档案阅览管理制度

PAGE档案阅览管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，规范档案阅览行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门及员工对公司档案的阅览管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.安全保密原则：保障档案的安全，防止档案信息泄露、篡改或丢失，维护公司的利益和声誉。3.高效利用原则：在确保档案安全保密的前提下，为公司各项工作提供及时、有效的档案信息支持，提高工作效率。二、档案阅览范围（一）可供阅览的档案类型1.公司规章制度档案：包括公司章程、各项管理制度、规定等。2.业务往来档案：如合同协议、业务信函、订单等。3.财务档案：财务报表、账目明细、审计报告等，但涉及机密财务信息的部分需按特定程序审批。4.人事档案：员工基本信息、履历、考核记录等，仅限相关部门及人员按规定查阅。5.项目档案：项目策划书、实施方案、进展报告、总结等。6.其他经公司批准可供阅览的档案。（二）限制阅览的档案类型1.涉及公司商业秘密、技术秘密的档案，如未公开的产品研发资料、市场策略、客户信息等。2.正在进行中的重要项目且尚未完成审批流程的相关档案。3.法律法规规定需保密的档案。三、阅览申请与审批（一）申请流程1.员工如需阅览档案，应填写《档案阅览申请表》，详细注明所需阅览档案的名称、编号、阅览目的、预计阅览时间等信息。2.将申请表提交至所在部门负责人审核。部门负责人应根据工作需要及档案管理规定，对申请进行初步审查，如认为申请合理，签署审核意见后提交档案管理部门。（二）审批权限1.一般性档案阅览申请，由档案管理部门负责人审批。2.涉及重要业务、机密信息或跨部门的档案阅览申请，需经公司分管领导审批。3.对于特别敏感或关键的档案阅览申请，必要时需经公司总经理审批。（三）审批时间档案管理部门应在收到申请后的[X]个工作日内完成审批。如遇特殊情况需延长审批时间，应及时向申请人说明原因。四、阅览场所与方式（一）阅览场所1.公司设立专门的档案阅览室，用于集中提供档案阅览服务。阅览室应配备必要的设施设备，如桌椅、电脑、打印机等，以满足员工阅览档案的需求。2.档案阅览室应保持安静、整洁，具备良好的通风和照明条件，确保档案存放环境适宜。（二）阅览方式1.员工在档案阅览室内阅览档案，不得将档案带出阅览室。如需复印或摘录档案内容，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后按照规定的程序进行操作。2.档案管理部门应提供必要的协助，如指导员工查阅档案目录、解答疑问等。3.对于电子档案，员工应在档案管理部门指定的电脑上进行阅览，不得擅自复制、传播或更改电子档案内容。五、阅览人员职责（一）遵守规定1.阅览人员必须严格遵守本制度及档案管理部门的相关规定，不得擅自扩大阅览范围或违反阅览程序。2.尊重档案管理人员的工作，听从其指导和安排。（二）保护档案1.爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损或撕毁。2.妥善保管所阅览的档案，不得转借他人或在阅览室内随意放置，阅览结束后应及时归还档案管理部门。3.如发现档案有损坏、丢失等情况，应立即向档案管理部门报告，并协助查明原因。（三）信息保密1.阅览人员对所接触到的档案信息负有保密义务，不得向无关人员泄露档案内容。2.严禁利用阅览档案获取的信息谋取个人利益或损害公司利益。六、档案管理人员职责（一）日常管理1.负责档案阅览室的日常管理工作，包括档案的整理、上架、下架、保管等，确保档案存放有序、易于查找。2.按照规定的程序办理档案阅览申请的受理、登记、审批和归还手续，建立完善的档案阅览记录台账。（二）协助与指导1.积极协助阅览人员查阅档案，提供必要的帮助和支持，解答疑问。2.对阅览人员进行档案保护和信息保密方面的宣传教育，提高其保密意识。（三）监督检查1.定期对档案阅览室进行巡查，检查档案的保管状况、阅览人员的行为规范等，及时发现并纠正存在的问题。2.根据档案阅览记录和实际情况，对档案的利用效果进行分析评估，为档案管理工作的改进提供参考依据。七、档案安全与保密措施（一）安全防护1.档案阅览室应安装必要的安全防护设施，如门禁系统、监控设备等，确保档案阅览环境的安全。2.定期对档案阅览室的设施设备进行检查和维护，确保其正常运行。（二）保密管理1.档案管理人员应对档案的保密信息严格保密，不得向无关人员透露。2.在档案阅览过程中，如涉及机密信息，应采取必要的保密措施，如限制阅览人数、使用加密设备等。3.对档案阅览记录进行严格管理，防止记录信息泄露。（三）应急处理1.制定档案安全保密应急预案，明确在发生火灾、水灾、信息泄露等突发事件时的应急处理措施。2.定期组织档案管理人员进行应急演练，提高其应急处理能力。八、违规处理（一）违规行为界定1.未经批准擅自阅览档案或超出审批范围阅览档案。2.将档案带出阅览室或转借他人。3.在档案上涂改、标记、污损或撕毁。4.泄露档案信息或利用档案信息谋取私利。5.违反档案阅览室的其他管理规定。（二）处理措施1.对于首次违规且情节较轻的员工，给予口头警告，并责令其立即改正。2.对于多次违规或情节严重的员工，视情况给予书面警告、罚款、降职、辞退等处理，并依法追究其法律责任。3.因员工违规行为给公司造成损失的，公司有权要求其赔偿相应的