招标资料档案存档制度

PAGE招标资料档案存档制度一、总则（一）目的为加强公司招标资料档案管理，确保招标活动相关资料的完整性、准确性和安全性，便于查阅、利用和追溯，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有招标项目资料的存档管理，包括但不限于招标公告、招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书等相关文件及资料。（三）基本原则1.真实性原则：存档资料应如实反映招标活动的全过程，确保资料内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集招标活动各环节产生的资料，保证档案资料的齐全完整。3.规范性原则：严格按照规定的格式、内容和流程进行资料整理与存档，确保档案管理的规范化。4.保密性原则：对涉及商业秘密、技术秘密等敏感信息的招标资料，应严格保密，防止信息泄露。二、职责分工（一）招标部门1.负责组织招标活动，按照规定流程生成和收集各类招标资料。2.对招标资料的真实性、完整性负责，并在规定时间内将资料移交档案管理部门。3.协助档案管理部门进行招标资料的整理、分类和编号等工作。（二）档案管理部门1.制定并执行招标资料档案存档管理制度。2.负责接收、审核、整理、保管和提供查阅招标资料档案。3.定期对招标资料档案进行检查、盘点和维护，确保档案安全。（三）其他部门在招标活动中涉及提供相关资料或参与评审等工作的部门，应按照要求及时、准确地提供资料，并配合做好招标资料档案的相关工作。三、招标资料的收集与整理（一）招标公告与招标文件1.招标部门在发布招标公告前，应确保公告内容符合法律法规及公司规定，经审核后发布。公告发布后，应及时收集公告原件及相关发布记录。2.招标文件编制过程中，应明确各项条款和要求，确保文件内容合法合规、清晰准确。招标文件定稿后，应收集包括纸质版和电子版在内的全套文件，并附上编制说明、审核记录等相关资料。（二）投标文件1.投标截止时间后，招标部门应及时整理和接收投标文件，检查投标文件的密封情况、完整性等。2.对投标文件进行编号登记，记录投标单位名称、投标项目名称、投标文件份数等信息。同时，按照投标文件内容进行初步分类，如技术方案、商务报价、资格证明文件等。（三）评标资料1.评标过程中，评标委员会应认真填写评标记录，详细记录评标情况，包括对各投标文件的评审意见、打分情况、推荐中标候选人的理由等。2.收集评标过程中产生的各类文件，如评标标准、评委签到表（含评委资质证明）、评标会议记录、澄清文件等，并确保资料的真实性和完整性。（四）中标通知书中标结果确定后，招标部门应及时起草并发放中标通知书。中标通知书发出后，应收集中标通知书原件及发放记录，同时将中标通知书副本与其他招标资料一并整理归档。（五）其他相关资料1.招标活动中涉及的往来函件、补充文件（如答疑文件、变更通知等），应及时收集并整理编号，确保与招标项目相关资料的关联性和完整性。2.对于招标项目的合同签订情况，应收集合同副本及相关补充协议，作为招标资料档案的重要组成部分。四、招标资料的审核与归档（一）审核1.招标部门将收集整理好的招标资料提交给档案管理部门后，档案管理部门应进行审核。审核内容包括资料的完整性、准确性、规范性以及与招标流程的一致性等。2.对于审核中发现的问题或不符合要求的资料，档案管理部门应及时反馈给招标部门，要求其补充或更正资料，确保资料质量符合存档要求。（二）归档1.审核通过的招标资料，档案管理部门应按照档案管理的规范要求进行分类、编号和装订。2.采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行存档。纸质档案应按照一定顺序排列，编制目录，装入档案盒，并在档案盒上标明项目名称、档案类别、起止日期等信息。电子档案应按照统一的命名规则进行存储，确保电子档案与纸质档案内容一致，便于查询和利用。3.建立招标资料档案索引，详细记录每个项目档案的存放位置、编号、内容摘要等信息，方便快速查找和调阅档案。五、招标资料档案的保管与维护（一）保管环境1.档案管理部门应设置专门的档案库房，确保库房环境安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.库房内配备必要的档案保管设备，如档案架、温湿度计、灭火器等，定期检查设备运行情况，确保设备正常使用。（二）保管期限与销毁1.根据国家法律法规及公司规定，确定各类招标资料档案的保管期限。一般情况下，重要招标项目资料档案保管期限为[X]年，其他项目资料档案保管期限为[X]年。2.保管期限届满后，档案管理部门应会同相关部门对档案进行鉴定。对于确无保存价值的档案，填写档案销毁申请表，经公司领导审批后，按照规定的程序进行销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称及数量等，并由监销人员签字确认。（三）定期检查与维护1.档案管理部门应定期对招标资料档案进行检查，检查内容包括档案的完整性、存放状况、保管环境等。每[X]年进行一次全面检查，日常进行不定期抽查。2.对检查中发现的问题，如档案损坏、字迹褪色等，应及时采取措施进行修复或复制。同时，根据档案保管情况，适时对档案进行重新整理和装订，确保档案的质量和安全性。六、招标资料档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅招标资料档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司商业秘密、重大项目等敏感信息的招标资料档案，查阅申请需经公司分管领导审批。3.外部单位或个人因特殊原因需要查阅招标资料档案的，必须持有合法有效的证明文件，并经公司相关部门负责人审核，报公司领导批准后方可查阅。查阅过程中，档案管理部门应安排专人陪同，严格控制查阅范围和时间。（二）查阅登记档案管理部门应对查阅招标资料档案的情况进行详细登记，记录查阅人姓名、单位、查阅时间、查阅内容、归还时间等信息。查阅人归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，确认无误后办理归还手续。（三）利用限制1.查阅招标资料档案时，查阅人应遵守档案管理规定，不得擅自涂改、抽取、复制、转借或损毁档案资料。如需复制档案资料，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行复制。2.利用招标资料档案形成的资料，如研究报告、统计数据等成果，其知识产权归属公司所有。未经公司书面同意，查阅人不得将相关成果用于任何与公司利益相