档案人员离职交接制度

PAGE档案人员离职交接制度一、总则（一）目的为了规范档案人员离职交接工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，防止档案资料的丢失、损坏或泄露，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及档案管理工作的人员离职时的交接事宜。（三）基本原则1.依法依规原则：离职交接工作必须严格遵守国家有关法律法规以及公司/组织的相关规定。2.全面准确原则：交接内容应涵盖档案管理工作的各个方面，确保交接信息全面、准确、无遗漏。3.及时高效原则：离职人员应在规定时间内完成交接，接收人员应及时进行审核和接收，保证工作的连续性。4.责任明确原则：明确交接双方的责任，确保档案管理工作的顺利过渡。二、交接内容（一）档案资料1.各类文件档案：包括公司/组织的规章制度、会议纪要、工作计划、总结报告等纸质和电子文件。2.业务档案：如合同档案、项目档案、客户档案等，应按照类别和时间顺序整理清晰。3.人事档案：员工个人档案，包含入职资料、考核记录、薪资变动等信息。4.财务档案：会计凭证、账簿、报表等财务相关档案。5.其他特殊档案：根据公司/组织的业务特点，如有涉及机密、重要项目等特殊档案，应单独列出并重点交接。（二）档案管理系统账号及权限1.交接离职人员在档案管理系统中的账号信息，包括用户名、密码等。2.详细说明账号所具有的权限，如文件上传、下载、修改、删除权限等，并确保接收人员能够正常操作。（三）档案管理设备及工具1.存储设备：如硬盘、U盘、光盘等存储有档案资料的设备，应列出清单并检查设备的完整性和数据的可读取性。2.办公设备：电脑、打印机、复印机等与档案管理工作相关的办公设备，确保设备正常运行，交接相关设备的使用说明和维护记录。3.档案装具：档案柜、文件夹、标签等装具的数量、规格和使用情况。（四）档案管理制度及流程文档1.提供现行有效的档案管理制度、操作流程手册等文档，确保接收人员能够熟悉档案管理的各项规定和工作流程。2.对制度和流程中需要特别注意的事项进行详细说明，如档案分类标准、归档时间要求等。（五）未完成的档案工作事项1.列出离职时尚未完成的档案整理、归档、查询等工作任务，明确工作进度和预期完成时间。2.交接与其他部门或外部机构的档案相关业务往来情况，包括未处理的事项和待跟进的问题。三、交接流程（一）离职申请阶段1.档案人员提出离职申请时，应提前[X]个工作日向所在部门负责人提交书面申请，说明离职原因、预计离职时间等信息。2.所在部门负责人收到申请后，应及时与档案管理部门沟通，确认离职人员是否有未完成的档案工作任务，如有，应要求其在离职前完成或制定详细的交接计划。（二）交接准备阶段1.离职人员在接到离职通知后，应立即着手准备交接工作，按照交接内容清单进行整理和核对，确保交接资料的齐全和准确。2.编制《档案人员离职交接清单》，详细列出交接的各项内容、数量、状态等信息，并签字确认。3.接收人员在接到交接通知后，应提前熟悉档案管理工作，准备好接收所需的工具和设备，如电脑、移动存储设备等。（三）现场交接阶段1.离职人员与接收人员应在规定的时间和地点进行现场交接，一般应由所在部门负责人或档案管理部门负责人主持交接工作。2.按照交接清单逐一进行核对和交接，双方应认真检查档案资料的完整性、准确性，档案管理系统账号及权限的正确性，档案管理设备及工具的完好性等。3.对于重要档案资料和关键信息，应进行详细的口头说明和解释，确保接收人员能够理解和掌握。4.交接过程中如发现问题或疑问，应及时沟通解决，如无法当场解决，应记录下来并明确后续的处理措施和时间节点。（四）交接确认阶段1.现场交接完成后，双方应在《档案人员离职交接清单》上签字确认，一式三份，分别由离职人员、接收人员和档案管理部门留存。2.档案管理部门应对交接情况进行审核，如发现交接内容不符合要求或存在遗漏，应及时要求交接双方进行补充和完善。3.审核通过后，档案管理部门应将交接清单归档保存，作为档案人员离职交接工作的重要记录。四、交接监督与责任（一）监督机制1.公司/组织应建立档案人员离职交接监督机制，由档案管理部门、内部审计部门或其他相关部门组成监督小组，对交接工作进行全程监督。2.监督小组应定期检查交接工作的进展情况，确保交接工作按照规定的流程和时间节点进行。3.对于交接过程中出现的问题或违规行为，监督小组有权要求交接双方进行整改，并及时向上级领导汇报。（二）交接双方责任1.离职人员责任离职人员应在离职前完成所有档案工作的清理和整理，确保交接资料的真实、完整、准确。按照本制度规定的流程和要求，与接收人员进行认真细致的交接，如实说明档案管理工作的相关情况。对交接后发现的档案资料丢失、损坏或泄露等问题，承担相应的法律责任。2.接收人员责任接收人员应积极配合离职人员完成交接工作，认真核对交接内容，确保接收的档案资料、设备及工具等符合要求。在接收后及时对档案进行整理、归档和管理，保证档案管理工作的连续性和正常运转。对交接过程中发现的问题及时反馈给离职人员和档案管理部门，并协助解决。如因接收人员原因导致档案管理出现问题，承担相应的责任。（三）其他责任1.如因不可抗力等特殊原因导致交接工作无法正常进行，交接双方应及时向上级领导汇报，并采取必要的措施确保档案的安全。2.对于违反本制度规定，故意隐瞒或销毁档案资料、擅自更改档案信息等行为，将依法依规追究相关人员的责任。五、培训与支持（一）入职培训1.新入职的档案接收人员应接受专门的档案管理入职培训，培训内容包括公司/组织的档案管理制度、业务流程、档案分类标准等。2.培训方式可采用集中授课、现场演示、实际操作等多种形式，确保接收人员能够尽快熟悉档案管理工作。3.培训结束后，应对接收人员进行考核，考核合格后方可正式接手档案管理工作。（二）在职培训1.档案管理部门应定期组织档案人员参加在职培训，培训内容包括档案管理新技术、新方法、法律法规更新等方面。2.鼓励档案人员参加外部专业培训和学术交流活动，不断提升业务水平和综合素质。3.对于培训效果进行跟踪和评估，将培训成果与档案人员的绩效考核挂钩，激励档案人员积极参加培训。（三）技术支持1.公司/组织应提供必要的技术支持，确保档案管理系统的正常运行和数据安全。2.定期对档案管理设备进行维护和更新，保证设备的性能和稳定性。3.对于档案人员在工作中遇到的技术问题，及时安排专业技术人员进行解决，提供技术咨询和指导。六、附则（