档案管理软件三员制度

PAGE档案管理软件三员制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理软件的安全使用，规范系统操作行为，保障公司档案信息的安全与完整，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本三员制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有使用档案管理软件进行档案管理工作的部门及人员。（三）基本原则1.合法性原则严格遵守国家法律法规，确保档案管理软件的使用符合相关法律要求，保护公司和员工的合法权益。2.安全性原则采取有效措施保障档案管理软件系统的安全稳定运行，防止档案信息泄露、篡改或丢失。3.职责明确原则明确档案管理软件使用过程中各类人员的职责，做到分工合理、责任清晰，确保各项工作有序开展。4.规范操作原则规范档案管理软件的操作流程，确保操作人员按照规定的程序进行操作，提高工作效率和质量。二、人员设置及职责（一）系统管理员1.职责负责档案管理软件系统的安装、配置、维护和升级，确保系统的正常运行。管理系统用户账号，包括创建、修改、删除用户账号及权限设置，定期对用户账号进行清理和审核。监控系统运行状态，及时处理系统故障和异常情况，保障系统的稳定性和可靠性。制定系统备份计划，定期进行数据备份，并妥善保管备份数据，确保数据的可恢复性。协助其他人员解决在使用档案管理软件过程中遇到的技术问题，提供技术支持和培训。2.权限拥有最高系统操作权限，可进行系统的全面配置和管理。有权查看和修改系统所有用户的权限设置。能够访问和管理系统的各类日志文件，以便进行系统审计和故障排查。（二）安全保密员1.职责负责制定和实施档案管理软件的安全保密策略，确保档案信息的保密性、完整性和可用性。对系统进行安全检查和风险评估，及时发现并报告安全隐患，提出整改建议。管理用户的安全认证信息，如密码策略设置、数字证书管理等，督促用户定期更换密码，保障账号安全。监督系统操作行为，对违规操作进行记录和处理，防止内部人员故意或无意泄露档案信息。组织开展安全保密培训和教育活动，提高员工的安全保密意识和技能。2.权限有权查看系统操作日志，对违规操作进行追溯和调查。可对系统安全设置进行调整和优化，如防火墙规则、入侵检测系统配置等。能够获取和管理与安全保密相关的系统配置文件和参数。（三）档案管理员1.职责负责档案的收集、整理、分类、编目和归档工作，确保档案资料的齐全、完整和规范。使用档案管理软件进行档案的录入、存储、检索和利用，及时更新档案信息，提高档案管理效率。按照规定的权限和流程，为公司内部人员提供档案查阅、借阅服务，做好登记和跟踪管理。定期对档案进行清查和盘点，核实档案数量和状态，发现问题及时报告并处理。协助其他部门做好档案资料的整理和保管工作，提供档案管理方面的咨询和指导。2.权限根据其岗位职责和工作需要，拥有相应的档案操作权限，如档案录入、查询、借阅审批等。能够对其所负责管理的档案进行分类、标注和注释，以便更好地组织和检索档案信息。三、操作流程（一）系统登录1.所有使用档案管理软件的人员必须通过公司统一的身份认证系统进行登录，严禁使用他人账号登录。2.登录时应输入正确的用户名和密码，不得泄露给他人。如发现账号异常，应及时联系系统管理员进行处理。3.安全保密员应定期检查用户账号的登录情况，对异常登录行为进行调查和处理。（二）档案录入1.档案管理员在接收档案资料后，应按照档案分类标准对档案进行整理和编目。2.使用档案管理软件进行档案录入时，应确保录入信息的准确、完整，包括档案的基本信息、内容摘要、来源等。3.录入完成后，应进行仔细核对，确认无误后提交审核。审核通过后的档案信息将正式存储在系统中。（三）档案查询与借阅1.公司内部人员因工作需要查询或借阅档案时，应填写相应的申请表，注明查询或借阅的档案名称、用途、期限等信息。2.申请表经所在部门负责人审批后，提交给档案管理员。档案管理员根据权限进行审核，审核通过后为申请人办理查询或借阅手续。3.查询档案时，申请人应在档案管理员的监督下进行操作，不得擅自复制或传播档案内容。借阅档案时，应按照规定的期限归还，如需延期，应提前办理续借手续。4.安全保密员应对档案查询和借阅情况进行跟踪和监督，确保档案信息的安全使用。（四）系统维护与升级1.系统管理员应定期对档案管理软件系统进行维护，包括数据备份、磁盘清理、系统性能优化等，确保系统的正常运行。2.根据软件供应商发布的升级通知或公司业务发展的需要，及时进行系统升级。升级前应制定详细的升级计划，备份重要数据，并进行充分的测试。3.升级过程中如出现问题，应及时联系软件供应商或技术支持人员进行解决，确保升级工作顺利完成。升级完成后，应进行全面测试，确认系统功能正常后，方可正式投入使用。四、安全管理（一）网络安全1.公司应建立完善的网络安全防护体系，包括防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等，防止外部网络攻击和恶意软件入侵档案管理软件系统。2.系统管理员应定期对网络安全设备进行检查和维护，确保其正常运行。及时更新安全防护软件的病毒库和特征码，防范新出现的网络安全威胁。3.严禁在公司内部网络中私自搭建无线网络或接入未经授权的外部网络设备，防止网络安全漏洞的产生。（二）数据安全1.档案管理软件系统应采用可靠的数据存储方式，定期进行数据备份，并将备份数据存储在安全的位置，如异地存储或磁带备份。2.安全保密员应制定数据恢复计划，定期进行数据恢复演练，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复数据。3.对涉及公司机密的档案信息，应进行加密存储和传输，防止数据在传输过程中被窃取或篡改。加密密钥应妥善保管，严格控制访问权限。（三）用户安全1.所有用户应妥善保管自己的账号和密码，不得将其透露给他人。如发现密码泄露，应及时修改密码。2.安全保密员应定期检查用户账号的安全设置，如密码强度、登录限制等，督促用户提高账号安全性。3.严禁使用弱密码或与个人信息相关的简单密码，建议用户使用包含字母、数字和特殊字符的复杂密码，并定期更换。五、监督与考核（一）监督机制1.公司应成立档案管理软件使用监督小组，由安全保密员担任组长，成员包括系统管理员和部分档案管理员代表。2.监督小组定期对档案管理软件的使用情况进行检查，包括系统操作记录、用户权限设置、档案信息安全等方面，发现问题及时督促整改。3.鼓励员工对档案管理软件使用过程中的违规行为进行举报，监督小组对举报信息进行及时调查和处理，并对举报人给予适当的奖励。（二）考核制度1.建立档案管理软件使用考核指标体系，对系统管理员、安全保密员和档案管理员的工作进行量化考核。2.考核内容包括系统维护情况、安全保密工作落实情况、档案管理工作质量、用户满意度等方面。3.根据考核结果，对表现优秀的人员给予表彰和奖励，对不称职的人员进行批评教育、调整岗位或给予相应的处罚。六、培训与教育（一）培训计划1.系统管理员应制定档案管理软件培训计划，根据不同岗位人员的需求，定期组织培训活动。2.培训内容包括软件操作技能、安全保密知识、档案管理业务流程等方面，确保员工能够熟练使用档案管理软件，掌握相关的安全保密要求。3.培训方式可采用集中授课、在线学习、实际操作演练等多种形式，提高培训效果。（二）教育活动1.安全保密员应定期组织开展档案管理软件安全保密教育活动，增强员工的安全保密意识。2.教育活动内容包括法律法规宣传讲解、典型案例分析、安全保密制度培训等，使员工深刻认识到档案信息安全的重要性，自觉遵守相关规定。3