学校档案安全工作制度

PAGE学校档案安全工作制度一、总则（一）目的为加强学校档案安全管理，确保档案的完整与安全，充分发挥档案在学校教学、科研、管理等各项工作中的作用，依据国家有关法律法规和档案管理行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位以及全体教职员工和学生在档案形成、整理、保管、利用等过程中的安全管理工作。（三）基本原则1.安全第一原则：始终将档案安全置于首位，采取有效措施预防和消除各类安全隐患，确保档案实体和信息的安全。2.预防为主原则：强化安全意识，建立健全安全防范机制，加强日常管理和监督检查，做到防患于未然。3.依法管理原则：严格遵守国家法律法规和档案管理行业标准，依法开展档案安全管理工作。4.分级负责原则：实行学校、部门（单位）、个人三级档案安全管理责任制，明确各级职责，确保档案安全工作落到实处。二、档案安全管理职责（一）学校档案安全管理领导小组职责1.全面领导学校档案安全工作，贯彻执行国家有关档案安全的法律法规和方针政策。2.制定学校档案安全工作规划和年度计划，明确工作目标和任务。3.定期召开档案安全工作会议，研究解决档案安全工作中的重大问题。4.将档案安全工作纳入学校整体工作考核体系，对档案安全工作成绩突出的部门和个人进行表彰奖励，对违反档案安全规定的行为进行责任追究。（二）学校档案馆职责1.负责制定和完善学校档案安全管理制度，并组织实施。2.对全校档案安全工作进行监督检查，指导各部门（单位）做好档案安全管理工作。3.负责学校档案库房的安全管理，配备必要的安全设施设备，确保档案实体安全。4.加强档案信息化建设，保障档案信息系统安全，防止档案信息泄露、篡改和丢失。5.组织开展档案安全宣传教育和培训工作，提高全校师生员工的档案安全意识。6.负责处理档案安全事故，及时向上级主管部门报告，并配合有关部门进行调查处理。（三）各部门（单位）职责1.成立本部门（单位）档案安全管理工作小组，明确专人负责档案安全管理工作。2.贯彻执行学校档案安全管理制度，制定本部门（单位）档案安全管理实施细则。3.负责本部门（单位）档案的收集、整理、保管和利用过程中的安全管理工作，确保档案的完整与安全。4.定期对本部门（单位）档案安全状况进行自查自纠，及时发现和消除安全隐患，并向学校档案馆报告档案安全工作情况。5.配合学校档案馆做好档案安全检查、评估、整改等工作，接受学校档案安全管理领导小组的监督检查。（四）档案工作人员职责1.认真学习和遵守档案安全法律法规和学校档案安全管理制度，增强档案安全意识。2.负责档案的日常收集、整理、归档、保管等工作，严格按照档案管理业务流程操作，确保档案质量。3.做好档案库房的日常管理工作，定期检查档案保管状况，发现问题及时报告并采取措施解决。4.严格遵守档案查阅、借阅制度，做好档案利用过程中的登记和跟踪服务工作，防止档案丢失、损坏和泄密。5.积极参加档案安全培训和教育活动，不断提高自身业务水平和安全防范能力。三、档案实体安全管理（一）档案库房建设与管理1.档案库房应选择在干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等条件良好的位置，并远离易燃、易爆、腐蚀性物品存放场所。2.档案库房应具备完善的安全防护设施，如防盗门窗、防火报警装置、灭火器材、温湿度调节设备、防虫防鼠设施等，并定期进行检查和维护，确保设施设备正常运行。3.档案库房应划分不同的功能区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，各区域之间应保持适当的距离，避免相互干扰。4.档案存放应按照档案类别、年度、保管期限等进行分类排列，便于查找和管理。同时，应建立档案存放位置索引，明确档案的存放地点。（二）档案整理与装订1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.档案装订应牢固、整齐、美观，不得使用金属物装订，以防止档案生锈、损坏。同时，应在装订线一侧适当位置加盖装订章，注明档号、年度、保管期限等信息。3.对于破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。（三）档案保管与保护1.档案保管应建立健全档案保管制度，明确档案保管人员的职责，定期对档案进行清点核对，确保档案数量准确、存放有序。2.档案保管人员应定期对档案进行检查，重点检查档案的保管状况、载体质量、信息安全等方面，发现问题及时处理，并做好记录。3.对于重要档案和易损档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、备份存储、定期复制等，以防止档案丢失、损坏和信息泄露。4.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的侵害。同时，应控制库房的温湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（四）档案搬运与运输1.档案搬运应轻拿轻放，避免剧烈震动和碰撞，防止档案损坏。2.在档案运输过程中，应采取必要的防护措施，如包装、固定等，确保档案安全。同时，应选择安全可靠的运输工具和运输路线，避免档案在运输过程中受到损坏或丢失。3.档案搬运和运输过程中，应有专人负责监护，确保档案的安全。搬运和运输结束后，应对档案进行检查，如发现问题应及时处理。四、档案信息安全管理(一)档案信息化建设安全管理1.学校应加强档案信息化建设规划，将档案信息安全纳入信息化建设整体规划，同步设计、同步实施、同步管理。2.档案信息系统建设应符合国家有关信息安全标准和规范，选用安全可靠的硬件设备和软件系统，并进行安全测评和认证。3.建立健全档案信息系统安全管理制度，明确系统管理员、安全保密员等人员的职责，加强对系统用户的权限管理和审计监督。4.定期对档案信息系统进行安全评估和漏洞扫描，及时发现和修复系统安全隐患。同时，应制定系统应急预案，定期进行应急演练，确保系统在遭受攻击或出现故障时能够及时恢复正常运行。（二）档案数据备份与恢复1.建立档案数据备份制度，定期对档案数据进行备份，备份数据应存储在与原数据不同的物理位置，并异地存放。2.备份数据应采用多种存储介质和存储方式，如磁带、光盘、硬盘等，以确保数据的安全性和可靠性。同时，应定期对备份数据进行检查和测试，确保备份数据能够正常恢复。3.制定档案数据恢复计划，明确数据恢复的流程和责任人。在系统出现故障或数据丢失时，能够及时启动恢复程序，确保档案数据的完整性和可用性。（三）档案信息访问与使用管理1.严格执行档案查阅、借阅制度，明确档案查阅、借阅的范围、程序和审批权限。查阅、借阅档案应填写申请表，经相关部门负责人审批后，方可到指定地点查阅、借阅。2.档案查阅、借阅人员应遵守档案安全规定，不得擅自涂改、抽取、撤换、销毁档案，不得在档案上圈划、批注、污损，不得擅自复制、拍照、摄像档案内容。如需复制档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行操作。3.加强对档案信息访问的监控与审计，记录档案查阅、借阅的时间、人员、内容等信息，发现异常情况及时进行调查处理。同时，应对档案信息系统的操作日志进行定期备份和分析，以便及时发现和防范安全风险。（四）档案信息保密管理1.加强档案信息保密教育，提高全校师生员工的保密意识，签订保密承诺书，明确保密责任。2.确定档案信息保密范围，对涉及国家机密、学校商业秘密和个人隐私等敏感信息的档案，应采取严格的保密措施，限制知悉范围。3.建立档案信息保密制度，对档案信息的存储、传输、使用、销毁等环节进行严格管理，防止档案信息泄露。同时，应加强对档案信息载体的管理，如光盘、硬盘、U盘等，确保载体上的信息安全。4.对违反档案信息保密规定的行为，应依法依规追究责任。五、档案安全监督与检查（一）监督检查机制1.学校建立档案安全监督检查机制，定期对全校档案安全工作进行监督检查。学校档案安全管理领导小组每年至少组织一次全面的档案安全检查，学校档案馆每季度至少组织一次专项检查，各部门（单位）每月至少进行一次自查。2.档案安全监督检查应制定详细的检查方案，明确检查内容、方法、步骤和人员分工。检查人员应认真履行职责，如实记录检查情况，填写检查记录表格。（二）检查内容1.档案安全管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、保管、利用等环节的安全操作规范执行情况。2.档案库房的安全状况，如防盗、防火、防潮、防虫、防鼠等设施设备的运行情况，库房温湿度控制情况，档案存放的规范性等。3.档案信息系统的安全情况，包括系统安全防护措施、数据备份与恢复、用户权限管理、操作日志审计等方面。4.档案查阅、借阅制度的执行情况，如查阅、借阅手续的办理情况，档案利用过程中的安全管理情况等。5.档案工作人员的安全意识和业务能力，包括档案安全知识培训情况、日常操作的规范性等。（三）问题整改1.对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，明确整改要求和整改期限。被检查部门（单位）应认真落实整改措施，按时完成整改任务，并将整改情况书面报告学校档案馆。2.学校档案馆应对整改情况进行跟踪复查，确保问题得到彻底解决。对整改不力的部门（单位），应进行通报批评，并责令其重新整改。3.建立档案安全隐患排查治理台账，对检查中发现的问题和整改情况进行详细记录，做到有据可查。同时，应定期对档案安全隐患排查治理情况进行总结分析，不断完善档案安全管理措施。六、档案安全事故应急处置（一）应急处置预案制定1.学校制定档案安全事故应急处置预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、应急处置程序、保障措施等内容。应急处置预案应根据国家有关法律法规和学校实际情况，定期进行修订和完善。2.档案安全事故应急处置预案应包括火灾、水灾、盗窃、泄密等各类事故的应急处置措施，确保在事故发生时能够迅速、有效地进行应对。（二）应急处置组织机构与职责1.成立学校档案安全事故应急处置领导小组，由学校分管领导担任组长，学校档案馆馆长担任副组长，各相关部门负责人为成员。应急处置领导小组负责全面领导和指挥档案安全事故的应急处置工作。2.应急处置领导小组下设办公室，设在学校档案馆，负责日常应急处置工作的协调和组织。办公室主任由学校档案馆馆长兼任，成员包括档案馆工作人员和相关技术人员。3.明确应急处置各成员的职责分工，如抢险救援组负责现场救援和抢险工作；安全保卫组负责现场秩序维护和安全保卫工作；后勤保障组负责应急物资的供应和保障工作；信息联络组负责与上级主管部门、相关单位和媒体的信息沟通和联络工作；事故调查组负责对事故原因进行调查和分析等。（三）应急处置程序1.事故发生后，档案工作人员应立即报告学校档案馆，并采取必要的应急措施，如保护现场、抢救档案等，防止事故扩大。2.学校档案馆接到报告后，应立即启动应急处置预案，并向学校档案安全事故应急处置领导小组报告。应急处置领导小组应迅速组织各成员赶赴现场，开展应急处置工作。3.抢险救援组应迅速组织力量对受损档案进行抢救和转移，尽量减少档案损失。安全保卫组应加强现场秩序维护和安全保卫工作，防止无关人员进入现场，确保救援工作顺利进行。后勤保障组应及时提供应急物资和设备，保障救援工作的需要。信息联络组应及时向上级主