保档案信息的安全性和保密性。（三）数据备份1.在档案管理系统中定期进行数据备份操作，备份数据应存储于安全的存储介质中，如磁带、光盘、移动硬盘等。2.备份数据应异地存放，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。3.定期对备份数据进行检查和恢复测试，确保备份数据的可用性。（四）信息安全1.严格遵守国家信息安全法律法规，采取必