档案移交安全管理制度

PAGE档案移交安全管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案移交过程中的安全管理，确保档案的完整性、准确性和保密性，防止档案在移交过程中出现丢失、损坏、泄露等问题，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门之间以及公司与外部单位之间的档案移交活动。（三）基本原则1.安全第一原则：始终将档案安全放在首位，采取有效措施确保档案在移交过程中的安全。2.依法依规原则：严格遵守国家有关法律法规和行业标准，规范档案移交行为。3.责任明确原则：明确档案移交过程中各环节的责任主体，确保责任落实到人。二、档案移交前的准备（一）档案整理1.移交部门应按照档案管理的相关规定，对拟移交的档案进行全面整理。包括文件材料的收集、分类、编号、装订等工作，确保档案资料齐全、完整、有序。2.对电子档案，应进行数据备份，并确保数据的准确性和可读性。同时，按照规定的格式和命名规则进行存储和管理。（二）清单编制1.移交部门应根据整理后的档案，编制详细的档案移交清单。清单应包括档案的名称、类别、数量、保管期限等信息，并确保清单内容与实际档案一致。2.清单应一式多份，由移交部门、接收部门和档案管理部门分别留存。（三）审核与审批1.移交部门编制的档案移交清单和档案整理情况应提交本部门负责人进行审核。审核内容包括档案的完整性、准确性、整理规范等方面。2.经部门负责人审核通过后，档案移交申请应提交公司分管领导进行审批。审批通过后方可进行档案移交。三、档案移交过程中的安全管理（一）交接方式1.档案移交应采取现场交接的方式，确保交接过程的真实性和可追溯性。交接双方应在指定的地点进行当面交接，并在交接过程中保持沟通顺畅。2.对于重要或涉密档案的移交，应采取专人护送的方式，确保档案安全。护送人员应具备相应的安全意识和保密意识，严格遵守交接流程。（二）交接手续1.交接双方应在档案移交清单上签字确认，注明交接日期、交接地点等信息。签字确认后的清单作为档案移交的重要凭证。2.对于电子档案的移交，应在交接现场进行数据传输的测试和验证，确保接收方能够正常读取和使用电子档案。同时，应记录数据传输过程中的相关信息，如传输时间、传输方式等。（三）运输安全1.如果档案需要通过运输方式进行移交，应选用具有专业资质的运输公司，并签订运输合同。运输合同中应明确运输公司的安全责任和保密义务。2.运输过程中，应采取必要的防护措施，如包装加固、防潮、防火、防盗等，确保档案不受损坏。同时，应安排专人负责押运，实时跟踪档案运输情况。（四）临时保管1.在档案移交过程中，如果出现交接时间不一致或其他特殊情况，需要对档案进行临时保管。临时保管地点应具备安全可靠的条件，如防火、防盗、防潮等设施。2.临时保管期间，应指定专人负责档案的管理，严格限制无关人员接触档案。同时，应对临时保管的档案进行定期检查，确保档案安全。四、档案移交后的管理（一）接收登记1.接收部门在收到档案后，应及时对档案进行核对和登记。核对内容包括档案的数量、清单信息等，确保接收的档案与移交清单一致。2.接收登记应详细记录档案的名称、类别、数量、移交日期、移交部门等信息，并建立相应的档案接收台账。（二）存储与保管1.接收部门应按照公司档案管理的相关规定，对接收的档案进行妥善存储和保管。存储地点应具备适宜的环境条件，如温度、湿度、通风等符合要求。2.对于电子档案，应按照规定的存储方式和备份策略进行管理，确保电子档案的安全和可访问性。同时，应定期对电子档案进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。（三）安全检查1.档案管理部门应定期对移交后的档案进行安全检查。检查内容包括档案的存储环境、保管状况、保密措施等方面，及时发现和排除安全隐患。2.安全检查应形成记录，对发现的问题应及时采取措施进行整改，并跟踪整改情况，确保档案安全。五、档案移交安全责任（一）移交部门责任1.负责档案移交前的整理、审核和审批工作，确保档案资料齐全、完整、准确。2.按照规定的交接方式和手续进行档案移交，对移交过程中的安全负责。3.协助接收部门解决档案移交过程中出现的问题，提供必要的档案信息和解释。（二）接收部门责任1.及时接收移交的档案，并按照规定进行核对、登记和存储保管。2.在档案接收过程中，如发现问题应及时与移交部门沟通解决，并向档案管理部门报告。3.负责档案移交后的安全管理工作，确保档案的安全和完整。（三）档案管理部门责任1.制定和完善档案移交安全管理制度，并监督制度的执行情况。2.对档案移交过程进行指导和监督，协调解决移交过程中出现的问题。3.定期对档案移交后的安全情况进行检查和评估，提出改进措施和建议。（四）其他人员责任1.参与档案移交的工作人员应严格遵守本制度和相关操作规程，确保档案移交过程的安全。2.对违反档案移交安全管理制度的行为，应及时制止并报告相关部门，配合进行调查处理。六、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对档案移交安全管理制度的执行情况进行审计监督，检查档案移交过程中的各项手续是否齐全、合规，安全责任是否落实到位。2.档案管理部门应定期对档案移交情况进行自查，发现问题及时整改，并将自查情况报告公司领导。（二）外部监督1.接受上级主管部门或相关监管机构的监督检查，积极配合提供有关档案移交安全管理的资料和信息。2.根据外部监督检查提出的意见和建议，及时改进档案移交安全管理工作，确保公司档案管理符合法律法规和行业标准要求。七、培训与教育（一）培训计划1.档案管理部门应制定年度档案移交安全管理培训计划，明确培训内容、培训对象、培训时间和培训方式等。2.培训计划应根据公司档案管理工作的实际情况和发展需求，以及国家法律法规和行业标准的变化进行适时调整。（二）培训内容1.档案移交安全管理制度和操作规程，包括档案整理、清单编制、交接手续、运输安全等方面的要求。2.档案安全保密知识，如保密法律法规、保密意识培养、保密技术防范等内容。3.档案管理信息化知识，如电子档案管理系统的操作使用、数据备份与恢复等方面的技能。（三）培训方式1.定期组织集中培训，邀请专家或内部资深人员进行授课讲解，确保培训内容的专业性和系统性。2.开展案例分析和模拟演练，通过实际案例分析和模拟档案移交场景，提高员工的实际操作能力和应对突发情况的能力。3.利用网络平台提供在线学习资源，方便员工随时进行自主学习和复习巩固。八、应急处置（一）应急预案制定1.档案管理部门应制定档案移交安全事故应急预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、应急响应程序、处置措施等内容。应急预案应定期进行修订和完善，确保其有效性和可操作性。2.应急预案应涵盖档案丢失、损坏、泄露等常见安全事故的应急处置措施，并与公司整体应急预案相衔接。（二）应急处置措施1.发生档案移交安全事故时，应立即启动应急预案，迅速采取措施进行处置。首先要保护现场，防止事故扩大，并及时报告公司领导和相关部门。2.对于档案丢失或损坏的情况，应尽快组织查找和修复，尽可能减少损失。同时，对事故原因进行调查分析，追究相关人员的责任。3.对于档案泄露的情况，应立即采取保密措施，防止信息进一步扩散。同时，配合相关部门进行调查处理，采取措施消除影响，并对相关责任人进行严肃处理。（三）后期恢复与总结1.事故处置完毕后，应及时组织对档案进行恢