记录档案凭证管理制度

PAGE记录档案凭证管理制度一、总则（一）目的为加强公司记录档案凭证的管理，确保记录档案凭证的真实、完整、有效和安全，便于公司各项工作的开展、查询、追溯以及满足法律法规和行业标准的要求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作过程中形成的各类记录档案凭证，包括但不限于文件、合同、报表、报告、信函、会议纪要、工作记录、电子数据等。（三）管理原则1.真实性原则：记录档案凭证应如实反映公司各项活动的实际情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：涵盖公司运营全过程的各类记录档案凭证，确保无遗漏。3.准确性原则：记录内容准确无误，数据真实可靠。4.安全性原则：采取有效措施保障记录档案凭证的安全，防止丢失、损坏、泄露等情况发生。5.可追溯性原则：能够根据记录档案凭证追溯相关业务活动的过程和结果。二、记录档案凭证的分类与编号（一）分类1.行政类：包括公司文件、规章制度、会议纪要、通知、报告等。2.业务类：如销售合同、采购合同、项目文档、业务报表等。3.财务类：财务凭证、账目记录、审计报告等。4.人事类：员工档案、考勤记录、培训记录、绩效考核文件等。5.技术类：研发资料、技术图纸、工艺文件、测试报告等。（二）编号1.采用统一编号规则，确保编号的唯一性和系统性。编号格式为：[类别代码][年份][流水号]。2.类别代码：根据上述分类，分别用不同字母表示，如行政类用“XZ”，业务类用“YW”等。3.年份：取公元纪年的后两位数字，如2023年表示为“23”。4.流水号：按照记录档案凭证产生的先后顺序依次编排，从0001开始。例如，一份2023年产生的行政类文件，编号为“XZ230001”。三、记录档案凭证的形成与收集（一）形成要求1.各部门及员工应按照工作流程和规范及时、准确地形成各类记录档案凭证。记录内容应清晰、完整，字迹工整，数据准确。2.涉及多部门协作的工作，主办部门负责组织协调相关部门共同完成记录档案凭证的形成工作，并确保各环节记录的衔接与一致。（二）收集1.各部门指定专人负责本部门记录档案凭证的收集工作，定期对工作中产生的记录进行整理、汇总。2.对于电子记录，应按照规定的存储路径和命名规则进行保存，并定期备份。3.收集过程中，如发现记录档案凭证存在缺失、损坏等情况，应及时查明原因并进行补充或修复。四、记录档案凭证的整理与归档（一）整理原则1.按照分类和编号规则对记录档案凭证进行整理，确保同一类别的记录集中存放。2.去除重复、无效的记录，对内容不完整的记录进行补充完善。3.对记录档案凭证进行排序，保证其顺序合理，便于查找和使用。（二）归档1.整理后的记录档案凭证应及时归档，归档期限不得超过业务活动结束后的[X]个工作日。2.归档时，应编制归档目录，注明记录档案凭证的编号、名称、日期、来源等信息，并将归档目录与记录档案凭证一同存放。3.纸质记录档案凭证应存放在专用的档案柜中，按照类别和编号顺序排列；电子记录档案凭证应存储在服务器或存储设备上，并建立相应的索引和备份机制。五、记录档案凭证的保管（一）保管期限1.根据法律法规和公司实际情况，确定各类记录档案凭证的保管期限。保管期限分为短期（[X]年）、中期（[X]年）和长期（[X]年）。2.具体保管期限如下：行政类文件：短期[X]年，中期[X]年，长期[X]年。业务类合同：短期[X]年，中期[X]年，长期[X]年。财务类凭证：长期保存。人事类档案：长期保存。技术类资料：短期[X]年，中期[X]年，长期[X]年。（二）保管环境1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。2.配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，确保记录档案凭证的安全。（三）保管责任1.档案管理部门负责记录档案凭证的日常保管工作，定期对档案进行检查、盘点，发现问题及时处理。2.档案管理人员应严格遵守档案保管制度，不得擅自出借、销毁档案。如需查阅、借阅档案，应按照规定办理相关手续。六、记录档案凭证的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅记录档案凭证时，应填写《记录档案凭证查阅申请表》，注明查阅目的、内容、时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据申请表提供相应的记录档案凭证，并在查阅现场进行监督，确保查阅过程符合规定，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。3.查阅结束后，查阅人员应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，确认无误后办理归还手续。（二）借阅1.因特殊原因需要借阅记录档案凭证的，应填写《记录档案凭证借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自复制。如因保管不善造成档案损坏、丢失的，应承担相应责任。4.借阅期满，借阅人员应按时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行认真核对，如发现问题应及时查明原因并追究责任。七、记录档案凭证的销毁（一）销毁条件1.记录档案凭证保管期满，且无继续保存价值的，可按照规定进行销毁。2.因其他特殊原因需要提前销毁的，应经公司相关部门审核批准，并报档案管理部门备案。（二）销毁程序1.档案管理部门提出销毁申请，填写《记录档案凭证销毁申请表》，注明销毁档案的类别、编号、名称、数量、保管期限等信息，并附上销毁清单。2.经公司分管领导审批同意后，由档案管理部门会同相关部门组成销毁小组，对拟销毁的记录档案凭证进行现场销毁。3.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员等，并由参与销毁人员签字确认。4.销毁完成后，应将销毁情况报告公司领导，并在档案管理系统中进行相应的记录更新。八、记录档案凭证的信息化管理（一）系统建设1.建立公司记录档案凭证管理信息系统，实现记录档案凭证的电子化存储、检索、查询、统计等功能。2.系统应具备完善的用户权限管理机制，不同人员根据其工作职责和权限访问相应的记录档案凭证。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应及时将新形成的记录档案凭证录入管理信息系统，确保数据的准确性和完整性。2.定期对系统中的记录档案凭证数据进行维护，包括数据更新、备份等，防止数据丢失或损坏。（三）信息安全1.加强记录档案凭证管理信息系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设施，防止网络攻击和数据泄露。2.对系统用户的账号和密码进行严格管理，定期更换密码，防止账号被盗用。九、监督与考核（一）监督检查1.公司定期对各部门记录档案凭证的管理情况进行监督检查，检查内容包括记录的形成、收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、销毁等环节。2.对发现的问题及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.将记录档案凭证管理工作纳入公司绩效考核体系，对各部门及相关人员的工作进行考核评价。2.考核指标