人事档案借还管理制度

PAGE人事档案借还管理制度一、总则（一）目的为了规范公司人事档案的借还管理，确保人事档案的安全与完整，维护公司和员工的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工以及因工作需要借阅公司人事档案的外部单位或个人。（三）基本原则1.保密性原则：严格遵守国家法律法规和公司保密规定，对人事档案内容予以保密，防止信息泄露。2.规范性原则：借还人事档案应按照规定的程序和要求进行，确保操作规范、有序。3.安全性原则：采取有效措施保障人事档案在借还过程中的安全，防止档案损坏、丢失等情况发生。二、人事档案的范围（一）员工个人基本信息档案包括员工的姓名、性别、出生日期、身份证号码、学历、学位、专业、入职时间、岗位等。（二）员工工作经历档案记录员工的工作履历，包括历任工作单位、职务、工作时间等。（三）员工薪酬福利档案涵盖员工的工资、奖金、福利、社保、公积金等相关信息。（四）员工培训与发展档案如培训记录、考核成绩、职业发展规划等。（五）员工绩效考核档案包含各年度、季度的绩效考核结果及相关评价资料。（六）员工奖惩档案记录员工获得的奖励和受到的处罚情况。（七）劳动合同档案员工与公司签订的劳动合同文本及相关补充协议。（八）其他与员工人事相关的重要资料如员工的体检报告、离职交接资料等。三、人事档案借阅规定（一）内部借阅1.借阅权限公司内部各部门因工作需要查阅本部门员工人事档案的，由部门负责人提出申请，经人力资源部门负责人批准后，可在人力资源部门指定地点查阅。公司内部其他部门因工作需要查阅非本部门员工人事档案的，须填写《人事档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经档案所属部门负责人、人力资源部门负责人审核，公司分管领导批准后，方可借阅。2.借阅期限一般情况下，内部借阅期限不得超过[X]个工作日。如需延期，应提前办理续借手续，续借期限不得超过[X]个工作日。3.借阅要求借阅人员必须在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出公司或转借他人。查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换档案材料。借阅人员如需复印档案材料，应经人力资源部门负责人批准，并在复印件上注明用途，由档案管理人员进行复印操作。（二）外部借阅1.借阅权限外单位因工作需要借阅公司人事档案的，须持有单位介绍信，注明借阅目的、范围、期限等，经公司分管领导批准后，方可办理借阅手续。涉及国家机密或公司核心机密的人事档案，原则上不予外借。如因特殊情况确需外借的，须经公司总经理批准，并严格按照国家有关保密规定执行。2.借阅期限外部借阅期限一般不得超过[X]个工作日。如需延期，应提前向公司提出申请，经批准后方可延期，延期期限不得超过[X]个工作日。3.借阅要求外部借阅人员必须严格遵守公司的保密制度，不得将档案泄露给无关人员。借阅期间，外部借阅人员应妥善保管档案，不得擅自复制、拍照、录像或用于其他非借阅目的。借阅期满，外部借阅人员应按时归还档案，并由档案管理人员进行核对，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究相关责任。四、人事档案归还规定（一）归还时间借阅人员应在规定的借阅期限届满前归还人事档案。如因特殊情况不能按时归还，应提前办理续借手续。（二）归还要求1.归还的人事档案应保持完整、整洁，如有破损、涂改等情况，借阅人员应负责修复或说明原因。2.档案管理人员在接收归还的档案时，应认真核对档案内容和数量，确保档案完整无损。如发现问题，应及时与借阅人员沟通核实，并做好记录。五、人事档案借还流程（一）内部借阅流程1.借阅部门填写《人事档案借阅申请表》，详细注明借阅员工姓名、档案类别、借阅理由、借阅期限等信息。2.将申请表提交至档案所属部门负责人，由其审核借阅理由是否合理、必要。3.档案所属部门负责人审核通过后，申请表流转至人力资源部门负责人，人力资源部门负责人对借阅情况进行综合评估，批准借阅申请。4.需要延期借阅的，借阅部门应在借阅期限届满前[X]个工作日内，重新填写《人事档案借阅申请表》，按照上述流程办理续借手续。5.借阅人员凭批准后的申请表到人力资源部门档案管理室查阅或借阅档案。档案管理人员根据申请表提供相应的档案，并做好借阅登记。6.借阅期满，借阅人员应将档案归还至档案管理室，档案管理人员核对档案无误后，在借阅登记册上注明归还日期，并将申请表存档。（二）外部借阅流程1.外单位持单位介绍信，注明借阅目的、范围、期限等，向公司提出借阅申请。2.公司分管领导对借阅申请进行审批，对于涉及重要机密的档案，需经公司总经理批准。3.审批通过后，外单位借阅人员到人力资源部门档案管理室办理借阅手续，填写《人事档案外部借阅登记表》，明确借阅档案的名称、数量、借阅期限、归还日期等信息。4.档案管理人员根据审批意见和借阅登记表，向借阅人员提供相应的人事档案，并与借阅人员共同清点档案数量，办理交接手续。5.借阅期满，借阅人员应按时将档案归还至档案管理室。档案管理人员核对档案数量和完整性后，在《人事档案外部借阅登记表》上注明归还情况，并将借阅登记表存档。如发现档案有问题，应及时与借阅人员联系，查明原因并追究责任。六、人事档案管理职责（一）人力资源部门职责1.负责制定和完善人事档案借还管理制度，并组织实施。2.审核内部借阅申请，批准外部借阅申请，确保借还档案符合规定和工作需要。3.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管、统计等，保证档案的安全与完整。4.对借还档案的情况进行监督检查，及时发现和处理违规行为。5.定期对人事档案借还管理工作进行总结和分析，不断改进管理工作。（二）档案管理人员职责1.负责办理人事档案的借还手续，严格按照规定进行登记、编号、查阅、归还等操作。2.妥善保管人事档案，确保档案存放安全，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。3.对借阅人员进行指导和监督，提醒借阅人员遵守借还规定，爱护档案。4.定期对档案的借还情况进行统计和核对，及时发现问题并向人力资源部门报告。5.协助人力资源部门做好档案管理的其他相关工作。（三）借阅部门及人员职责1.借阅部门应严格按照规定的流程申请借阅人事档案，确保借阅目的合理、必要。2.借阅人员应遵守借还管理制度，爱护档案，不得擅自涂改、转借、泄露档案内容。3.按时归还借阅的人事档案，如因特殊情况不能按时归还，应提前办理续借手续。七、监督与检查（一）定期检查人力资源部门定期对人事档案借还管理情况进行检查，检查内容包括借阅申请审批记录、借阅登记册、档案归还情况等，确保借还管理工作规范有序。（二）不定期抽查公司领导或相关部门可根据工作需要，对人事档案借还管理情况进行不定期抽查，发现问题及时督促整改。（三）违规处理1.如果发现借阅人员违反本制度规定，擅自涂改、转借、泄露档案内容，或逾期不归还档案等行为，人力资源部门将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处理，并责令其立即改正。2.对于因违规行为给公司或员工造成损失的，公司将依法追