行政前台档案收纳制度

PAGE行政前台档案收纳制度一、总则（一）目的为了加强公司行政前台档案收纳管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司行政前台涉及的各类档案收纳工作，包括但不限于文件、资料、信函、合同等。（三）基本原则1.集中统一原则：行政前台负责集中收纳公司各类相关档案，实行统一管理。2.真实准确原则：确保档案内容真实、准确反映公司业务活动和历史情况。3.安全保密原则：采取有效措施保障档案安全，防止档案泄露、损毁和丢失。4.方便利用原则：便于公司内部各部门及相关人员查阅和使用档案。二、档案分类（一）文件档案1.公司文件：包括公司发布的各类规章制度、通知、通报、报告等正式文件。2.外来文件：上级主管部门、政府部门等下发的与公司相关的文件。（二）资料档案1.业务资料：公司各业务部门在工作过程中产生的各类资料，如市场调研报告、项目策划书、业务报表等。2.宣传资料：公司用于宣传推广的资料，如宣传册、海报、宣传片等。（三）信函档案1.公司信函：公司对外发送的信函、邮件等。2.收到信函：公司收到的外部信函、邮件等。（四）合同档案1.业务合同：公司与客户签订的各类业务合同，包括销售合同、采购合同、服务合同等。2.租赁合同：公司涉及的房屋、设备等租赁合同。三、档案收集（一）收集范围1.行政前台应主动收集上述各类档案，确保涵盖公司行政事务相关的所有文件、资料、信函和合同。2.各部门应及时将本部门产生的相关档案移交至行政前台，不得私自留存。（二）收集时间1.对于日常产生的文件、信函等，应在办结后[X]个工作日内移交行政前台。2.业务合同签订后，合同执行部门应在[X]个工作日内将合同原件及相关附件移交行政前台。3.定期收集资料档案，如每月末收集本月业务资料，每季度末收集宣传资料等。（三）收集要求1.各部门移交档案时，应确保档案内容完整、清晰，签字盖章齐全。2.对于电子档案，应按照规定格式和命名规则进行整理，并确保数据的准确性和完整性。3.行政前台在收集档案时，应认真核对档案内容，对不符合要求的档案及时反馈给移交部门进行补充或修正。四、档案整理（一）分类整理1.行政前台收到档案后，应按照档案分类标准进行分类整理，确保同类档案放置在一起。2.对于文件档案，按照年度、发文部门、文件类型等进行分类排序。3.资料档案按照业务类别、时间顺序等进行整理。4.信函档案按照发件人或收件人、时间顺序进行排列。5.合同档案按照合同类别、签订时间等进行整理。（二）编号标识1.为每一份档案建立唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于查询和管理。2.在档案封面或显著位置标注编号、档案名称、日期、保管期限等信息。（三）装订归档1.对于纸质档案，应进行整齐装订，确保档案不散页、不缺页。2.装订应使用符合档案管理要求的装订材料，避免对档案内容造成损坏。3.将整理好的档案装入档案盒或文件夹，并在盒脊或文件夹上标注档案类别、编号范围等信息。五、档案保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案保管室，确保档案保管环境安全、干燥、通风。2.档案保管室应配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施设备。（二）保管期限1.根据档案的重要性和性质，确定不同档案的保管期限，分为永久保管、长期保管（[X]年）和短期保管（[X]年）。2.保管期限届满后，按照相关规定进行鉴定和销毁。（三）保管要求1.档案应按照编号顺序排列存放，便于查找和取用。2.定期对档案进行清查盘点，确保档案数量准确、状态良好。3.对于电子档案，应进行备份存储，并定期检查备份数据的完整性和可用性。六、档案查阅（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅档案范围等信息，经所在部门负责人审批后，方可到行政前台查阅。2.涉及公司机密或重要敏感信息的档案，需经公司高层领导审批后方可查阅。（二）查阅流程1.查阅人到行政前台提交《档案查阅申请表》，行政前台工作人员对申请表进行审核。2.审核通过后，行政前台工作人员根据查阅人需求提供相应档案，并在《档案查阅登记表》上记录查阅时间、查阅人、查阅档案名称等信息。3.查阅人应在规定时间内归还档案，不得擅自复印、拍照或带出档案保管室。如需复印或拍照，应按照相关规定办理审批手续。（三）查阅限制1.严禁无关人员查阅档案，行政前台工作人员应严格履行档案查阅管理职责。2.对于涉及商业秘密、技术秘密等敏感信息的档案，查阅人应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。七、档案借阅（一）借阅权限1.因工作需要借阅档案的，需填写《档案借阅申请表》，明确借阅期限、借阅用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅。2.重要档案或涉及公司核心机密的档案，需经公司总经理审批后方可借阅。（二）借阅流程1.借阅人向行政前台提交《档案借阅申请表》，行政前台工作人员进行审核。2.审核通过后，行政前台工作人员办理档案借阅手续，将档案交予借阅人，并在《档案借阅登记表》上详细记录借阅信息。3.借阅人应在规定借阅期限内归还档案，并确保档案完好无损。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告行政前台并承担相应责任。（三）借阅限制1.档案一般不得外借，确因特殊情况需要外借的，需经公司高层领导批准，并办理相关手续。2.借阅人不得擅自转借、转让档案给他人。八、档案保密（一）保密措施1.行政前台工作人员应严格遵守保密制度，对接触到的档案信息予以保密。2.档案保管室应设置门禁系统，限制无关人员进入。3.对涉及公司机密的档案，应采取加密存储、专人保管等措施。（二）保密责任1.公司全体员工均有保密义务，不得泄露公司档案信息。2.因工作失误或故意泄露档案信息的，将按照公司相关规定追究责任。九、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由行政前台负责人、相关业务部门代表等组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限和实际利用价值，对档案进行鉴定，确定是否需要销毁。2.对仍有保存价值但保管期限已满的档案，可进行延长保管期限或转为其他形式保存。（三）销毁流程1.档案鉴定小组出具档案鉴定报告，提出销毁意见。2.经公司领导审批同意后，填写《档案销毁申请表》。3.行政前台组