物业完善档案管理制度

PAGE物业完善档案管理制度一、总则（一）目的为加强本物业公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，为公司各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本物业公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由综合管理部负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实准确原则：档案应如实反映公司各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠、数据准确无误。3.安全保密原则：加强档案的安全保密措施，防止档案的损坏、丢失和泄密，确保档案信息安全。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便公司员工查阅和利用档案。二、档案管理职责（一）综合管理部职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司档案管理制度。2.负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和销毁等工作。3.建立健全公司档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理效率。4.组织开展档案业务培训，提高公司员工的档案意识和档案管理水平。5.负责向有关部门和单位提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记工作。6.定期对公司档案管理工作进行检查和评估，总结经验，发现问题及时整改。（二）各部门职责1.负责本部门在工作中形成的各类档案资料的收集、整理和初步归档工作，并按照公司档案管理制度的要求，定期移交综合管理部。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案管理的日常工作，确保档案资料的完整、准确和安全。3.配合综合管理部做好档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的协助和支持。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备良好的职业道德和业务素质，严格遵守档案管理的各项规章制度。2.负责档案的收集、整理、编目、装订、上架等日常管理工作，确保档案整理规范、排列有序。3.做好档案的安全保管工作，定期检查档案保管状况，采取有效措施防止档案的损坏、丢失和霉变等情况发生。4.负责档案的鉴定、统计和销毁工作，按照规定程序对到期档案进行鉴定和销毁。5.积极开展档案信息开发利用工作，为公司各项工作提供档案资料支持和服务。6.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容，确保档案信息安全。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、股东会决议、董事会决议、监事会决议等；公司内部管理制度、工作流程、岗位职责等；公司行政公文、通知、通报、报告、请示等；公司会议纪要及重要会议文件；公司资质证书、营业执照、税务登记证等相关证照文件；公司与上级主管部门、政府部门及其他单位的往来文件等。2.人力资源类：包括员工招聘、录用、培训、考核、晋升、奖惩等相关文件；员工劳动合同、社保缴纳记录、工资福利发放等文件；员工档案、人事任免文件、职称评定文件等；公司人力资源规划、人才培养计划等相关资料。3.财务审计类：包括公司财务预算、决算报告、财务报表、会计凭证、账簿等财务文件；公司资金管理、成本核算、税务筹划等相关资料；公司内部审计报告、外部审计报告、财务审计工作底稿等审计文件。4.客户服务类：包括业主档案、客户投诉记录、客户满意度调查资料等；物业服务合同、协议及相关补充文件；物业收费记录、欠费催缴记录等；社区文化活动资料、业主委员会相关文件等。5.工程管理类：包括物业项目规划设计文件、施工图纸、竣工资料等；工程建设合同、协议及相关补充文件；工程质量验收报告、工程维修记录、设备维护保养记录等；工程招投标文件、工程预算书等相关资料。6.安全管理类：包括安全管理制度、安全应急预案、安全检查记录、安全事故报告及处理文件等；消防设施设备档案、监控系统档案、门禁系统档案等；安全培训资料、安全演练记录等相关资料。7.环境管理类：包括环境卫生管理制度、绿化养护记录、垃圾清运记录等；环保相关文件、环境监测报告等；环境管理工作照片、视频资料等。（二）档案编号1.档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的方式进行编制。2.年度：采用公历纪年，用四位数字表示，如“2023”。3.类别代码：根据档案分类，分别用两位字母表示，具体如下：行政管理类：XG人力资源类：RL财务审计类：CW客户服务类：KF工程管理类：GC安全管理类：AQ环境管理类：HJ4.流水号：按照档案形成的先后顺序，用四位数字表示，从“0001”开始依次编号。5.例如，2023年行政管理类的第5份档案编号为“2023XG0005”。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应按照档案管理制度的要求，及时收集本部门在工作中形成的各类档案资料，确保档案资料的完整性和准确性。2.档案资料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，采用A4纸规格进行打印或复印，并按照规定进行装订。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行备份存储，同时注明文件的形成时间、来源、保管期限等信息。（二）整理方法1.档案管理人员应按照档案分类标准，对收集到的档案资料进行分类整理，确保档案分类准确、排列有序。2.对于每份档案，应编制档案目录，目录内容包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，并将目录打印成册，置于档案盒封面。3.档案应按照年度、类别进行排列，同一类别档案按照形成时间先后顺序排列，不同年度的档案应分开存放。4.对于重要的档案资料，应建立副本或复印件，以便于查阅和利用。副本或复印件应与原件一同整理归档，并注明“副本”或“复印件”字样。五、档案的保管（一）保管场所及设施1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案密集架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等，以满足档案保管的需要。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。（二）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，应列为永久保管。长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，保管期限为15年至50年。短期保管的档案：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。2.档案保管期限的确定，应根据国家有关规定和公司实际情况，由档案管理人员提出初步意见，报综合管理部负责人审核，经公司领导批准后执行。（三）档案保管要求1.档案应按照编号顺序上架存放，便于查找和利用。2.对于电子档案，应按照存储介质的不同，分别进行分类存储，并建立电子档案目录，以便于检索和管理。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好检查记录。4.对于破损、褪色、字迹模糊等不符合保管要求的档案，应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。5.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、慎重决定的原则，确保鉴定结果准确可靠。2.鉴定工作应根据档案的保管期限、内容价值、现实利用情况等因素进行综合分析，确定档案的存毁。（二）鉴定组织1.公司成立档案鉴定工作小组，由综合管理部负责人担任组长，各部门负责人及档案管理人员为成员。2.档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定计划，组织开展档案鉴定工作，对鉴定结果进行审核和审批。（三）鉴定方法1.档案鉴定工作小组应定期对到期档案进行清理和鉴定，逐卷逐件地审查档案的内容、价值和保管期限，确定档案的存毁。2.对于涉及公司重要业务、机密信息、历史沿革等方面的档案，应进行重点审查，确保档案的完整性和安全性。3.鉴定工作应形成书面记录，详细记录档案的名称、编号、形成时间、保管期限、鉴定意见等信息，并由鉴定人员签字确认。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，报综合管理部负责人审核，经公司领导批准后予以销毁。2.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行销毁，并采用适当的销毁方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁过程中，应安排专人进行监督，并在《档案销毁清册》上签字确认。《档案销毁清册》应包括档案名称、编号、数量、销毁时间、销毁方式等信息，作为档案销毁的凭证，永久保存。七、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部办理查阅手续。2.综合管理部档案管理人员应根据《档案查阅申请表》，提供相应的档案资料，并在档案查阅登记簿上做好记录，记录内容包括查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅档案名称、编号、查阅目的等信息。3.查阅档案时，查阅人员应在档案查阅室进行，不得将档案带出查阅室。如需复印或摘录档案内容的，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。4.查阅人员应爱护档案资料，不得在档案上涂改、圈划、污损或抽取、撤换档案材料。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理人员，并办理归还手续。（二）借阅规定1.公司外部单位或个人因特殊原因需要借阅公司档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息，并提供有效身份证明和单位介绍信，经公司领导批准后，到综合管理部办理借阅手续。2.综合管理部档案管理人员应根据《档案借阅申请表》，提供相应的档案资料，并与借阅人员签订《档案借阅承诺书》，明确借阅人员的权利和义务，以及违约责任。3.《档案借阅承诺书》应包括以下内容：借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借、转让、出卖或擅自销毁档案。借阅人员应按照规定的借阅期限归还档案，如需延期借阅的，应提前办理延期手续。借阅人员应遵守档案保密规定，不得泄露档案内容，如有违反，应承担相应的法律责任。4.借阅档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期借阅的，应提前[X]个工作日向综合管理部提出申请，经批准后方可延期。5.借阅人员应在档案借阅登记簿上签字确认，并按照规定的借阅期限归还档案。归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告，并追究借阅人员的责任。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务质量。2.通过信息化手段，实现档案资源的共享和整合，为公司各项工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）信息化管理措施1.配备必要的计算机设备、存储设备、网络设备等信息化硬件设施，满足档案信息化管理的需要。2.选用适合公司档案管理需求的档案管理软件，对档案信息进行分类录入、存储和管理，实现档案信息的快速检索和利用。3.建立电子档案备份制度，定期对电子档案进行备份存储，确保电子档案数据的安全可靠。备份存储介质应采用多种形式，如磁带、光盘、移动硬盘等，并分别存放在不同的地点。4.加强档案管理人员的信息化技能培训，提高其计算机操作水平和档案管理软件的使用能力，确保档案信息化管理工作的顺利开展。（三）电子档案管理要求1.电子档案应与纸质档案