成本档案管理制度

PAGE成本档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司成本档案管理，规范成本档案收集、整理、归档、保管和利用等工作，确保成本档案的完整性、准确性和安全性，为公司成本管理、决策支持及相关工作提供有力依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在成本核算、控制、分析等活动中形成的各类成本档案，包括但不限于成本预算文件、成本核算凭证、成本分析报告、成本控制措施记录等。（三）基本原则1.真实性原则：成本档案应如实反映公司成本管理活动的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集与成本管理相关的各类文件资料，保证成本档案的完整性，不得遗漏重要信息。3.准确性原则：成本档案中的数据、信息应准确无误，避免因错误或不准确的记录影响成本管理决策。4.规范性原则：严格按照规定的格式、流程和标准进行成本档案的整理、归档和管理，确保档案管理工作规范有序。5.保密性原则：对于涉及公司商业机密的成本档案，应严格保密，防止信息泄露。二、成本档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善成本档案管理制度，并组织实施。2.指导和监督各部门成本档案的收集、整理、归档工作，确保档案质量。3.集中统一保管公司成本档案，建立成本档案目录和索引，便于查询和利用。4.定期对成本档案进行检查、鉴定和清理，确保档案的安全和完整。5.按照规定向有关部门和单位提供成本档案查阅、借阅服务，并做好登记和记录。（二）各部门职责1.负责本部门成本档案的收集、整理和初步归档工作，确保档案资料的齐全、完整。2.明确专人负责成本档案管理工作，按照档案管理部门的要求及时移交档案。3.在成本管理活动中，严格执行档案管理制度，保证档案的真实性和规范性。4.根据工作需要，向档案管理部门提出查阅、借阅成本档案的申请，并配合做好相关手续。三、成本档案的收集与整理（一）收集范围1.成本预算编制过程中形成的各类文件，如预算草案、基础数据资料、预算审批文件等。2.成本核算过程中的凭证、账簿、报表等，包括采购发票、出入库单、成本计算单、成本报表等。3.成本分析报告，如月度成本分析、年度成本分析、专项成本分析等。4.成本控制措施及执行记录，如成本控制方案、成本节约措施实施情况、成本超标处理记录等。5.与成本管理相关的合同、协议，如采购合同、销售合同、租赁合同等涉及成本条款的部分。6.其他与成本管理有关的文件资料，如成本管理会议纪要、成本管理工作汇报等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责成本档案的收集工作，确保档案资料及时、准确收集。2.收集的成本档案应内容完整、字迹清晰、签署齐全，能够准确反映成本管理活动的全过程。3.对于电子文件形式的成本档案，应确保其格式规范、存储安全，并与纸质文件内容一致。（三）整理方法1.分类整理：按照成本管理的环节和类别，将成本档案分为成本预算、成本核算、成本分析、成本控制等类别，再在每个类别下进一步细分具体的档案目录。2.编号标识：为每一份成本档案编制唯一的编号，以便于识别和管理。编号应体现档案的类别、年份和顺序号等信息。3.编制目录：根据分类整理的结果，编制成本档案目录。目录应包含档案编号、名称、日期、来源等详细信息，方便查阅和检索。4.装订成册：对于纸质成本档案，应按照一定的顺序进行装订，确保整齐、牢固。装订时应注意保护档案的完整性，避免损坏文件。四、成本档案的归档（一）归档时间1.各部门应在成本管理活动结束后的[X]个工作日内，将整理好的成本档案移交至档案管理部门。2.对于定期形成的成本档案，如月度成本报表、季度成本分析报告等，应在规定时间结束后的[X]个工作日内归档。（二）归档流程1.各部门档案管理人员填写《成本档案移交清单》，详细列出移交档案的名称、数量、编号等信息，并签字确认。2.将填写好的《成本档案移交清单》及档案一并提交给档案管理部门。3.档案管理部门接收人员对移交的档案进行核对，检查档案的完整性、准确性和规范性。核对无误后，在《成本档案移交清单》上签字确认，并将档案入库保管。五、成本档案的保管（一）保管期限1.成本预算档案保管期限为[X]年，自预算执行完毕后起算。2.成本核算档案中涉及财务收支、债权债务等重要凭证的保管期限按照国家财务法规规定执行，一般为[X]年；其他成本核算档案保管期限为[X]年。3.成本分析档案保管期限为[X]年，自分析报告出具后起算。4.成本控制档案保管期限为[X]年，自控制措施执行完毕后起算。（二）保管方式1.纸质成本档案应存放在专门的档案柜中，按照类别和编号顺序排列，确保存放整齐、便于查找。2.电子成本档案应进行备份存储，存储介质应选择安全可靠的设备，如硬盘、光盘等。备份应定期进行，以防止数据丢失。3.档案保管环境应保持清洁、干燥、通风，温度和湿度应符合档案保管要求，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。（三）档案保管检查1.档案管理部门应定期对成本档案进行检查，检查内容包括档案的完整性、准确性、保管环境等。2.每年至少进行一次全面的档案清查，对发现的问题及时进行处理，如补充缺失档案、修复损坏档案等。3.检查和清查情况应做好记录，并存档备查。六、成本档案的利用（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅成本档案，应填写《成本档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称和编号等信息，经所在部门负责人审批后，提交给档案管理部门。2.档案管理部门根据审批后的申请表，为查阅人员提供相应的档案，并在《成本档案查阅登记表》上记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。3.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案管理部门。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。（二）借阅1.因特殊情况需要借阅成本档案的，应填写《成本档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的成本档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损等。借阅期满后，应及时归还档案管理部门。4.档案管理部门应对借阅档案进行跟踪管理，督促借阅人员按时归还。如发现档案丢失或损坏，借阅人员应承担相应的责任。（三）档案利用的限制1.涉及公司商业机密、敏感信息的成本档案，未经公司授权，不得对外提供查阅、借阅。2.成本档案的利用不得违反国家法律法规和公司相关规定，不得用于非法目的。七、成本档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对保管期满的成本档案进行鉴定，确定档案的存毁价值。2.成立成本档案鉴定小组，由档案管理部门、财务部门、审计部门等相关人员组成。鉴定小组根据档案的保管期限、重要性、相关性等因素，对档案进行综合评估，提出鉴定意见。3.鉴定意见应明确档案是否可以销毁、继续保管或进行其他处理，并经鉴定小组全体成员签字确认。（二）销毁1.对于确定销毁的成本档案，应编制《成本档案销毁清单》，详细列出档案的名称、编号、数量等信息。2.《成本档案销毁清单》经档案管理部门负责人审核、公司分管领导批准后，方可实施销毁。3