机关档案管理制度建设

PAGE机关档案管理制度建设一、总则（一）目的为加强本机关档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为机关各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门及所属单位在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。机关档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则。档案应如实反映机关工作活动的真实情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则。全面收集、整理机关工作活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则。严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。5.方便利用原则。优化档案管理流程，提高档案查阅效率，方便机关工作人员和其他相关人员利用档案。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责机关档案的集中统一管理工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本机关档案管理制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管、统计和鉴定机关各类档案，确保档案的安全和完整。3.编制档案检索工具，开展档案信息化建设，提高档案管理的信息化水平和利用效率。4.组织档案的查阅、借阅和利用工作，为机关各项工作提供档案信息服务。5.对所属单位的档案管理工作进行监督、指导和检查。6.参与档案的销毁工作，按照规定程序对已到保管期限的档案进行鉴定和销毁。（二）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的及时、准确和完整。2.在工作活动中形成的各类文件材料，应按照档案管理要求进行分类、整理，定期移交档案管理部门。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的协助和支持。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与本机关工作相关的文件、指示、通知等。2.本机关形成的各类文件材料，包括党组文件、行政文件、会议文件、工作计划、总结、报告、统计报表、合同协议、人事档案、财务档案、业务档案等。3.本机关召开的各类会议形成的会议记录、纪要、决议等文件材料。4.本机关开展业务活动中形成的各类业务文件、资料、图表、数据等。5.本机关与其他单位往来的函件、合同、协议等文件材料。6.本机关工作人员在工作中形成的个人业务档案、科研成果、荣誉证书等。7.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门工作活动中形成的各类文件材料，确保文件材料的齐全完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、格式规范、签署完备，严禁使用圆珠笔、铅笔等不耐久书写材料。3.对于电子文件，应按照相关标准进行收集和整理，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和手工检索。（四）整理方法1.文书档案按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类整理。2.科技档案按照项目、专业、阶段进行分类整理。3.会计档案按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行分类整理。4.人事档案按照干部人事档案管理规定进行分类整理。5.电子档案按照电子文件管理要求进行分类整理，建立相应的元数据和目录数据库。四、档案的保管（一）保管条件1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施。2.库房应保持适宜的温度和湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.配备必要的档案装具，如档案柜、档案架、光盘柜等，确保档案存放有序、安全。（二）档案整理与上架1.档案管理人员应按照档案整理要求，对收集整理好的档案进行进一步的编目、装订等整理工作。2.将整理好的档案按照分类方案依次上架存放，便于查找和管理。（三）档案保管期限划分1.档案保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。2.永久保管的档案主要是反映本机关主要职能活动和历史面貌的，对本机关、国家和社会具有长远利用价值的档案。3.定期保管的档案是反映本机关一般工作活动，在一定时期内具有查考利用价值的档案。（四）档案清查与统计1.档案管理部门应定期对档案进行清查，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，及时掌握档案管理工作动态。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.按照国家有关档案鉴定的规定和标准，对已到保管期限的档案进行鉴定。2.坚持全面的历史观点，从机关工作的实际需要出发，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（三）鉴定方法1.逐卷逐件审查档案内容，分析其历史价值、现实利用价值和保存价值。2.参考档案保管期限表，结合机关工作实际，确定档案的存毁。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，提出档案销毁意见，编制档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案题名、年度、保管期限、档号、文号、责任者、密级等内容。3.档案销毁清册经机关分管领导审批后，按照规定程序进行销毁。4.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。监销人员应在档案销毁清册上签字确认。六、档案的利用（一）利用范围1.本机关工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅本机关档案，须经本机关分管领导批准。3.涉及国家机密、商业秘密等特殊档案的利用，按照国家有关保密规定执行。（二）利用方式1.查阅。档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案供其查阅。查阅档案应在档案查阅室进行，不得将档案带出查阅室。2.借阅。因工作需要确需借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等，经部门负责人签字、档案管理部门负责人审批后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借、涂改、污损、丢失。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、档案名称、数量、用途等信息。登记记录应妥善保存，以备查询。七、档案信息化建设（一）建设目标1.将档案管理工作与信息技术相结合，实现档案管理的数字化、网络化和智能化。2.提高档案管理效率，方便档案的查阅和利用，提升档案服务水平。（二）建设内容1.档案数字化。对馆藏档案进行数字化扫描，建立档案数字化副本，实现档案信息的电子化存储。2.档案管理系统建设。开发或选用适合本机关的档案管理系统，实现档案的收集、整理、保管、利用等业务流程的信息化管理。3.档案数据库建设。建立档案目录数据库、全文数据库等，实现档案信息的快速检索和共享。4.网络安全建设。加强档案信息化系统网络安全防护，保障档案信息的安全。（三）数据录入与维护1.档案管理人员应按照档案管理系统的要求，及时将档案的相关信息录入系统，确保数据的准确、完整。2.定期对档案管理系统中的数据进行维护和更新，保证数据的时效性和有效性。八、监督与检查（一）监督检查机制1.建立档案管理监督检查制度，定期对机关各部门的档案管理工作进行监督检查。2.档案管理部门应加强对自身档案管理工作的内部监督，确保档案管理工作规范有序。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、保管、利用等工作情况。3.档案信息化建设情况。4.档案安全防护措施落实情