高中学生资助档案制度

PAGE高中学生资助档案制度一、总则（一）目的为了规范高中学生资助档案管理工作，确保学生资助信息的真实、完整、安全，提高资助工作的透明度和效益，保障家庭经济困难学生的合法权益，依据国家有关法律法规和教育部门相关规定，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本市（县、区）范围内所有普通高中学校在开展学生资助工作过程中形成的各类档案资料管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映学生资助工作的实际情况，确保信息准确无误。2.完整性原则：全面收集、整理资助工作各个环节产生的资料，保证档案资料的完整性。3.保密性原则：严格保护学生个人隐私信息，对涉及学生隐私的档案资料妥善保管，防止信息泄露。4.规范性原则：档案管理工作应遵循统一的标准和规范，确保档案的质量和管理效率。二、档案管理职责分工（一）学校资助管理部门1.负责制定本校学生资助档案管理制度和工作流程，并组织实施。2.统筹协调各年级、各班级资助档案资料的收集、整理、审核和归档工作。3.定期对资助档案进行检查、清理和统计分析，确保档案资料的规范管理。4.负责与上级教育部门及其他相关部门进行档案资料的交接和沟通工作。（二）年级组1.指导本年级各班级做好学生资助档案资料的初步收集和整理工作。2.协助学校资助管理部门对本年级资助档案资料进行审核，确保资料的真实性和准确性。3.负责本年级资助档案资料的阶段性保管，按照要求及时移交学校档案室。（三）班级班主任1.负责组织本班学生资助申请材料的收集、初审和整理工作，确保材料齐全、规范。2.对本班学生资助信息进行动态跟踪管理，及时更新相关资料。3.将整理好的本班学生资助档案资料按时提交给年级组。（四）学校档案室1.负责接收、保管全校学生资助档案资料，建立健全档案保管制度，确保档案安全。2.按照档案管理规范对资助档案进行分类、编号、装订和上架，便于查询和利用。3.负责档案的借阅、查阅登记工作，严格履行借阅手续，确保档案资料的正常流转和使用安全。三、档案内容及分类（一）资助政策宣传资料1.国家及地方政府出台的高中学生资助政策文件、宣传手册、海报等。2.学校制作的资助政策宣传展板、宣传单页、电子资料等。（二）资助申请与审核材料1.学生资助申请表，包括家庭经济情况调查表、个人申请声明等。2.学生家庭经济困难证明材料，如低保证、残疾证、烈士证、扶贫手册、特困人员救助供养证等相关证件复印件。3.学生身份证、户口本复印件。4.班级民主评议记录，包括评议时间、地点、参与人员、评议过程及结果等。5.学校资助管理部门对学生资助申请的审核意见及公示材料。（三）资助资金发放资料1.资助资金发放明细表，包括学生姓名、年级、班级、资助项目、金额、发放时间等信息。2.资助资金发放凭证，如银行转账记录、现金发放签收表等。3.受资助学生银行卡（折）复印件。（四）资助工作台账1.学校年度学生资助工作计划、总结。2.学生资助工作会议记录，包括会议时间、地点、参会人员、会议内容等。3.资助工作统计报表，如资助学生人数、资助金额、资助比例等统计数据。4.资助工作相关文件、通知、函件等。（五）受资助学生成长记录1.受资助学生学习成绩、综合素质评价等方面的材料。2.受资助学生参加各类活动、获得奖励等情况记录。3.受资助学生感恩教育活动资料，如心得体会、感谢信等。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各相关责任人应按照职责分工，及时收集学生资助工作中产生的各类档案资料，确保资料的完整性和及时性。2.收集的档案资料应真实、有效，原始材料应保持完整，复印件应清晰可辨，并注明出处和提供时间。3.对于电子档案资料，应进行备份存储，并确保数据的安全性和可读性。（二）整理流程1.分类：按照档案内容分类标准，对收集到的档案资料进行分类。2.编号：对每一类档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查询和管理。3.装订：对纸质档案资料进行整理装订，确保整齐、牢固，便于长期保存。4.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，以便快速检索。五、档案审核与归档（一）审核内容1.档案资料的真实性、完整性和准确性。2.档案资料的规范性，包括格式、签字、盖章等是否符合要求。3.档案资料的关联性，确保各类资料之间逻辑清晰、相互印证。（二）审核流程1.班级班主任对本班学生资助档案资料进行初审，确保资料齐全、规范，并签字确认。2.年级组对本年级各班级资助档案资料进行审核，提出审核意见，审核通过后签字移交学校资助管理部门。3.学校资助管理部门对全校资助档案资料进行终审，审核无误后在档案资料上加盖审核章，并填写审核日期。（三）归档要求1.经审核合格的档案资料应及时归档，按照档案分类编号顺序存放于学校档案室。2.档案应存放于专门的档案柜或档案架上，保持通风、干燥，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。3.电子档案应存储于安全可靠的存储设备中，并定期进行备份，同时建立电子档案索引目录，便于查找和使用。六、档案保管与期限（一）保管期限1.资助政策宣传资料、资助工作台账等档案资料保管期限为长期。2.资助申请与审核材料、资助资金发放资料、受资助学生成长记录等档案资料保管期限为学生毕业离校后[X]年。（二）保管措施1.学校档案室应配备必要的档案保管设施设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设备，确保档案安全。2.建立档案保管制度，明确档案管理人员职责，定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.对超过保管期限的档案资料，应按照档案销毁程序进行鉴定和销毁，确保档案信息不被泄露。七、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.因工作需要查阅资助档案资料的，须填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、时间等信息，经学校资助管理部门负责人批准后方可查阅。2.查阅档案应在档案室指定地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案室。3.查阅档案时，应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅资助档案资料的，须填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经学校分管领导批准后方可借阅。2.借阅档案应严格履行借阅手续，借阅人员应在规定时间内归还档案，如遇特殊情况需要延期归还的，应提前办理续借手续。3.借阅人员应对所借阅档案的安全和保密负责，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立高中学生资助档案信息化管理系统，实现档案资料的电子化存储、检索、统计分析等功能，提高档案管理工作的效率和水平。（二）系统功能要求1.档案录入：能够快速准确地录入各类资助档案资料，并支持批量导入功能。2.档案查询：提供多种查询方式，如按学生姓名、年级、班级、资助项目等条件进行查询，方便快捷地获取所需档案信息。3.统计分析：能够对资助档案数据进行统计分析，生成各类统计报表，如资助学生人数统计、资助金额统计、资助比例分析等，为资助工作决策提供数据支持。4.权限管理：设置不同的用户权限，确保档案信息的安全和保密，只有授权人员才能访问和操作相关档案资料。（三）数据安全与维护1.建立健全档案信息化管理系统的数据安全管理制度，采取数据备份、加密存储、防火墙等技术手段，保障数据的安全性和完整性。2.定期对档案信息化管理系统进行维护和更新，确保系统的正常运行，及时处理系统故障和数据问题。九、档案保密与安全（一）保密措施1.加强对档案管理人员的保密教育，提高保密意识，签订保密责任书，明确保密责任。2.对涉及学生个人隐私的档案资料，严格限制知悉范围，未经授权不得泄露。3.在档案查阅、借阅过程中，严格履行登记手续，对查阅、借阅人员进行保密提醒。（二）安全管理1.学校档案室应制定安全管理制度，加强安全防范措施，确保档案存放场所的安全。2.配备必要的安全设施设备，如消防器材、监控设备等，定期进行检查和维护，确保设施设备正常运行。3.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，掌握基本的安全应急处理技能，防止发生安全事故。十、档案监督与检查（一）内部监督1.学校资助管理部门应定期对本校学生资助档案管理工作进行自查，及时发现问题并整改。2.学校内部审计部门应定期对学生