学生档案保管制度

PAGE学生档案保管制度一、总则（一）目的为了加强学生档案的科学管理，确保学生档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和教育行业标准，结合本公司/组织实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织所接收、管理的各类学生档案，包括但不限于全日制学生档案、非全日制学生档案以及各类培训学员档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则学生档案由专门的档案管理部门集中保管，实行统一领导、统一制度、统一标准。2.真实性原则档案内容必须真实反映学生的学习、生活、奖惩等实际情况，严禁弄虚作假。3.完整性原则确保档案材料齐全完整，不遗漏重要信息，保证档案的历史连续性。4.保密性原则严格遵守保密规定，保护学生个人隐私，防止档案信息泄露。5.方便利用原则在确保档案安全和保密的前提下，提供便捷的档案查阅、借阅服务，满足合理利用需求。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置设立专门的学生档案管理科室，配备专业的档案管理人员，负责学生档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.制定和完善学生档案管理制度、工作流程和操作规范。2.负责学生档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等工作。3.对档案管理人员进行培训和考核，提高其业务水平和综合素质。4.定期对学生档案进行清查和核对，确保档案的准确性和完整性。5.负责档案信息化建设，建立学生档案管理信息系统，实现档案信息的电子化管理和共享。6.配合学校、教育主管部门及其他相关单位的档案检查、审计等工作。7.对违反档案管理制度的行为进行纠正和处理，情节严重的依法依规追究责任。三、档案管理人员职责（一）基本要求档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉教育行业相关法律法规和政策，责任心强，工作认真细致。（二）具体职责1.负责接收学生档案材料，对接收的档案进行初步审核，确保档案材料齐全、完整、真实。2.按照档案整理规范，对学生档案进行分类、编号、装订、编目等整理工作，建立档案目录和索引。3.将整理好的学生档案及时归档，妥善保管在专用的档案库房或档案柜中，确保档案安全。4.负责档案的日常查阅、借阅登记工作，按照规定办理查阅、借阅手续，跟踪档案使用情况，及时催还。5.对档案进行定期检查和清点，发现问题及时报告并采取措施解决，确保档案的完好无损。6.负责档案信息化录入工作，保证电子档案与纸质档案内容一致，及时更新档案信息。7.协助档案管理部门负责人开展档案管理相关工作，完成领导交办的其他任务。四、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.学生入学登记表、学籍卡、成绩单、奖惩记录、体检表、毕业生登记表等学籍档案材料。2.学生个人简历、社会实践报告、实习报告、论文、证书等学习成果档案材料。3.学生党团组织关系材料、政治历史情况审查材料等思想政治档案材料。4.其他与学生学习、生活相关的重要材料，如特殊困难证明、荣誉证书、竞赛获奖证书等。（二）档案收集时间1.新生入学时，按照学校要求及时收集学生的入学档案材料。2.学生在校期间，根据学校通知或档案管理部门要求，定期收集各类档案补充材料。3.学生毕业时，按照学校规定的时间和要求，收集毕业生的毕业档案材料。（三）档案收集要求1.档案材料应真实、准确、完整，由学生本人或相关部门如实提供，不得伪造、篡改。2.档案材料应字迹清晰、格式规范、签字盖章齐全，不符合要求的应及时补充或更正。3.档案材料应使用统一规格的纸张和档案袋，按照规定顺序排列整齐。4.档案收集过程中，应做好交接记录，明确交接双方的责任。（四）档案整理流程1.分类按照档案内容的性质和类别，将学生档案分为学籍档案、学习成果档案、思想政治档案等类别。2.编号为每一份学生档案编制唯一的档案编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于管理和查询。3.装订将各类档案材料按照一定顺序进行装订，确保材料牢固、整齐，便于查阅和保管。4.编目编制档案目录，包括档案编号、学生姓名、专业、年级、档案内容清单等信息，建立档案索引，方便快速查找档案。五、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.档案柜应坚固耐用，分类存放档案，便于查找和管理。（二）保管方式1.纸质档案应按照档案类别、年度、学号等顺序排列存放，建立档案存放位置索引，便于快速查找。2.电子档案应进行备份存储，备份介质应定期更换，确保数据安全。电子档案应与纸质档案内容一致，按照相同的分类和编号进行存储管理。3.对重要的学生档案应采取特殊保管措施，如加密存储、异地备份等，防止档案信息丢失或损坏。（三）保管期限1.学生在校期间形成的档案材料，保管期限为学生毕业后[X]年。2.学生毕业后的档案材料，按照国家有关规定和学校要求确定保管期限，一般为永久保管。（四）档案清查与核对1.定期对学生档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案数量准确、存放位置正确。2.对清查中发现的问题，如档案材料缺失、损坏、信息错误等，应及时查明原因，采取措施进行补充、修复或更正。3.每[X]年对学生档案进行一次核对，与学校、学生本人或相关部门核对档案信息，确保档案内容的真实性和准确性。六、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.学生本人有权查阅自己的档案，档案管理人员应提供必要的协助和指导。2.学校内部相关部门因工作需要查阅学生档案的，应填写《学生档案查阅申请表》，经部门负责人签字批准后，方可查阅。3.教育主管部门、司法机关等因工作需要查阅学生档案的，应出具正式的查阅函件，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人填写《学生档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.申请表经相关负责人签字批准后，查阅人持申请表到档案管理部门办理查阅手续。3.档案管理人员根据申请表提供的查阅内容，在指定地点查阅档案，查阅过程中应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。4.查阅结束后，查阅人应在档案查阅登记簿上签字确认，档案管理人员应及时将档案归还原位。（三）借阅权限1.一般情况下，学生档案不对外借阅。特殊情况确需借阅的，应严格按照审批程序办理。2.学校内部相关部门因工作需要借阅学生档案的，应填写《学生档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限、归还时间等，经部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可借阅。3.教育主管部门、司法机关等因工作需要借阅学生档案的，应出具正式的借阅函件，经档案管理部门负责人和本公司/组织主管领导签字批准后，方可借阅。（四）借阅程序1.借阅人填写《学生档案借阅申请表》，经相关负责人签字批准后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理人员根据申请表提供的借阅内容，将档案取出，与借阅人当面核对档案数量和内容，办理借阅登记手续。3.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复印、拍照、传播档案内容。借阅期限届满，应按时归还档案。4.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和完好性，如有损坏或丢失，应及时查明原因，追究借阅人的责任。七、档案的保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露学生档案中的任何信息。2.对涉及学生个人隐私的档案材料，如成绩单、体检表、奖惩记录等，应严格保密，未经学生本人同意，不得向任何单位或个人提供。3.在档案查阅、借阅过程中，档案管理人员应监督查阅、借阅人遵守保密规定，不得在非指定地点查阅、讨论档案内容。4.对档案管理信息系统应采取安全防护措施，设置用户权限，防止信息泄露和非法访问。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，安装防火、防盗、防潮、防虫等设施，定期检查维护，确保设施正常运行。2.制定档案安全应急预案，明确在火灾、水灾、盗窃等突发事件发生时的应急处置措施，定期组织演练，提高应急处置能力。3.档案管理人员应严格遵守档案管理操作规程，不得违规操作，防止因操作不当导致档案损坏或丢失。4.对档案管理工作中涉及的计算机设备、存储介质等，应定期进行维护和检查，确保数据安全。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关法律法规和教育行业标准，结合本公司/组织实际情况，对学生档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面、客观、公正的原则，确保鉴定结果真实可靠。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成。鉴定小组负责对学生档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定内容1.档案的完整性和准确性，检查档案材料是否齐全、真实，信息是否准确。2.档案的保管期限，根据国家规定和学校要求，确定档案是否超过保管期限。3.档案的利用价值，评估档案对学校、教育主管部门及其他相关单位的参考作用和利用价值。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定，确无保存价值的学生档案，应填写《学生档案销毁申请表》，注明档案编号、学生姓名、专业、年级、销毁原因等信息。2.申请表经档案管理部门负责人和本公司/组织主管领导签字批准后，方可进行销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责