城建档案保管制度

PAGE城建档案保管制度一、总则（一）目的为加强城建档案的科学管理，确保城建档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织在城市建设活动中形成的各类档案的保管管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则城建档案由专门的档案管理部门集中统一保管，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则档案内容必须真实反映城市建设活动的实际情况，不得篡改、伪造。3.安全性原则采取有效措施保障档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄密。4.服务利用原则充分发挥档案的作用，为城市建设、管理、科研等工作提供及时、有效的信息支持。二、档案接收与征集（一）接收范围1.城市规划、建设、管理等活动中形成的各类文件、图纸、图表、数据等资料。2.重点工程项目档案，包括项目前期文件、施工过程文件、竣工验收文件等。3.城市基础设施建设档案，如道路、桥梁、排水、供电、供水、供气等设施的设计、施工、维护档案。4.城市地下管线档案，包括各类地下管线的探测、测绘、竣工资料等。5.城市建设科研项目档案，包括研究报告、实验数据、技术成果等。6.其他与城市建设相关的档案资料。（二）接收要求1.各部门和项目单位应按照档案管理部门的要求，及时整理、归档本部门和项目形成的档案，并在规定时间内移交档案管理部门。2.移交的档案应符合档案整理规范，做到分类科学、编号准确、装订整齐、目录清晰。3.档案管理部门应对接收的档案进行认真核对，对不符合要求的档案，应及时退回原部门或项目单位进行整改。（三）征集工作1.积极开展城建档案的征集工作，广泛收集散失在社会上的与城市建设相关的珍贵档案资料。2.制定征集计划，明确征集范围、对象和方式，通过多种渠道发布征集信息。3.对征集到的档案资料进行认真鉴定、整理和保管，确保其价值得到充分体现。三、档案整理与分类（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（二）分类方法1.按照城建档案的内容和性质，分为城市规划档案、城市建设工程档案、城市基础设施档案、城市地下管线档案、城市建设科研档案等大类。2.在大类下，根据档案的具体内容和形成时间等因素，进一步细分小类。3.建立科学合理的分类编号体系，对每一份档案进行唯一编号，确保档案编号的系统性和规范性。（三）整理要求1.对接收和征集的档案进行全面清理，剔除重复、无用的文件材料。2.按照分类标准对档案进行分类、组卷，同一卷内的文件应主题相关、时间相近、来源一致。3.对每份文件进行编目，包括文件编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息，确保编目准确、完整。4.编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录应清晰、准确，便于查找和利用。四、档案保管期限划分（一）永久保管1.反映城市建设重大历史事件、重要决策、重要规划等具有长远利用价值的档案。2.城市建设标志性工程项目的档案。3.涉及城市安全、环境保护、资源利用等方面的重要档案。（二）长期保管1.城市建设一般性工程项目的档案，保管期限为[X]年。2.城市基础设施建设中具有一定历史价值和利用价值的档案，保管期限为[X]年。3.城市建设科研项目中具有重要研究成果和参考价值的档案，保管期限为[X]年。（三）短期保管1.城市建设临时性活动中形成的档案，保管期限为[X]年。2.城市建设日常管理中形成的一般性文件材料，保管期限为[X]年。（四）保管期限的调整1.档案管理部门应定期对档案的保管期限进行审查，根据档案的实际价值和利用情况，及时调整保管期限。2.对于保管期限已满但仍有重要利用价值的档案，应延长保管期限或转为永久保管。五、档案保管条件与设施（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应保持清洁、整齐，温度控制在[适宜温度范围]，湿度控制在[适宜湿度范围]。3.档案库房应远离易燃、易爆、污染源等区域，确保档案安全。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案密集架、档案柜、防虫药品、消防器材、温湿度调节设备等。2.档案密集架应符合国家相关标准，具有良好的承重能力和稳定性，便于档案的存放和管理。3.定期对保管设备进行检查、维护和更新，确保设备正常运行。（三）档案装具1.采用符合档案保护要求的档案装具，如档案盒、档案袋等，对档案进行分类存放。2.档案装具应具备良好的密封性和耐久性，能够有效保护档案不受损坏。3.在档案装具上应标明档案类别、编号、题名等信息，便于查找和管理。六、档案保管人员职责（一）档案管理人员基本要求1.具备档案管理专业知识和技能，熟悉城建档案管理业务。2.具有较强的责任心和保密意识，认真履行档案管理职责。3.经过专业培训，取得档案管理岗位资格证书。（二）具体职责1.负责档案的接收、整理、分类、编目、上架等日常管理工作。2.定期对档案进行检查、核对，确保档案的完整、准确和安全。3.做好档案的统计工作，并及时向上级部门报送档案统计报表。4.负责档案库房的管理，保持库房清洁、整齐，做好温湿度记录和调节工作。5.严格执行档案借阅制度，做好档案借阅登记和归还工作，防止档案丢失和泄密。6.积极开展档案编研工作，为城市建设提供信息服务。7.协助有关部门做好档案的鉴定、销毁等工作。七、档案安全管理（一）安全制度1.建立健全档案安全管理制度，明确档案安全管理责任。2.制定档案安全操作规程，规范档案管理行为。3.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识。（二）安全措施1.安装必要的安全监控设备，对档案库房进行实时监控。2.配备消防器材，并定期进行检查和维护，确保消防器材完好有效。3.制定档案应急预案，定期组织演练，提高应对突发事件的能力。4.加强档案信息安全管理，采取加密、备份等措施，防止档案信息泄露和丢失。（三）保密管理1.严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行保密管理。2.与档案管理人员签订保密协议，明确保密责任和义务。3.限制档案查阅范围，对查阅机密档案的人员进行严格审批。4.加强对档案利用过程的监督，确保档案在利用过程中的安全。八、档案利用与服务（一）利用原则1.依法依规提供档案利用服务，保障档案利用者的合法权益。2.遵循保密原则，确保档案信息安全。3.注重服务质量，提高档案利用效率。（二）利用范围1.城市建设规划、设计、施工、管理等部门因工作需要查阅相关档案。2.城市建设科研单位开展科研活动查阅相关档案。3.司法机关、行政机关等因办案需要查阅相关档案。4.在符合法律法规规定的前提下，社会公众因个人需要查阅相关档案。（三）利用程序1.档案利用者应填写档案利用申请表，注明利用目的、内容、范围等信息。2.档案管理部门对利用申请表进行审核，对符合利用条件的，予以批准。审核不同意的，应向利用者说明理由。3.档案利用者凭有效证件到档案管理部门查阅档案，查阅时应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。4.如需复印、摘录档案，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。5.档案利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。查阅完毕后，应及时归还档案。（四）服务方式1.设立档案查阅窗口，为档案利用者提供现场查阅服务。2.建立档案信息管理系统，实现档案信息的在线查询和利用，提高服务效率。3.积极开展档案编研工作，编写档案资料汇编、专题研究报告等，为城市建设提供决策支持和信息服务。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的城建档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，提升档案服务水平。3.促进档案信息资源的共享和开发利用。（二）数字化处理1.对馆藏档案进行全面数字化处理，包括扫描、图像处理、数据录入等。2.确保数字化档案的质量，图像清晰可读，数据准确无误。3.建立数字化档案数据库，对数字化档案进行分类存储和管理。（三）信息化系统功能1.具备档案录入、编目、检索、借阅、统计等基本功能，实现档案管理的自动化。2.具有权限管理功能，对不同用户设置不同的访问权限，确保档案信息安全。3.支持档案数据的备份和恢复，防止数据丢失。4.能够与其他相关系统进行数据交换和共享，提高工作协同效率。（四）信息化管理要求1.加强对档案信息化管理系统的维护和管理，确保系统正常运行。2.定期对数字化档案进行检查和核对，及时发现和处理数据错误和损坏问题。3.对档案信息化管理人员进行培训，提高其业务水平和操作技能。十、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.坚持全面审查、客观公正的原则，对档案的价值进行科学鉴定。2.充分考虑档案的历史、现实和未来利用价值。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务专家和档案管理人员组成。2.鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，判断其价值。2.参考档案的保管期限划分标准，结合实际利用情况，确定档案的存毁。（四）销毁程序1.对经过鉴定确无保存价值的档案，编制档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案编号、