档案保密制度管理规定

PAGE档案保密制度管理规定一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案信息的安全与保密，维护公司的合法权益，特制定本规定。（二）适用范围本规定适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的行为。（三）基本原则1.严格保密原则：对涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息等重要档案，必须采取严格的保密措施，防止信息泄露。2.合法合规原则：档案管理工作应符合国家法律法规及行业标准的要求，确保档案管理活动的合法性。3.分级管理原则：根据档案的重要程度和保密级别，实行分级分类管理，明确各级管理人员的职责和权限。4.可追溯原则：对档案的查阅、借阅、使用、传递、销毁等环节进行详细记录，以便于追溯和查询。二、档案的分类与保密级别划分（一）档案分类1.行政档案：包括公司的各类文件、通知、报告、会议纪要、规章制度等。2.人事档案：员工的个人基本信息、工作经历、薪资待遇、考核评价等资料。3.财务档案：财务报表、账目凭证、审计报告、税务资料等。4.业务档案：公司在业务活动中形成的各类合同、协议、订单、项目文档、客户资料等。5.技术档案：研发成果、技术方案、工艺流程、技术图纸、专利文件等。6.其他档案：不属于上述分类的其他重要档案资料。（二）保密级别划分1.绝密级：涉及公司核心商业秘密、重大技术机密、战略决策等重要信息，一旦泄露将对公司造成极其严重的损失。2.机密级：包含公司重要业务信息、财务数据、关键技术资料等，泄露后可能给公司带来较大损失。3.秘密级：一般的业务信息、内部管理资料等，泄露后可能对公司造成一定影响。三、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，确保库房安全、通风、防潮、防虫、防火、防盗等条件符合要求。2.档案库房应配备必要的消防器材、防盗设备、温湿度控制设备等。（二）保管要求1.按照档案的分类和保密级别，分别存放于不同的档案柜或存储设备中，并做好标识。2.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。3.定期对档案进行清查和盘点，确保档案的完整性和准确性。四、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.绝密级档案：只有经过公司高层领导批准，并在指定地点、由专人陪同查阅。2.机密级档案：经部门负责人批准后，可在档案管理人员的监督下查阅。3.秘密级档案：一般员工经所在部门主管同意后，可在档案库房内查阅。（二）查阅程序1.查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、内容、目的等信息，并按照权限提交审批。2.审批通过后，档案管理人员根据申请表提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。3.查阅人应在规定的时间内查阅完毕，不得擅自将档案带出指定场所或进行复制、拍照等操作。如需复制，必须另行申请并经批准。（三）借阅权限1.绝密级档案原则上不允许借阅，如有特殊情况，需经公司最高管理层批准，并办理严格的借阅手续。2.机密级档案：经公司分管领导批准后，可办理借阅手续，但借阅期限不得超过[X]个工作日。3.秘密级档案：经部门负责人批准后，可借阅[X]天，如需延期，需重新办理审批手续。（四）借阅程序1.借阅人填写《档案借阅申请表》，按照权限提交审批。2.审批通过后，档案管理人员与借阅人签订《档案借阅协议》，明确双方的权利和义务。3.借阅人凭借阅协议领取档案，并在规定的时间内归还。归还时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性。五、档案的传递与交接（一）传递方式1.纸质档案传递：应通过专人送达或机要邮寄等方式进行，确保档案的安全传递。2.电子档案传递：应采用加密传输方式，并对传输过程进行记录和监控，防止信息泄露。（二）交接手续1.在档案传递或交接过程中，双方应填写《档案交接清单》，详细记录档案的名称、数量、交接时间、交接人等信息，并签字确认。2.交接完成后，双方应对档案的完整性和准确性进行核对，如有问题应及时查明原因并处理。六、档案的使用与保密措施（一）使用规范1.档案使用人员应严格遵守保密规定，不得擅自扩大档案的使用范围或向无关人员泄露档案内容。2.在使用档案过程中，如需对档案进行摘录、引用等操作，必须注明档案来源，并确保引用内容的准确性和合法性。（二）保密措施1.对涉及保密档案的办公场所应进行必要的安全防范，限制无关人员进入。2.在处理保密档案时，应采取加密存储、加密传输、加密打印等技术手段，防止信息在处理过程中泄露。3.档案使用人员应妥善保管个人使用的档案资料，不得随意丢弃或转借他人。七、档案的销毁（一）销毁条件1.档案已超过保存期限，且无继续保存价值。2.档案所涉及的事项已经结束，且不再具有保密要求。3.档案因自然灾害、意外事故等原因损坏或丢失，无法继续使用。（二）销毁程序1.由档案管理部门提出档案销毁申请，填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、销毁原因等信息，并提交审批。2.审批通过后，档案管理部门应会同相关部门组成销毁小组，对拟销毁的档案进行清点和核对。3.销毁小组应采用适当的方式对档案进行销毁，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，并由参与销毁的人员签字确认。4.销毁完成后，应将《档案销毁申请表》、《档案销毁清单》等相关资料归档保存。八、监督与检查（一）监督机制1.公司设立档案保密监督小组，负责对档案管理工作进行定期检查和不定期抽查，确保档案保密制度的有效执行。2.各部门应指定专人负责本部门档案管理工作的自查自纠，及时发现和解决存在的问题。（二）检查内容1.档案的保管情况，包括库房环境、存储设备、档案标识等。2.档案的查阅、借阅、使用、传递、销毁等环节的手续是否齐全、规范。3.档案管理人员及使用人员对保密制度的执行情况。（三）问题处理及整改1.对检查中发现的问题，应及时下达《整改通知书》，责令责任部门限期整改。2.责任部门应针对问题制定详细的整改措施，并在规定的时间内将整改情况书面报告公司档案保密监督小组。3.对违反档案保密制度的行为，将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、辞退等。九、培训与教育（一）培训计划1.公司应定期组织档案保密知识培训，提高员工的保密意识和业务水平。培训计划应根据公司实际情况制定，明确培训内容、培训对象、培训时间等。2.培训内容应包括国家法律法规、公司档案保密制度、档案管理知识、保密技术等方面。（二）教育方式1.采用集中授课、专题讲座、案例分析、在线学习等多种方式进行培训教育，确保培训效果。2.对新入职员工应进行入职前的档案保密培训，使其了解公司档案保密制度的基本要求和相关规定。3.定期组织保密知