档案人员岗位职责制度

PAGE档案人员岗位职责制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本岗位职责制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体档案管理人员及涉及档案管理工作的相关部门和人员。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实准确原则：档案内容必须真实、准确，如实反映公司各项工作的实际情况。3.安全保密原则：严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，确保档案信息不泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、利用和开发。二、档案管理人员岗位职责（一）档案管理部门负责人岗位职责1.全面负责公司档案管理工作，制定档案管理工作计划和规章制度，并组织实施。2.指导、监督和检查各部门档案管理工作，协调解决档案管理工作中的问题。3.组织档案管理人员的业务培训和考核，提高档案管理人员的业务水平和综合素质。4.负责档案管理设施设备的配置和维护，确保档案管理工作的正常开展。5.参与公司重大活动和重要项目的档案管理工作，提供档案支持和服务。6.定期向上级领导汇报档案管理工作情况，及时提出改进工作的建议和措施。（二）档案收集整理岗位岗位职责1.负责公司各类档案的收集、整理和归档工作，确保档案的齐全、完整。2.按照档案分类标准和编号规则，对收集到的档案进行分类、编号和编目，建立档案目录数据库。3.对归档的档案进行质量检查，确保档案的整理规范、装订整齐、编目准确。4.及时收集和整理公司各部门移交的档案，办理档案移交手续，并做好记录。5.协助档案管理部门负责人做好档案管理工作的统计和报表填报工作。（三）档案保管岗位岗位职责1.负责档案库房的日常管理工作，确保档案库房的安全、整洁和通风良好。2.按照档案保管要求，对档案进行分类存放，定期检查档案的保管状况，确保档案不受损坏。3.做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全防护工作，配备必要的安全设施设备，并定期进行检查和维护。4.负责档案的借阅、归还登记工作，严格按照档案借阅制度办理借阅手续，确保档案的安全。5.协助档案管理部门负责人做好档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序进行档案销毁，并做好记录。（四）档案利用岗位岗位职责1.负责接待档案查阅利用者，按照档案利用制度为查阅利用者提供档案查阅服务。2.按照查阅利用者的需求，准确、迅速地查找和提供所需档案，并做好查阅利用记录。3.对档案查阅利用情况进行统计和分析，及时向上级领导汇报档案利用情况，为公司决策提供参考依据。4.负责档案的复制、摘录等工作，按照规定程序办理档案复制、摘录手续，并做好记录。5.协助档案管理部门负责人做好档案信息的开发和利用工作，为公司各项工作提供档案支持和服务。（五）电子档案管理岗位岗位职责1.负责公司电子档案的管理工作，制定电子档案管理制度和操作规程。2.对公司各部门形成的电子文件进行收集、整理和归档，建立电子档案数据库。3.按照电子档案存储要求，对电子档案进行备份和存储，确保电子档案的安全。4.负责电子档案的检索、利用和维护工作，为公司提供电子档案查阅服务。5.协助档案管理部门负责人做好电子档案与纸质档案的同步管理工作，确保电子档案与纸质档案的一致性。三、档案管理工作流程（一）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，按照档案管理部门的要求，定期将本部门形成的档案移交至档案管理部门。2.档案管理部门应主动收集公司在各项工作中形成的具有保存价值的文件材料，包括但不限于合同协议、会议纪要、工作报告、财务报表、科研成果等。3.对于重要活动和重要项目形成的档案，档案管理部门应提前介入，及时收集相关文件材料，并进行全程跟踪和指导。（二）档案整理1.档案管理部门收到各部门移交的档案后，应按照档案分类标准和编号规则进行整理。2.整理档案时，应剔除重复、无效的文件材料，对文件材料进行分类、编号、编目，并填写档案盒封面和脊背的相关信息。3.对于破损、褪色的文件材料，应进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。4.整理后的档案应按照类别和保管期限进行排列，便于查找和利用。（三）档案归档1.整理好的档案应及时归档至档案库房，按照档案保管要求进行分类存放。2.档案管理人员应建立档案归档目录，记录档案的名称、编号、归档时间、保管期限等信息，并将档案归档目录录入档案管理系统。3.对于电子档案，应按照电子档案存储要求进行备份和存储，并建立电子档案索引，便于检索和利用。（四）档案保管1.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度、湿度应符合档案保管要求。2.档案管理人员应定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、霉变、虫蛀等情况，如有问题应及时采取措施进行处理。3.档案库房应配备必要的安全设施设备，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，并定期进行检查和维护。4.档案管理人员应严格遵守档案借阅制度，对档案的借阅、归还进行登记，确保档案的安全。（五）档案利用1.公司内部人员因工作需要查阅档案时，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理人员应按照档案查阅申请表的要求，为查阅利用者提供档案查阅服务，并做好查阅利用记录。3.查阅利用档案时，查阅利用者应在档案管理部门指定的地点进行查阅，不得擅自将档案带出档案库房。4.如需复制、摘录档案，查阅利用者应填写档案复制、摘录申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，按照规定程序办理复制、摘录手续。5.档案管理人员应定期对档案利用情况进行统计和分析，及时向上级领导汇报档案利用情况，为公司决策提供参考依据。（六）档案鉴定与销毁1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限且无保存价值的档案进行销毁。2.档案鉴定工作应由档案管理部门负责人组织，档案管理人员和相关部门人员参加，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.经鉴定需要销毁的档案，应填写档案销毁申请表，经公司领导批准后，按照规定程序进行销毁。4.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，并做好档案销毁记录。四、档案管理工作要求（一）加强档案意识教育公司应加强对全体员工的档案意识教育，提高员工对档案管理工作重要性的认识，自觉遵守档案管理规定，积极配合档案管理部门做好档案管理工作。（二）严格执行档案管理制度档案管理人员应严格执行档案管理制度，认真履行岗位职责，确保档案管理工作的规范化、标准化和科学化。（三）提高档案管理信息化水平公司应加大对档案管理信息化建设的投入，推广应用先进的档案管理软件，实现档案管理的数字化、网络化和智能化，提高档案管理工作效率和服务质量。（四）加强档案安全保密工作档案管理人员应严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，加强档案安全保密意识，采取有效