员工台账档案管理制度

PAGE员工台账档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司员工台账档案管理，确保员工信息的完整性、准确性和安全性，提高公司人力资源管理效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工的台账档案管理。（三）管理原则1.真实性原则：员工台账档案应如实记录员工的基本信息、工作经历、培训情况、考核结果等，确保信息真实可靠。2.完整性原则：涵盖员工从入职到离职全过程的各类信息，保证档案资料的全面性。3.保密性原则：严格保护员工个人信息，防止信息泄露，未经授权不得擅自查阅、传播或使用员工档案信息。4.动态管理原则：根据员工的工作变动、培训发展、绩效考核等情况，及时更新台账档案信息，保持档案的时效性。二、员工台账档案的分类与内容（一）个人基本信息档案1.员工登记表：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、联系方式等基本个人信息。2.身份证复印件：留存员工有效身份证件的复印件，确保信息准确。3.学历学位证书复印件：记录员工的学历层次和学位授予情况。4.职业资格证书复印件：如有相关职业资格证书，一并归档保存。（二）入职档案1.入职申请表：记载员工入职申请时填写的各项信息，包括应聘岗位、期望薪资、到岗时间等。2.劳动合同：与员工签订的劳动合同文本，明确双方权利义务。3.入职体检报告：员工入职时的体检结果，确保员工身体健康状况符合岗位要求。（三）培训档案1.培训申请表：记录员工参加各类培训的申请情况，包括培训课程名称、培训时间、培训目的等。2.培训记录：详细记载员工参加培训的出勤情况、学习表现、考核成绩等。3.培训证书复印件：员工获得的培训结业证书或相关资质证书复印件。（四）考核档案1.绩效考核记录：定期对员工进行绩效考核，记录考核周期、考核指标、考核结果等信息。2.年度考核表：每年末对员工进行全面年度考核的相关表格及结果。（五）岗位变动档案1.岗位调动申请表：员工申请岗位调动时填写的相关表格，说明调动原因、目标岗位等。2.岗位变动审批文件：记录岗位变动的审批过程及结果。（六）薪资福利档案1.薪资调整记录：包括薪资调整原因、调整幅度、调整时间等信息。2.福利发放记录：如社保缴纳记录、公积金缴纳记录、各类福利补贴发放明细等。（七）奖惩档案1.奖励记录：记载员工获得的公司内部奖励或外部荣誉，包括奖励名称、奖励时间、奖励原因等。2.惩罚记录：对员工违反公司规定的处罚情况，如处罚类型、处罚时间、处罚依据等。（八）离职档案1.离职申请表：员工提出离职申请时填写的表格，注明离职原因、预计离职时间等。2.离职审批文件：记录离职审批流程及结果。3.离职交接清单：员工离职时与相关部门进行工作交接的详细清单。三、员工台账档案的建立与收集（一）建立流程1.新员工入职时：人力资源部门负责向新员工发放《员工登记表》等相关表格，指导员工如实填写个人基本信息。2.员工提交资料：新员工应在规定时间内将身份证复印件、学历学位证书复印件、职业资格证书复印件等相关资料提交至人力资源部门。3.审核与录入：人力资源部门对员工提交的资料进行审核，确保信息准确无误后，将相关信息录入公司员工台账档案管理系统。（二）收集渠道1.员工主动提交：员工按照公司要求，主动提交各类档案资料。2.部门协助收集：各部门在日常工作中，如涉及员工岗位变动、培训、考核等情况，应及时将相关资料收集整理后移交人力资源部门。3.外部获取：如社保机构、培训机构等提供的员工社保缴纳记录、培训证书等信息，由人力资源部门负责收集并归档。四、员工台账档案的整理与归档（一）整理要求1.分类清晰：按照本制度规定的档案分类标准，对员工台账档案进行分类整理，确保各类档案资料归属明确。2.资料齐全：检查每份档案资料是否完整，如有缺失应及时补充。3.编号规范：为每份档案资料编制唯一的编号，以便于查询和管理。（二）归档方式1.纸质档案归档：将整理好的纸质档案资料按照类别顺序放入档案盒或档案柜中，并在档案盒或档案柜上标明档案类别和编号范围。2.电子档案归档：同时建立电子档案库，将员工台账档案资料以电子文档形式进行存储。电子档案应按照纸质档案的分类方式进行分类存储，并建立相应的索引目录，方便快速查找。五、员工台账档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.人力资源部门：人力资源部门工作人员因工作需要可查阅员工台账档案，但仅限于与人力资源管理相关的信息。2.上级领导：员工所在部门的上级领导在必要时可查阅员工的工作表现、考核结果等相关档案信息，以进行工作指导和决策。3.其他部门：其他部门因工作需要查阅员工台账档案时，需经人力资源部门负责人批准，并说明查阅目的和范围。（二）查阅流程1.填写申请表：查阅人需填写《员工台账档案查阅申请表》，注明查阅员工姓名、查阅目的、查阅内容等信息。2.审批：申请表经相关负责人审批同意后，方可进行查阅。3.查阅登记：查阅人在档案管理人员的陪同下进行查阅，并在《员工台账档案查阅登记表》上记录查阅时间、查阅内容等信息。（三）借阅权限1.特殊情况借阅：因特殊原因需要借阅员工台账档案的，需经公司分管领导批准。2.借阅期限：借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期应提前办理续借手续。（四）借阅流程1.填写借阅申请表：借阅人填写《员工台账档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限等。2.审批：申请表经公司分管领导审批通过后，借阅人到人力资源部门办理借阅手续。3.借阅登记：档案管理人员对借阅档案进行登记，记录借阅人姓名、借阅档案名称、借阅时间、预计归还时间等信息。4.归还档案：借阅人应在规定期限内归还借阅的档案资料，档案管理人员在收到归还档案时，应进行认真核对，确保档案资料完整无损。如发现档案资料有损坏或丢失情况，借阅人应承担相应责任。六、员工台账档案的保管与安全（一）保管责任1.人力资源部门：人力资源部门负责员工台账档案的日常保管工作，指定专人负责档案管理，确保档案资料的安全存放。2.保管环境要求：档案保管场所应保持干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗等，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防虫药品等。（二）定期检查1.检查周期：定期对员工台账档案进行检查，每年至少进行[X]次全面检查。2.检查内容：检查档案资料的完整性、准确性、安全性，以及档案保管环境是否符合要求等。如发现问题应及时采取措施进行处理，并记录检查情况。（三）安全保密措施1.人员管理：档案管理人员应严格遵守保密制度，不得擅自泄露员工档案信息。档案管理人员离职时，应办理档案交接手续，确保档案管理工作的连续性。2.技术防范：采用必要的技术手段对电子档案进行加密存储和备份，防止电子档案信息被篡改或丢失。同时，对档案保管场所安装监控设备，加强安全防范。七、员工台账档案的更新与维护（一）信息更新1.定期更新：人力资源部门应定期对员工台账档案信息进行更新，如每年对员工基本信息进行核对更新，及时调整薪资福利、岗位变动等信息。2.动态更新：根据员工的实际工作情况，如培训、考核、奖惩等，及时将相关信息录入档案管理系统，确保档案信息的时效性。（二）档案维护1.破损修复：对破损或褪色的纸质档案资料进行及时修复或复印，确保档案资料的可读性。2.电子档案维护：定期对电子档案进行清理和维护，检查电子档案的存储介质是否正常，防止电子档案损坏或丢失。同时，及时更新电子档案的索引目录，方便查找和使用。八、员工台账档案的销毁（一）销毁条件1.超过保管期限：员工台账档案达到规定的保管期限后，经鉴定确无保存价值的，可进行销毁。2.其他原因：因公司机构调整、档案管理规定变更等原因，导致某些档案资料不再需要保存的，也可进行销毁。（二）销毁流程1.鉴定申请：由人力资源部门提出档案销毁申请，填写《员工台账档案销毁鉴定申请表》，说明销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等。2.鉴定审批：公司成立档案销毁鉴定小组，对申请销毁的档案进行鉴定。鉴定小组由人力资源部门、财务部门、审计部门等相关人员组成。鉴定小组根据档案的重要性、历史价值、法律责任等因素，对档案是否需要销毁进行评估，并出具鉴定意见。鉴定意见经公司分管领导审批同意后，方可进行销毁。3.销毁实施：档案销毁应在指定地点进行，由专人负责监督销毁过程。销毁方式可采用焚烧、粉碎等方式，确保档案资料无法恢复。销毁过程中，应填写《员工台账档案销毁