公安业务档案管理制度

PAGE公安业务档案管理制度一、总则（一）目的公安业务档案是公安机关在各项业务活动中形成的具有保存价值的历史记录，是公安工作的重要组成部分。为加强公安业务档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公安工作中的作用，依据国家有关法律法规和公安工作实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公安机关各业务部门在办理刑事、治安、交通、出入境、户政等各类公安业务过程中形成的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公安业务档案由公安机关档案管理部门集中统一管理，各业务部门负责本部门业务档案的收集、整理、归档等工作，并定期向档案管理部门移交。2.真实完整原则：档案内容必须真实反映公安业务活动的实际情况，确保档案的完整性，不得遗漏、篡改或伪造档案材料。3.方便利用原则：档案管理工作应便于档案的查阅、使用，提高档案利用效率，为公安工作和社会公众提供及时、有效的服务。4.安全保密原则：严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息的安全，防止档案的丢失、泄露和损坏。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定公安业务档案管理制度并组织实施。2.负责对各业务部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案业务培训。3.集中统一管理公安业务档案，接收、整理、保管、统计和提供利用各类档案。4.按照规定对到期档案进行鉴定和销毁，确保档案的科学管理。5.开展档案信息化建设，推进档案管理的现代化、规范化。（二）业务部门职责1.负责本部门业务档案的收集、整理、立卷、装订和保管工作，确保档案材料的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，定期将整理好的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.负责建立本部门业务档案的检索工具，方便档案的查阅和利用。4.严格遵守档案管理规定，不得擅自销毁、涂改、伪造档案材料。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，熟悉档案管理业务，具备良好的职业道德和责任心。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等具体工作，确保档案整理规范、有序。3.严格执行档案查阅、借阅制度，做好档案利用登记和归还工作，保证档案的安全。4.定期对档案进行检查、清点，发现问题及时报告并采取措施解决。5.积极参与档案信息化建设，录入和维护档案信息。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.刑事侦查业务档案：包括刑事案件立案、破案、侦查终结等过程中形成的法律文书、证据材料、侦查工作记录等。2.治安管理业务档案：如治安案件受理、查处、调解等相关材料，特种行业管理、公共秩序管理等工作中形成的档案。3.交通管理业务档案：交通事故处理档案，包括事故现场勘查记录、责任认定书、调解协议书等；车辆和驾驶员管理档案，如机动车登记、驾驶证申领与核发等材料。4.出入境管理业务档案：公民出国（境）申请、审批材料，外国人签证、居留许可办理档案等。5.户政管理业务档案：常住人口、暂住人口、户籍迁移、出生登记、死亡注销等户籍管理相关材料。（二）收集要求1.业务部门应在业务活动结束后及时收集相关档案材料，确保材料的真实性和完整性。2.收集的档案材料应字迹清晰、格式规范、签署完备，严禁使用铅笔、圆珠笔等不耐久书写工具。3.对于电子文件材料，应按照相关规定进行收集和存储，确保其可读性和可利用性。（三）整理方法1.分类：按照公安业务的不同类别进行分类，如上述刑事、治安、交通、出入境、户政等类别。每个类别下再根据业务流程和档案性质进一步细分。2.编号：为每份档案编制唯一的档案编号，编号应体现档案类别、年度、顺序等信息，便于查找和管理。3.装订：对纸张材料进行整理后，采用线装或胶装等方式进行装订，确保档案整齐、牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、页数等内容，以便快速检索。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施。2.库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，排列有序，便于查找。2.对纸质档案应采用密集架或档案柜存放，电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份。3.建立档案保管账目，详细记录档案的收进、移出、保管等情况，定期进行核对。（三）档案保护1.定期对档案进行检查，发现破损、褪色、霉变等情况及时采取修复措施。2.对电子档案应定期进行维护和杀毒，防止数据丢失或损坏。3.严格限制非档案管理人员进入档案库房，档案管理人员离开库房时应关闭门窗、电源等。五、档案的利用（一）利用范围1.公安机关内部各业务部门因工作需要查阅档案。2.司法机关、行政执法部门等依法查阅与案件相关的公安业务档案。3.其他单位或个人因工作需要，按照规定查阅公安业务档案。（二）利用手续1.公安机关内部查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.外部单位查阅档案，需持单位介绍信，注明查阅事项、范围等，经公安机关相关业务部门负责人审核，报档案管理部门负责人批准后，方可查阅。3.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，严禁在档案上圈划、批注、污损。（三）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对查阅、借阅档案的时间、人员、内容等进行详细记录。2.利用登记记录应妥善保管，以备查询。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。2.根据档案的保存价值和历史意义，结合公安工作实际，确定档案的保管期限。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人及相关专业人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、可靠程度等进行全面审查，分析其历史价值和现实利用价值。2.根据档案保管期限表，确定档案的保管期限是否合理，是否需要延长或缩短。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定确无保存价值的档案，编制《档案销毁清册》，注明档案名称、编号、日期、数量等信息。2.《档案销毁清册》经档案管理部门负责人审核，报公安机关分管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，销毁过程应进行现场监督，并在销毁清册上签字确认。4.销毁后的档案应在档案管理部门的登记账目中予以注销。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公安业务档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率，提升档案信息的共享程度和利用价值。（二）数据录入与维护1.档案管理部门应按照档案整理要求，将纸质档案信息准确录入到档案信息管理系统中。2.定期对档案信息进行更新和维护，确保系统数据与实际档案内容一致。（三