机关档案销毁管理制度

PAGE机关档案销毁管理制度一、总则（一）目的为加强机关档案管理，确保档案销毁工作的规范、安全、有序进行，依据《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国档案法》等法律法规，结合本机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门在履行职能活动中形成的，已失去保存价值需销毁的各类档案。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关法律法规和行业标准，确保档案销毁工作合法合规。2.安全保密原则：在档案销毁过程中，采取必要措施，确保档案信息不泄露，维护国家秘密和机关工作的安全。3.集中管理原则：档案销毁工作实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责组织实施。4.全程监督原则：对档案销毁工作的全过程进行监督，确保销毁工作按规定程序进行。二、档案鉴定（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由机关分管领导担任组长，档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员为成员。鉴定工作小组负责对拟销毁档案进行全面审查和鉴定。（二）鉴定标准1.法律依据：依据国家法律法规和政策规定，判断档案是否已过保密期限、是否失去保存价值。2.工作需要：结合机关工作实际，考虑档案对当前及今后工作的查考、利用价值。3.历史意义：评估档案对研究机关历史发展、工作沿革等方面的价值。（三）鉴定程序1.初步筛选：档案管理人员定期对库存档案进行清查，初步筛选出拟销毁档案清单，包括档案名称、形成时间、保管期限等信息。2.部门初审：将拟销毁档案清单分发给相关业务部门，由各部门负责人根据本部门工作实际，对档案的保存价值进行初审，并提出是否同意销毁的意见。3.小组鉴定：档案鉴定工作小组召开会议，对各部门初审通过的拟销毁档案进行集中鉴定。鉴定过程中，认真审查档案内容，综合考虑各方面因素，形成最终的鉴定意见。4.结果公示：将档案鉴定结果在机关内部进行公示，公示期不少于[X]个工作日。公示期间，如有异议，由档案鉴定工作小组进行复查核实。三、销毁审批（一）审批流程1.申请提交：档案管理部门根据档案鉴定结果，填写《档案销毁申请表》，详细说明拟销毁档案的名称、数量、形成时间、保管期限、鉴定依据及销毁原因等内容，并附上档案鉴定工作小组的鉴定意见和公示情况说明。2.部门审核：《档案销毁申请表》依次提交给相关业务部门、档案管理部门负责人进行审核，签署审核意见。3.领导审批：经业务部门和档案管理部门负责人审核通过后，报机关分管领导审批。分管领导对档案销毁申请进行全面审查，做出是否批准销毁的决定。（二）审批权限1.一般性档案的销毁，由机关分管领导审批。2.涉及重要机密、敏感信息的档案销毁，需经机关主要领导审批。四、销毁实施（一）准备工作1.制定销毁方案：根据档案销毁审批意见，档案管理部门制定详细的销毁方案，明确销毁时间、地点、方式、参与人员及安全保障措施等内容。2.确定销毁方式：根据档案的载体形式、数量及保密要求等因素，选择合适的销毁方式。一般可采用焚烧、粉碎、电子数据擦除等方式。3.安排销毁人员：挑选政治素质高、责任心强、熟悉档案管理业务的人员参与档案销毁工作。参与人员需签订保密承诺书，明确保密责任。4.准备销毁设备：根据销毁方式，准备相应的销毁设备，并确保设备性能良好、运行正常。（二）销毁过程1.现场监督：档案销毁工作必须在指定地点进行，由档案管理部门负责人或其指定人员进行现场监督。监督人员要全程跟踪销毁过程，确保销毁工作按规定要求进行。2.详细记录：对档案销毁过程进行详细记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量、销毁方式、参与人员等信息。记录内容要真实、准确、完整，并存档备查。3.质量检查：销毁工作完成后，对销毁效果进行质量检查。采用焚烧方式的，要检查灰烬是否符合彻底销毁要求；采用粉碎方式的，要检查粉碎后的颗粒大小是否达到保密标准；采用电子数据擦除方式的，要进行数据恢复检测，确保数据无法恢复。五、监督检查（一）内部监督1.定期检查：机关内部审计部门定期对档案销毁工作进行检查，重点检查销毁审批程序是否合规、销毁过程是否符合要求、销毁记录是否完整等内容。2.专项检查：针对重要档案销毁或在档案销毁工作中发现问题时，及时开展专项检查，深入调查核实情况，提出整改意见。（二）外部监督1.接受上级监督：主动接受上级档案管理部门的监督检查，及时汇报档案销毁工作情况，认真落实上级部门提出的整改要求。2.配合相关部门监督：积极配合纪检监察、保密等部门对档案销毁工作的监督检查，如实提供有关资料和情况，对发现的问题及时整改。六、安全保密（一）人员管理1.保密培训：对参与档案销毁工作的人员进行定期保密培训，提高其保密意识和业务水平。培训内容包括国家保密法律法规、档案管理保密规定、销毁工作操作规程等。2.背景审查：对参与档案销毁工作的人员进行严格的背景审查，确保其政治可靠、品行端正、无违法违纪记录。（二）场所管理1.专用场地：设立专门的档案销毁场所，场所应具备防火、防盗、防潮、防虫等安全设施，并与其他办公区域有效隔离。2.安全监控：在档案销毁场所安装监控设备，对销毁过程进行全程监控，监控资料保存期限不少于[X]年。（三）设备管理1.专人负责：指定专人负责档案销毁设备的日常维护和管理，定期对设备进行检查、维修和保养，确保设备正常运行。2.安全防护：对档案销毁设备采取必要的安全防护措施，防止设备被非法使用或数据泄露。（四）资料管理1.销毁记录归档：将档案销毁过程中的各类记录资料，如《档案销毁申请表》、鉴定意见、公示情况、销毁方案、销毁记录、质量检查报告等，按照档案管理要求进行整理归档，妥善保管。2.严格保密：对涉及档案销毁的各类资料严格保密，未经批准，任何人不得查阅、复制或传播。七、责任追究（一）责任界定1.因工作失误导致档案销毁不当：对在档案鉴定、审批、销毁过程中，因工作疏忽、判断失误等原因，导致档案销毁不当的，追究相关人员的责任。2.违反保密规定造成档案信息泄露：对违反安全保密规定，在档案销毁过程中造成档案信息泄露的，依法依规追究相关人员的责任。3.故意违规销毁档案：对故意违规销毁档案，造成严重后果的，依法追究相关人员的法律责任。（二）责任追究方式1.批评教育：对情节较轻的责任人员，给予批评教育，责令其作出书面检讨。2.警告处分：对情节较重的责任人员，给予警告处分，并视情况进行通报批评。3.纪律处分