档案库房利用查询制度

PAGE档案库房利用查询制度一、总则（一）目的为了规范档案库房的利用查询工作，确保档案的安全与完整，提高档案的利用效率，满足公司/组织各项工作对档案信息的需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及档案库房利用查询的部门和人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案利用查询工作合法合规。2.安全保密原则：在档案利用查询过程中，要采取有效措施保障档案的实体安全和信息安全，防止档案的丢失、损坏、泄密等情况发生。3.高效服务原则：以方便利用者为出发点，简化手续，提高工作效率，为公司/组织的各项工作提供及时、准确的档案信息支持。二、档案利用查询的范围与条件（一）利用查询范围1.本公司/组织内部人员因工作需要，可查询与其工作相关的各类档案，包括但不限于人事档案、财务档案、业务档案、行政档案等。2.外单位因工作需要，经公司/组织相关部门批准，可查询与其有业务往来或合作关系的特定档案。（二）利用查询条件1.本公司/组织内部人员利用查询档案，需填写《档案利用查询申请表》，注明利用目的、所需档案名称及范围等，并经所在部门负责人签字批准。2.外单位利用查询档案，除填写《档案利用查询申请表》外，还需提供单位介绍信、查询人员有效身份证件等相关证明材料，并经公司/组织档案管理部门负责人及分管领导签字批准。三、档案利用查询的流程（一）申请利用者根据自身需求，填写《档案利用查询申请表》，详细说明利用目的、所需档案的具体内容和范围等信息。申请表应包括利用者姓名、所在部门、联系方式、申请日期等基本信息。（二）审批1.本公司/组织内部人员的申请，由所在部门负责人进行初审，审核申请的合理性和必要性，签字批准后提交档案管理部门。2.外单位的申请，档案管理部门收到申请材料后，进行初步审核，核实证明材料的真实性和完整性。审核通过后，报档案管理部门负责人及分管领导审批。（三）查阅1.经审批同意的档案利用查询申请，档案管理人员根据申请内容，在档案库房中查找相关档案，并将档案调至专门的查阅区域。2.查阅区域应具备良好的环境条件，如温度、湿度适宜，光线充足且无直射阳光，配备必要办公用品等，以方便利用者查阅档案。3.档案管理人员应对利用者进行必要的指导，告知查阅档案的注意事项，如不得擅自涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案等。（四）归还1.利用者查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理人员。档案管理人员要认真核对归还档案的数量和完整性，确保档案无缺失、损坏等情况。2.对于外单位利用查询的档案，归还时档案管理人员应在相关登记记录上注明归还日期，并要求利用者签字确认。四、档案利用查询的方式（一）现场查阅利用者可到档案库房指定的查阅区域，在档案管理人员的监督下直接查阅档案原件。现场查阅应遵守档案库房的各项管理制度，保持安静、整洁，不得在查阅区域内吸烟、饮食等。（二）复制1.根据利用者的需求，档案管理人员可为其提供档案复制服务。复制方式包括复印、扫描、拍照等。2.复制档案应使用耐久性好的纸张和设备，确保复制件清晰、完整、与原件一致。对于重要档案的复制，需经档案管理部门负责人批准。3.档案管理人员应对复制件进行编号、登记，注明复制日期、利用者姓名、所在部门、复制内容等信息，并将复制件与原件核对无误后，加盖档案管理部门印章。（三）摘录利用者如需摘录档案内容，应经档案管理人员同意。摘录内容应准确、完整，不得断章取义，不得擅自更改档案原意。摘录完毕后，利用者应在摘录件上签字确认，并注明摘录日期、档案名称及页码等信息。五、档案利用查询的登记与统计（一）登记1.建立《档案利用查询登记簿》，对每一次档案利用查询申请进行详细登记。登记内容包括申请日期、利用者姓名、所在部门、利用目的、申请档案名称及范围、审批意见、查阅日期、归还日期、复制或摘录情况等。2.档案管理人员应及时、准确地记录每一笔档案利用查询业务，确保登记簿内容完整、清晰可查。（二）统计1.定期对档案利用查询情况进行统计分析，如每月、每季度或每年统计档案利用查询的数量、类型、利用者分布等情况。2.通过统计分析，了解档案利用的规律和趋势，为档案管理工作的优化提供数据支持，如合理调整档案保管期限、优化档案整理方式等。六、档案利用查询的安全与保密措施（一）安全措施1.档案库房应配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备，确保档案实体安全。定期对安全设施进行检查、维护和更新，保证其正常运行。2.档案管理人员应严格遵守档案库房的安全操作规程，如在离开档案库房时，要关闭门窗、电源、照明等设备，确保库房安全。3.加强对档案库房周边环境的巡查，及时发现并排除安全隐患。对于可能影响档案安全的自然灾害、突发事件等，要制定应急预案，确保在紧急情况下能够迅速采取措施保护档案安全。（二）保密措施1.档案管理人员要严格遵守保密制度，对档案内容予以保密，不得向无关人员泄露档案信息。2.在档案利用查询过程中，档案管理人员应监督利用者的行为，防止利用者私自复制、传播、泄露档案内容。对于涉及公司/组织机密的档案，利用者需签订保密承诺书，明确保密责任和义务。3.对档案库房的钥匙、密码等进行严格管理，实行专人专管，不得随意转借他人。档案管理人员要定期更换密码，确保档案库房的保密性。七、档案利用查询的监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部设立档案利用查询监督小组，由档案管理部门负责人及相关人员组成，定期对档案利用查询工作进行监督检查。2.监督小组检查内容包括档案利用查询流程的执行情况、档案管理人员的工作规范程度、档案安全保密措施的落实情况等。对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.根据国家有关规定，接受上级主管部门、档案行政管理部门等对本公司/组织档案利用查询工作的监督检查。2.在接受外部监督检查时，要积极配合，如实提供相关资料和情况，对提出的意见和建议要认真研究并及时整改，不断提高档案利用查询工作水平。八、违规处理（一）对于本公司/组织内部人员违规利用查询档案的行为，视情节轻重给予批评教育、警告、记过等处分。造成档案丢失、损坏、泄密等严重后果的，依法依规追究相关人员的法律责任。（二）对于外单位违规利用查询档