学校教务档案管理制度

PAGE学校教务档案管理制度一、总则（一）目的为加强学校教务档案管理，确保教务档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥教务档案在学校教学管理、教学研究和人才培养等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校教务处及各教学单位在教学管理活动中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则教务档案由学校教务处统一归口管理，各教学单位应指定专人负责本单位教务档案的收集、整理和移交工作，确保档案管理的集中统一。2.完整准确原则全面收集教学管理活动中形成的各种文件材料，保证档案内容的完整性和准确性，如实反映教学工作的全过程。3.分类科学原则根据教务档案的形成规律和特点，按照一定的标准进行分类，便于档案的管理、查找和利用。4.安全保密原则采取有效措施确保教务档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密，严格执行档案查阅、借阅制度。二、档案管理机构及职责（一）教务处档案管理工作领导小组1.组成由教务处负责人担任组长，各科室负责人为成员。2.职责（1）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校教务档案管理工作的规章制度和发展规划。（2）指导、监督和检查学校教务档案管理工作，协调解决档案管理工作中的重大问题。（3）定期对教务档案管理工作进行总结和评估，推动档案管理工作不断完善和发展。（二）教务处档案管理科室1.人员配备设专职档案管理人员若干名，负责教务档案的日常管理工作。2.职责（1）负责制定教务档案管理工作的具体实施细则和操作规程。（2）组织开展教务档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。（3）建立教务档案数据库，实现档案的信息化管理，提高档案的检索和利用效率。（4）负责教务档案的查阅、借阅、归还等服务工作，严格执行档案查阅、借阅制度，确保档案的安全。（5）定期对教务档案进行统计、分析和鉴定工作，及时向学校档案管理部门移交到期档案。（6）开展教务档案管理工作的业务培训和宣传教育，提高档案管理人员的业务水平和全校师生的档案意识。（三）各教学单位档案管理小组1.组成由各教学单位负责人担任组长，教学秘书和相关教师为成员。2.职责（1）负责本单位教务档案的收集、整理和初步分类工作，确保档案的齐全完整。（2）按照学校教务处的要求，定期将本单位整理好的教务档案移交学校教务处档案管理科室。（3）协助学校教务处档案管理科室开展档案查阅、借阅等服务工作，提供必要的档案信息和资料。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.教学计划类包括各专业人才培养方案、教学计划修订文件、课程教学大纲等。2.教学运行类（1）学期教学任务安排表、课程表、考试安排表等。（2）学生选课数据、成绩登记表、学籍变动材料等。（3）教师教学工作量统计表、教学质量评价材料等。3.教学实践类（1）实习、实训计划与总结、实习基地建设材料等。（2）毕业设计（论文）选题、开题、指导、答辩等环节的材料。4.教学研究与改革类（1）教学研究项目申报书、立项通知书、研究成果材料等。（2）教学改革方案、实施情况总结、改革成果鉴定材料等。5.师资队伍建设类（1）教师基本情况登记表、教师培训计划与总结、教师进修材料等。（2）教师教学竞赛获奖材料、教学名师评选材料等。6.招生与就业类（1）招生计划、招生简章、录取新生名册等。（2）毕业生就业方案、就业协议书、就业统计报表等。7.其他教学管理类（1）教务处及各教学单位的工作计划、总结、会议记录等。（2）教学工作相关的通知、通报、报告等文件材料。（二）收集要求1.各教学单位和相关部门应明确专人负责教务档案的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.档案材料应真实、准确、完整，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.收集的档案材料应字迹清晰、纸张完好，不符合要求的应及时进行整理和修复。（三）整理方法1.分类按照教务档案的形成规律和特点，将档案分为教学计划、教学运行、教学实践、教学研究与改革、师资队伍建设、招生与就业、其他教学管理等七大类，每大类下再根据具体内容进行细分。2.编号对每一份档案材料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。编号方法可采用年度流水号或分类流水号等。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，确保目录与档案内容相符。4.装订对纸质档案材料进行装订，装订应整齐、牢固，便于长期保存和查阅。四、档案的保管与保护（一）保管期限教务档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案（1）学校教学工作的重要文件、法规性文件等。（2）学校教学改革的重大成果、标志性成果等。（3）学校师资队伍建设的重要文件、优秀教师评选材料等。（4）学校招生与就业工作的重要文件、毕业生就业质量报告等。2.长期保管的档案（1）教学计划、教学大纲等教学规范性文件。（2）教学运行过程中的重要文件、考试试卷等。（3）教学实践环节的主要文件、实习总结等。（4）教学研究与改革项目的立项、结题材料等。（5）师资队伍建设的一般性文件、教师培训记录等。（6）招生与就业工作的一般性文件、招生录取名单等。3.短期保管的档案（1）教学运行过程中的临时性文件、一般性通知等。（2）教学实践环节的辅助性文件、实习指导书等。（3）教学研究与改革项目的阶段性材料、调研记录等。（二）保管条件1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器等。3.定期对档案库房进行检查和维护，及时发现和处理档案保管过程中出现的问题。（三）档案保护措施1.对纸质档案进行数字化处理，建立教务档案数据库，实现档案的信息化管理，便于档案的查阅和利用，同时减少纸质档案的磨损和丢失。2.对重要档案材料进行备份，备份方式可采用光盘、硬盘等存储介质，定期进行检查和更新，确保备份数据的完整性和可用性。3.对档案材料进行定期清点和核对，发现问题及时进行处理，确保档案的数量和质量与档案目录相符。五、档案的查阅与借阅（一）查阅范围1.学校内部人员因教学管理、教学研究、教学评估等工作需要，可查阅相关教务档案。2.上级主管部门、教育行政部门等因工作需要，可查阅学校教务档案。3.校外单位因合作办学、交流访问等需要，经学校教务处批准，可查阅相关教务档案。（二）查阅程序1.查阅人员应填写《教务档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息。2.《教务档案查阅申请表》经所在单位负责人签字同意后，提交学校教务处档案管理科室。3.教务处档案管理科室对查阅申请进行审核，符合查阅条件的，予以批准，并安排专人负责查阅服务。4.查阅人员应在指定地点查阅档案，查阅过程中应遵守档案查阅纪律，不得擅自涂改、抽取、复制、转借档案材料。5.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并在《教务档案查阅登记表》上签字确认。（三）借阅范围1.学校内部人员因特殊原因需要借阅教务档案的，经学校教务处批准，可办理借阅手续。2.校外单位因工作需要借阅教务档案的，须经学校教务处审核，并报学校主管领导批准后，方可办理借阅手续。（四）借阅程序1.借阅人员应填写《教务档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等信息。2.《教务档案借阅申请表》经所在单位负责人签字同意后，提交学校教务处档案管理科室。3.教务处档案管理科室对借阅申请进行审核，符合借阅条件的，予以批准，并办理借阅手续。4.借阅人员应向档案管理人员出具有效身份证件，并缴纳一定数额的押金。5.档案管理人员应按照借阅期限及时催还档案，借阅人员应按时归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。6.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。六、档案的统计与鉴定（一）统计工作1.教务处档案管理科室应定期对教务档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，建立档案统计台账。2.档案统计数据应真实、准确、完整，统计报表应及时报送学校档案管理部门和相关领导。3.利用档案统计数据，对教务档案管理工作进行分析和总结，为档案管理工作的决策提供依据。（二）鉴定工作1.定期对保管期满的教务档案进行鉴定，鉴定工作由教务处档案管理工作领导小组组织，档案管理科室具体