民营职工档案管理制度

PAGE民营职工档案管理制度一、总则（一）目的为加强本民营企业职工档案管理，有效地保护和利用档案，提高企业人力资源管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本民营企业全体在职职工档案的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则职工档案由企业人力资源部门集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和安全性。2.依法依规原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。3.服务企业与职工原则档案管理工作要为企业的人力资源管理决策提供支持，同时保障职工的合法权益，为职工提供必要的档案服务。二、档案内容（一）个人基本信息1.身份证、学历证书、学位证书、职业资格证书等复印件。2.个人简历，包括工作经历、培训经历等。（二）劳动合同职工与企业签订的劳动合同文本。（三）工资福利相关材料1.工资表、奖金发放记录等。2.社会保险、住房公积金缴纳记录。（四）考核评价材料1.年度考核表、绩效考核记录。2.奖惩决定、荣誉证书等。（五）培训与发展材料1.参加企业内部培训、外部培训的记录。2.职业发展规划、晋升申请等材料。（六）离职相关材料1.离职申请、离职审批表。2.离职交接清单。三、档案建立与收集（一）新职工入职1.职工入职时，人力资源部门负责告知职工档案管理的相关规定和要求。2.职工应按照要求提交个人基本信息及相关证明材料的原件及复印件，人力资源部门进行审核并留存复印件。3.人力资源部门为新职工建立个人档案，将相关材料整理归档。（二）日常收集1.各部门应及时将涉及职工的各类材料提交至人力资源部门，如考核评价结果、奖惩决定等。2.人力资源部门定期收集职工工资福利、培训发展等方面的材料，确保档案内容的及时更新。四、档案整理与分类（一）整理要求1.对收集到的档案材料进行分类整理，确保材料齐全、完整。2.去除重复、无效的材料，对破损、褪色的材料进行修复或复制。3.按照档案内容的类别和时间顺序进行排列，便于查找和使用。（二）分类方法1.按照档案内容的性质分为个人基本信息类、劳动合同类、工资福利类、考核评价类、培训与发展类、离职类等。2.每一类再根据具体内容进行细分，如考核评价类可分为年度考核、专项考核等。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，确保库房安全、通风、防潮、防火、防虫。2.库房应配备必要的档案保管设备设施，如档案柜、防火设备、温湿度控制设备等。（二）保管期限1.职工档案长期保管，直至职工退休后按照国家规定继续保管一定期限。2.对于已离职职工的档案，在规定保管期限内妥善保管，期满后按照相关规定进行处理。（三）档案安全1.建立档案安全管理制度，加强对档案库房的安全管理，防止档案丢失、损坏、泄露。2.对档案管理人员进行安全培训，提高安全意识，确保档案管理工作安全有序进行。六、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.企业内部人员因工作需要查阅职工档案的，需填写查阅申请表，经所在部门负责人和人力资源部门负责人批准后方可查阅。2.查阅档案应在指定地点进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。（二）借阅规定1.外单位因工作需要借阅职工档案的，需持单位介绍信，经企业主管领导批准后，由人力资源部门办理借阅手续。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上批注、污损。七、档案转递（一）转出1.职工离职或调动时，人力资源部门负责办理档案转递手续。2.档案转递应通过机要交通或专人送取的方式进行，确保档案安全、及时送达。3.转出档案时，应填写档案转递通知单，密封档案，并在封口处加盖公章。（二）转入1.接收外部转入的职工档案时，人力资源部门应认真核对档案材料，确保档案完整、真实。2.对转入档案进行登记，并及时将档案归入职工个人档案。八、档案信息化管理（一）建立电子档案系统1.利用现代信息技术，建立职工电子档案系统，实现档案信息的电子化管理。2.将纸质档案中的重要信息进行数字化扫描录入电子档案系统，确保电子档案与纸质档案内容一致。（二）信息维护与安全1.定期对电子档案系统进行维护和更新，确保档案信息的准确性和完整性。2.加强电子档案系统的安全管理，设置用户权限，防止信息泄露。九、档案管理人员职责（一）档案管理职责1.负责职工档案的收集、整理、分类、保管、查阅、借阅、转递等工作。2.严格遵守档案管理规定，确保档案管理工作规范、有序。（二）保密职责1.对职工档案内容严格保密，不得泄露档案信息。2.妥善保管档案管理工作中涉及的各类文件、资料，防止丢失、泄露。十、监督与检查（一）内部监督1.企业内部定期对职工档案管理工作进行检查，确保档案管理工作符合制度要求。2.对发现的问题及时进行整改，对违反档案管理规定的行为进行严肃处理。（二）外部监督1.接受上级主管部门、档案管理部门等的监督检查，积极配合相关部门的工作。2.根据外部监督检