机关电子档案管理制度

PAGE机关电子档案管理制度一、总则（一）目的为加强机关电子档案管理，确保电子档案的真实、完整、可用和安全，提高机关工作效率和服务水平，依据《中华人民共和国档案法》《电子文件归档与电子档案管理规范》等法律法规及行业标准，结合本机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关在履行职能过程中形成的电子档案的管理，包括电子文件的收集、整理、归档、保管、利用等环节。（三）基本原则1.统一管理原则机关电子档案管理工作由综合档案室统一负责，实行集中管理，确保电子档案管理的规范化、标准化。2.全程管理原则对电子档案形成、积累、整理、归档、保管、利用等全过程进行管理，确保电子档案的真实性、完整性和可用性。3.规范标准原则遵循国家和行业有关电子档案管理的规范标准，建立健全本机关电子档案管理制度和流程，确保电子档案管理工作的科学性和规范性。4.安全保密原则采取有效的安全保密措施，保障电子档案的安全，防止电子档案信息泄露、篡改和丢失。二、电子档案管理职责（一）综合档案室职责1.贯彻执行国家和上级有关电子档案管理的法律法规、方针政策和标准规范，制定本机关电子档案管理制度和流程。2.负责本机关电子档案管理系统的建设、维护和管理，确保电子档案管理系统的安全稳定运行。3.指导、监督和检查本机关各部门电子文件的收集、整理、归档等工作，确保电子文件的质量。4.负责接收、保管本机关各部门移交的电子档案，对电子档案进行分类、编号、存储等管理工作。5.开展电子档案的利用工作，为机关各项工作提供档案信息服务。6.定期对电子档案进行备份，确保电子档案的安全。7.组织开展电子档案管理业务培训和宣传工作，提高机关工作人员的电子档案管理意识和技能。（二）各部门职责1.负责本部门电子文件的形成、积累和整理工作，确保电子文件的真实、完整、准确。2.按照本机关电子档案管理制度和流程，定期将本部门的电子文件移交综合档案室归档。3.配合综合档案室做好电子档案的利用工作，提供相关的档案信息和资料。4.负责本部门电子档案管理系统的使用和维护，确保电子文件的安全。（三）信息技术部门职责1.负责本机关电子档案管理系统的技术支持和维护工作，确保系统的正常运行。2.协助综合档案室制定电子档案管理系统的安全策略和措施，保障电子档案的安全。3.负责电子档案存储设备的管理和维护，确保存储设备的安全可靠。三、电子文件收集与整理（一）电子文件收集范围1.本机关在履行职能过程中形成的各种电子文件，包括但不限于公文、报表、合同、协议、会议纪要、工作计划、工作总结等。2.本机关接收的上级机关、下级机关和其他单位发来的电子文件。3.本机关与其他单位之间交换的电子文件。（二）电子文件收集要求1.各部门应指定专人负责电子文件的收集工作，确保电子文件的及时收集和完整保存。2.电子文件应按照规定的格式和命名规则进行收集，确保电子文件的规范性和可读性。3.电子文件应确保其来源可靠、内容真实、完整准确，不得擅自修改、删除电子文件的原始信息。（三）电子文件整理原则1.遵循文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和信息检索。（四）电子文件整理方法1.分类按照本机关档案分类方案，对电子文件进行分类，可采用年度、机构（问题）、保管期限等分类方法。2.编号为每一份电子文件赋予唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于管理和检索。3.著录对电子文件的题名、日期、来源、保管期限等信息进行著录，建立电子文件目录数据库。四、电子档案归档（一）归档时间各部门应在电子文件形成后的次年6月底前，将电子文件移交综合档案室归档。（二）归档要求1.归档的电子文件应是经过整理、著录且真实、完整、准确的电子文件。2.归档的电子文件应按照规定的格式和存储介质进行存储，确保电子文件的可读性和可用性。3.归档的电子文件应进行备份，备份存储介质应与原存储介质分开保存，并异地存放。（三）归档流程1.各部门将整理好的电子文件按照规定的格式和存储介质存储在移动存储设备上，并填写电子文件移交清单。2.各部门将电子文件移交清单和移动存储设备一并提交给综合档案室。3.综合档案室对移交的电子文件进行检查、验收，核对电子文件的数量、内容、格式等是否符合要求。4.综合档案室对验收合格的电子文件进行归档存储，并更新电子文件目录数据库。五、电子档案保管（一）保管环境1.电子档案应存储在安全可靠的环境中，配备必要的防火、防潮、防尘、防虫、防鼠等设施。2.电子档案存储场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合国家规定的标准。（二）存储设备管理1.定期对电子档案存储设备进行检查、维护和保养，确保存储设备的正常运行。2.对存储设备进行标识，注明存储的电子档案内容、存储时间等信息。3.存储设备应定期进行备份，备份存储介质应与原存储介质分开保存，并异地存放。（三）电子档案保管期限电子档案的保管期限按照国家有关规定执行，分为永久、定期两种。定期保管期限分为30年、10年。（四）电子档案鉴定与销毁1.定期对电子档案进行鉴定，确定电子档案的保管期限和存毁价值。2.对已超过保管期限且无保存价值的电子档案，应按照规定的程序进行销毁。3.电子档案销毁应采用物理或化学方法，确保电子档案信息无法恢复。4.电子档案销毁应填写电子档案销毁清单，经部门负责人和综合档案室负责人签字确认后，方可进行销毁。六、电子档案利用（一）利用范围本机关工作人员因工作需要，可查阅、借阅、复制本机关的电子档案。（二）利用方式1.查阅本机关工作人员可通过电子档案管理系统查阅电子档案。2.借阅本机关工作人员因工作需要借阅电子档案的，应填写电子档案借阅申请表，经部门负责人和综合档案室负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过10个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制本机关工作人员因工作需要复制电子档案的，应填写电子档案复制申请表，经部门负责人和综合档案室负责人批准后，方可复制。复制的电子档案应注明复制日期、复制人等信息。（三）利用要求1.利用电子档案时，应遵守国家有关法律法规和本机关的保密规定，不得擅自扩大利用范围，不得泄露电子档案信息。2.利用电子档案时，应爱护电子档案存储设备，不得擅自修改、删除电子档案内容。3.利用电子档案后，应及时归还，如发现电子档案有损坏、丢失等情况，应及时报告综合档案室。七、电子档案安全保密（一）安全保密措施1.建立健全电子档案安全保密制度，明确安全保密责任。2.加强电子档案管理系统安全防护，设置用户权限，防止非法访问和数据泄露。3.对电子档案存储设备进行加密处理，防止数据被窃取和篡改。4.定期对电子档案管理系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现和处理安全隐患。5.加强对工作人员的安全保密教育，提高工作人员的安全保密意识和技能。（二）保密规定1.电子档案管理人员应严格遵守保密规定，不得泄露电子档案信息。2.查阅、借阅、复制电子档案的人员应严格遵守保密规定，不得擅自扩大利用范围，不得泄露电子档案信息。3.未经综合档案室负责人批准，不得将电子档案携带出本机关或转借他人。（三）应急处置1.制定电子档案安全